O módulo de compras do Ongsys permite gerenciar aquisições de produtos e serviços de forma organizada e eficiente. O processo é dividido em 6 Etapas, garantindo que cada usuário atue apenas nas fases que lhe foram atribuídas. Para mais informações sobre configuração de usuários e permissões, consulte este guia.

Este fluxo garante um processo estruturado e rastreável, facilitando a gestão de compras e a transparência nas aquisições.

Na figura abaixo são ilustradas as 6 Etapas.

O primeiro passo do processo é a criação de uma requisição de compra ou contratação de serviço. O usuário deve especificar o que precisa, justificando a necessidade e detalhando quantidades, prazos e outras informações relevantes.

Após preenchida, a requisição é enviada para aprovação, se necessário. Caso a aprovação não seja necessária, a requisição segue diretamente para a Etapa 3, de cotação.

Nesta etapa, os aprovadores revisam a requisição, podendo aprovar ou rejeitar, solicitando ajustes.

Importante: esta é a única etapa do processo que pode ser eliminada. Neste cenário, a requisição feita na Etapa 1 é enviada diretamente para a Etapa 3, de cotação.

Neste etapa, os usuários compradores fazem a inserção das cotações colhidas com os fornecedores. É possível incluir uma ou mais cotações, de acordo com a política da organização.

Por fim, as cotações são enviadas para análise, na Etapa 4.

As cotações registradas são analisadas e comparadas para a seleção do fornecedor mais adequado, de acordo com os critérios estabelecidos.

É possível realizar a aprovação da cotação por fornecedor, escolhendo um único fornecedor que irá vender todos os produtos ou prestar todos os serviços, ou ainda fazer uma cotação por item, sendo possível escolher diferentes itens para diferentes fornecedores.

Uma vez analisa a cotação e escolhido o fornecedor vencedor, é gerado um Pedido, na Etapa 5.

Após a escolha do fornecedor, o pedido de compra entra em fase de andamento.

De acordo com o critério de aprovação definido na Etapa 4, é possível ter um ou mais pedidos, de acordo com os fornecedores selecionados. Por exemplo:

Em uma requisição de compra com 2 produtos, computador e mesa de escritório, foram realizadas cotações com 2 fornecedores, Empresa A e Empresa B. A Empresa A tem o computador mais barato, enquanto a Empresa B tem a mesa de escritório mais barata.

Neste cenário, é possível escolher comprar o computador da Empresa A e a mesa da Empresa B, ao invés de comprar ambos os produtos de um único fornecedor. Logo, uma única requisição de compras deu início a dois pedidos de compra diferentes, um para cada fornecedor.

Para os pedidos de compra nesta etapa, é possível:

• Integrar a requisição com o módulo financeiro, criando despesas relacionadas à compra ou contratação;
• Enviar o pedido ao fornecedor por e-mail;
• Registrar um contrato com o fornecedor;
• Controlar a entrega dos produtos ou serviços.

Com a entrega realizada e os requisitos atendidos, o pedido de compra é encerrado no sistema.