A requisição de compra ou contratação de serviço é o primeiro passo do processo de compras no Ongsys. Nessa etapa, o usuário registra  as informações essenciais para dar início ao fluxo de aquisição.

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Requisições de Compras e Contratações > Etapa 1.

Clique no botão Incluir > Requisição de compra.

A tela que se abrirá é dividida em duas abas: dados da requisição e itens da requisição.

Na aba de dados da requisição são preenchidas as informações gerais da requisição, como:

• Título;
• Data;
• Descrição do pedido;
• Justificativa;
• Obrigações e condições comerciais;
• Local de entrega.

Na aba de itens da requisição, são descritos em detalhes os produtos ou serviços a serem solicitados. Neste aba, é possível informar:

• Produto/Serviço;
• Quantidade;
• Centro de custo;
• Link de referência;
• Descrição.

Na identificação dos produtos ou serviços a serem solicitados, é possível incluir múltiplos itens. Para isso, basta clicar no botão Incluir item.

Importante:

Os produtos ou serviços a serem solicitados precisam estar previamente cadastrados. CLIQUE AQUI para saber mais.

Somente é possível fazer requisições se seu usuário tiver alçada de Requisitante, assim como somente é possível fazer requisições nos centros de custo que seu usuário tiver permissão. CLIQUE AQUI para saber mais.

A depender das configurações em sua organização, é possível que a Etapa 2, de aprovação da requisição, não seja necessária. Neste caso a requisição avança diretamente para a Etapa 3, de cotação. Caso contrário, é necessário enviá-la para a Etapa 2.

Envio para a Etapa 3, de cotação

Se a Etapa 2 está desabilitada, você pode enviar a requisição diretamente para a Etapa 3.

Basta encontrar sua requisição previamente cadastrada e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Enviar Requisição para Cotação.

Envio para a Etapa 2, de aprovação

Se a Etapa 2 está habilitada, você deve enviar a requisição para a Etapa 2, de aprovação.

Para isso, basta encontrar sua requisição previamente cadastrada e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Enviar Requisição para Aprovação.

O sistema irá abrir uma janela de envio para aprovação. Neste janela, serão listados todos os aprovadores possíveis para esta requisição. Você deve escolher os aprovadores e clicar em Enviar.

Uma vez enviada, o sistema irá disparar um e-mail ao primeiro aprovador, comunicando-o de que há uma requisição a ser analisada por ele.

Caso seja necessário, você pode cancelar uma requisição. Desta maneira, ela não seguirá para mais nenhuma etapa do processo e será considerada cancelada.

É importante destacar que esta ação não remove a requisição, mas a mantém cancelada.

Para cancelar, basta encontrar sua requisição previamente cadastrada e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Cancelar Requisição. Será necessário informar uma justificativa para prosseguir com o cancelamento.

Você pode editar sua requisição sempre que necessário, antes do envio para as demais etapas. Para isso, basta encontrá-la e clicar no botão de edição (lápis).

De maneira similar, também é possível visualizar sua requisição, clicando no botão de visualização (olho).

Uma vez criada uma requisição, é possível gerar um PDF com todos os dados solicitados.

Este PDF é atualizado constantemente, conforme a requisição avança pelas etapas do processo.

Para gerar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Requisição para PDF.

Dica:

Ao acessar a tela de Requisições de Compras e Contratações, você poderá acompanhar sua requisição conforme ela avança pelas demais etapa do processo.

As ações descritas anteriormente ocorrem na Etapa 1, porém, conforme a requisição avança pelas etapas, você pode clicar nas demais etapas e visualizá-la.

As ações que você poderá executar conforme sua requisição avança pelas demais etapas serão aquelas configuradas para seu usuário.