Nesta etapa, a requisição aprovada segue para o processo de cotação. O objetivo é registrar propostas de diferentes fornecedores, permitindo a comparação e análise das melhores condições de preço, prazo e qualidade. O sistema Ongsys facilita essa etapa, garantindo transparência e controle sobre as ofertas recebidas antes da escolha do fornecedor vencedor.



Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Requisições de Compras e Contratações > Etapa 3.

Se você é comprador e há uma requisição listada para você na Etapa 3, então você pode atuar como comprador e inserir cotações.

Para visualizar a requisição e ter acesso aos dados preenchidos na Etapa 1, basta encontrá-la e clicar no botão de visualização (olho).

Uma janela se abrirá exibindo os dados da requisição.

Para incluir uma cotação em requisição existente, você deve encontrá-la na lista da Etapa 3 e, na coluna Ações, clicar no botão de edição (lápis).

Na tela que se abrirá, você deve fazer a inserção da cotação.

Quantidade de fornecedores

Você deverá escolher a quantidade de fornecedores para os quais irá incluir cotações. Por exemplo, se escolher 3 fornecedores, deverá incluir os valores do orçamento de 3 fornecedores.

A exceção é quanto a requisição foi criada com a informação de Fornecedor Único. Neste caso, o requisitante já direcionou a compra para um fornecedor específico, logo você deverá incluir a cotação apenas deste fornecedor.

Detalhar custo por item

Ao inserir uma cotação, você terá duas opções:

• inserir os valores totais por fornecedor ou;
• inserir os valores de cada produto/serviço solicitado para cada fornecedor.

Selecione a opção "Detalhar custos por item" para inserir os valores individuais de cada produto/serviço em cada fornecedor.

Preencha os valores das cotações conforme informação enviada pelos fornecedores.

Escolha o Tipo de Aprovação:

• Por fornecedor - a cotação deverá ser aprovada por fornecedor. Logo apenas um fornecedor deverá ser escolhido para fornecer todos os itens solicitados na requisição;
• Por item - a cotação poderá ser aprovada escolhendo-se múltiplos fornecedores; um produto poderá ser comprado de um e outro produto poderá ser comprado de outro fornecedor.

Escolha uma Indicação de Justificativa, que irá indicar o critério mais adequado para avaliação, como o menor preço.

Importante:

Para o tipo de aprovação Por item, obrigatoriamente deverá ser inserida a cotação por item, indicando os valores individuais de cada item solicitado, para cada fornecedor.

Após conclusão da cotação, você deverá enviá-la para análise e aprovação, que ocorrem na Etapa 4.

Para isso, basta encontrar sua cotação previamente preenchida e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Enviar Cotação.

O sistema irá abrir uma janela de envio para aprovação. Neste janela, serão listados todos os aprovadores possíveis para esta cotação. Você deve escolher os aprovadores e clicar em Enviar.

Uma vez enviada, o sistema irá disparar um e-mail ao primeiro aprovador, comunicando-o de que há uma cotação a ser analisada por ele.

Caso seja necessário, você pode rejeitar uma requisição. Desta maneira, você não precisará mais inserir cotação para esta requisição.

Para rejeitar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Rejeitar Requisição.

Será aberta uma janela de rejeição. Nela você deve identificar o motivo da rejeição e, se necessário, incluir comentários adicionais. Você também deverá escolher se será possível ao solicitante fazer alterações na requisição inicial e submetê-la para aprovação novamente.

Importante:

Ao rejeitar a cotação de uma requisição, você pode permitir que o solicitante faça modificações e a submeta novamente ao fluxo, ou escolher cancelá-la em definitivo.

Não se esqueça de escolher a opção adequada! Ao não permitir, a requisição será cancelada e o solicitante não poderá fazer modificações.

Você pode editar sua cotação sempre que necessário, antes do envio para as demais etapas. Para isso, basta encontrá-la e clicar no botão de edição (lápis).

De maneira similar, também é possível visualizar sua cotação, clicando no botão de visualização (olho).

Uma vez criada uma requisição, é possível gerar um PDF com todos os dados solicitados.

Este PDF é atualizado constantemente, conforme a requisição avança pelas etapas do processo.

Para gerar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Requisição para PDF.