Nesta etapa, os aprovadores definidos na Etapa 3 devem analisar e aprovar ou rejeitar a cotação.

O sistema Ongsys permite configurar até quatro níveis de aprovação sequenciais. Cada aprovador de um nível sequencial deve concluir sua análise para que o próximo aprovador seja acionado. Deste modo, as requisições estarão visíveis nesta etapa para o aprovador necessário no momento.

O sistema notifica via e-mail cada aprovador no momento em que sua aprovação for necessária, garantindo um fluxo organizado e eficiente.

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Requisições de Compras e Contratações > Etapa 4.

Se você é aprovador e há uma cotação listada para você na Etapa 4, então sua análise é necessária.

Para visualizar a cotação e ter acesso aos dados preenchidos na Etapa 3, basta encontrá-la e clicar no botão de visualização (lápis).

Uma janela se abrirá exibindo os dados da cotação. Neste janela, também é possível visualizar os dados da requisição originalmente preenchida.

Caso tenha analisado a cotação esteja tudo correto, você deve escolher o fornecedor vencedor.

Para isso, basta encontrar a cotação na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Aprovar.

A maneira de escolher entre os fornecedores irá depender do Tipo de Aprovação indicado na cotação.

Se o Tipo de Aprovação indicado foi Por Fornecedor, você deverá selecionar um fornecedor vencedor na lista de Cotações Por Fornecedor.

Nesta seleção, todos os produtos ou serviços solicitados serão adquiridos deste fornecedor selecionado.

Se o Tipo de Aprovação indicado foi Por Item, você deverá selecionar cada um dos itens na cotação do respectivo fornecedor. Caso haja cotação de mais de um fornecedor e mais de um item na requisição, o sistema irá exibir o valor de cada item, para cada fornecedor.

Neste caso, você poderá escolher parte dos itens de um fornecedor, e o restante de um fornecedor diferente.

Após escolher o fornecedor ou itens da cotação, identifique o critério utilizado na escolha, como por exemplo o menor preço, e deixe comentários adicionais caso seja necessário. Por fim, clique em Aprovar.

Se houver outro aprovador definido após você, a cotação será enviada para este aprovador. Do contrário, ela seguirá para a Etapa 5, tornando-se um pedido.

Dica:

Você pode autorizar múltiplas requisições ao mesmo tempo. Basta selecionar todas e clicar no botão de autorização.

Caso tenha analisado a cotação e encontre problemas, você deve rejeitá-la. Ainda que outros aprovadores anteriores a você tenha aprovado a cotação, sua rejeição prevalecerá.

Para rejeitar uma requisição, basta encontrar a cotação na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Rejeitar.

Será aberta uma janela de rejeição. Nela você deve identificar o motivo da rejeição e, se necessário, incluir comentários adicionais. Você também deverá escolher se será possível a realização de alterações na requisição e para qual etapa ela retornará.

Importante:

Ao rejeitar uma cotação, você pode permitir que a requisição ainda possa ser alterada, ou escolher cancelá-la em definitivo. Se puder ser alterada, você deve indicar para qual etapa anterior ela deverá retornar.

Não se esqueça de escolher a opção adequada! Ao não permitir alteração, a requisição será cancelada e o solicitante não poderá fazer modificações.

Uma vez criada uma requisição, é possível gerar um PDF com todos os dados solicitados.

Este PDF é atualizado constantemente, conforme a requisição avança pelas etapas do processo.

Para gerar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Requisição para PDF.