As Etapas 5 e 6 correspondem a pedidos vinculados aos fornecedores selecionados a partir da análise da cotação na Etapa 4.

Na Etapa 5, temos os pedidos pendentes, ao em andamento. Para os pedidos de compra nesta etapa, é possível:

• Integrar a requisição com o módulo financeiro, criando despesas relacionadas à compra ou contratação;
• Enviar o pedido ao fornecedor por e-mail;
• Registrar um contrato com o fornecedor;
• Controlar a entrega dos produtos ou serviços.

Já na Etapa 6, temos os pedidos concluídos.

Atenção:

A gestão dos pedidos de compras é realizada em tela separada. Você deve acessar Compras > Pedidos de Compras e Contratações.

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Pedidos de Compras e Contratações.

Nesta tela, serão listados todos os pedidos ao fornecedor. Por meio das abas no topo da página, é possível diferenciar os pedidos Pendentes (Etapa 5) dos pedidos Finalizados (Etapa 6).

Cada pedido a fornecedor possui, na coluna Status do Pedido, quatro indicativos de controle:

• Pedido atendido ou não atendido - indica se todos os produtos comprados foram entregues ou se todos os serviços contratados foram executados;
• Contrato gerado ou não gerado - indica se foi criado um contrato vinculado a requisição de compras;
• Pedido enviado ou não enviado ao fornecedor - indica se o pedido foi enviado ao fornecedor;
• Integração com o financeiro realizada ou não realizada - indica se foi criado o provisionamento de despesas relacionadas ao pagamento do pedido no módulo de Contas a Pagar.

Para realizar o provisionamento de despesas relacionadas ao pagamento do pedido, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯)  e depois em Gerar contas a pagar.

Na tela que se abrirá, você deve preencher os dados gerais da despesa, escolher o tipo de negociação, quantidade de pagamentos e rateio, e clicar em Salvar.

Como resultado, o sistema irá criar Contas a Pagar vinculadas a este pedido.

Observe que, ao gerar contas a pagar, o indicativo de integração com o financeiro na coluna Status Pedido fica em verde.

Você também pode visualizar as contas a pagar vinculadas ao pedido clicando no botão (⋯)  e depois em Visualizar contas a pagar, na coluna Ações.

Para cadastrar um contrato relacionado ao pedido, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯)  e depois em Gerar contrato.

Na tela que se abrirá, você deve preencher os dados gerais do contrato e clicar em Salvar.

Como resultado, o sistema irá criar um Contrato vinculado a este pedido.

Observe que, ao gerar o contrato, o indicativo de contrato gerado na coluna Status Pedido fica em verde.

Para enviar o pedido por e-mail ao fornecedor, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯)  e depois em Enviar pedido por e-mail ao fornecedor.

Na tela que se abrirá, confirmar os dados de contato do fornecedor e clicar em Enviar.

Como resultado, o sistema irá criar enviar o pedido ao fornecedor e anexar o documento PDF correspondente ao pedido.

Observe que, ao gerar o contrato, o indicativo de pedido enviado na coluna Status Pedido fica em verde.

Caso você tenha enviado o pedido ao fornecedor por fora do sistema, também é possível indicar que o pedido já foi enviado. Para isso, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯)  e depois em Marcar pedido como enviado ao fornecedor.

Observe que, ao gerar o contrato, o indicativo de pedido enviado na coluna Status Pedido fica em verde.

Uma vez que o pedido foi enviado ao fornecedor, é possível controlar as entregas dos produtos ou prestações dos serviços relacionados.

Para isso, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯)  e depois em Entregas/Prestação dos serviços.

Na tela que se abrirá, serão listados todos os produtos/serviços do pedido, assim como as quantidades, e você poderá informar as datas em que foram entregues.

Utilize essa função para controlar o atendimento ao pedido pelo fornecedor.

Assim que todos os produtos/serviços do pedido forem entregues/prestados, o indicativo de pedido atendido na coluna Status Pedido fica em verde.

Os pedidos pendentes, correspondente à Etapa 5 do processo, podem ser finalizados.

Para isso, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão Encerrar processo de compras.

Ao encerrar, o pedido ficará com status de encerrado, correspondente à Etapa 6 do processo.

Uma vez gerado um pedido, é possível gerar um PDF com todos os dados solicitados.

Para gerar, basta encontrar o pedido e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Pedido para PDF.

Este é o mesmo PDF enviado por e-mail ao fornecedor ao utilizar a função de envio do sistema.