O Plano de Contas Financeiro é uma estrutura criada a partir de um conjunto de contas que representam as movimentações de recursos da empresa. É uma forma de classificar as receitas e despesas, assim como padronizar e nortear os trabalhos de registro das operações. Essa estrutura permite que o administrador consiga acompanhar a evolução das receitas e despesas ao longo do tempo, onde estão concentrados os principais gastos da entidade ou qual a fonte principal de receitas (prestação de serviços, doações, vendas, etc.). Com isso, é possível fazer seu planejamento de caixa, pois sabe onde consegue cortar gastos, investir, etc.

O modelo abaixo já apresenta uma estrutura de Plano de Contas Financeiro padrão, já disponibilizado no sistema. Esta estrutura pode ser discutida com sua atual contabilidade e alterado conforme a necessidade.

Clique aqui para fazer download do modelo de preenchimento do Plano de Contas Financeiro

A estrutura dos planos deve ser construída por níveis e subníveis, totalizadores (T) e analíticos (A), conforme exemplo:

1. Primeiro nível - T

  1.1. Segundo nível - T

     1.1.1. Terceiro nível - T

         1.1.1.01 Quarto nível - T

              1.1.1.01.001 Quinto nível - A

Como exemplo, é apresentada abaixo a estrutura para definição de receitas próprias de custeio, no plano de contas financeiro:

1. Receitas - T

  1.1. Receitas Operacionais - T

     1.1.1. Receitas Próprias - T

         1.1.1.01 Custeio - T

              1.1.1.01.001 Doações Pessoa Jurídica - A

              1.1.1.01.002 Doações Pessoa Física - A

              1.1.1.01.003 Contribuições - A

                (...)

Caso haja necessidade, é possível a utilização de uma quantidade maior ou menor de subníveis.

Nesta estrutura, os níveis e subníveis principais são chamados de contas totalizadoras, que funcionam como agrupadores dos dados. Já os últimos subníveis, são chamados de contas analíticas. As contas analíticas são as utilizadas para registro dos lançamentos financeiros.

Desta forma, é possível realizar a análise das movimentações financeiras em diferentes níveis, considerando tanto as contas analíticas utilizadas nos lançamentos, quanto as totalizadoras, que irão somar o valor das movimentações financeiras registradas nas contas analíticas do mesmo grupo.

Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre a estrutura do Plano de Contas Financeiro.

O Centro de Custo é uma unidade dentro da empresa, geralmente um departamento ou um projeto, que agrupa receitas e despesas, facilitando a análise dos dados e auxiliando nas decisões gerenciais. É como se cada setor ou projeto fosse transformado em uma pequena empresa independente, na qual as receitas e despesas foram isoladas do restante dos departamentos ou projetos, possibilitando que seja analisada a representatividade de cada uma delas em relação ao todo.

Esta visão ajuda a definir o orçamento ideal para cada uma delas, tornando a empresa mais eficiente e alocando recursos onde o retorno realmente vai acontecer. Para projetos, por exemplo, em que os recursos são restritos, é imprescindível o controle via centros de custo, já que os valores recebidos possuem destinação específica e precisam estar dentro do orçamento aprovado para o projeto.

Clique abaixo para fazer download do modelo de preenchimento do Plano de Projetos/Centros de Custo

De maneira similar ao Plano de Contas Financeiro, a estrutura dos Projetos/Centros de Custo também deve ser construída por níveis e subníveis, totalizadores (T) e analíticos (A). No exemplo abaixo, temos a estrutura de uma organização chama Associação Ongsys, no qual há dois grupos principais, Institucional e Projetos, que agrupam os centros de custo e projetos analíticos, a serem utilizados nos lançamentos.

1. Associação Ongsys - T

  1.1. Institucional - T

     1.1.01. Departamento de Projetos - A

     1.1.02. Departamento de Tecnologia - A

  1.2. Projetos - T

     1.2.01. Projetos Educação - A

     1.2.02. Projetos Cultura - A

     1.2.03 Projetos Esporte - A

                 (...)

Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre a estrutura dos Projetos/Centros de Custo

No Ongsys é possível cadastrar usuários e definir, por meio de Perfis de Permissão, quais funcionalidades eles podem acessar.

Ao final do processo de contratação, um usuário já foi criado automaticamente com os dados do administrador solicitante da contratação. Por favor, verifique em seu e-mail e localize a mensagem com assunto "Seja muito bem-vindo ao Ongsys!". Nela consta o usuário e senha inicial para acesso ao sistema.

Os demais usuários devem ser cadastrados por este administrador. 

Acesse o conteúdo abaixo para detalhes sobre o cadastro de Usuários e definições de Permissões.

Para que as movimentações financeiras possam ser devidamente registradas, é necessário o cadastro das contas bancárias utilizadas pela organização.

Com as contas bancárias cadastradas, será possível realizar a baixa das despesas e receitas, registrar lançamentos bancários e fazer transferências entre as contas. Desta maneira, todo o fluxo de caixa da organização poderá ser acompanhado por meio das funcionalidades do sistema.

Acesse o conteúdo abaixo para detalhes sobre o cadastro de Contas Bancárias.

No Ongsys há dois cadastros de pessoas, chamados de Fornecedores e outros, e Clientes e outros. O primeiro é utilizado para registro das despesas, como contratações de serviços, compras e folha de pagamento, enquanto o segundo é utilizado para registro das receitas, como prestações de serviço, vendas e doações.

É possível realizar o cadastro destas pessoas conforme o uso do sistema, sempre que houver necessidade de registrar um pagamento ou recebimento.

Contudo, caso a organização já possua uma base cadastral com estes dados, é possível inseri-la no sistema neste momento. Baixe os modelos abaixo e faça o preenchimento.

Clique aqui para fazer download do modelo de preenchimento de Fornecedores

Clique aqui para fazer download do modelo de preenchimento de Clientes

Uma vez preenchidos os modelos, acesse a tela de fornecedores e clientes e faça importação.

1) No menu lateral, clique em Gestão de Cadastros > Clientes, Fornecedores e Outros.

2) Escolha a aba desejada.

3) Clique no botão de Upload de arquivos.

4) Selecione o arquivo.

5) Clique em Importar.

Ao final do processamento, os dados serão carregados.

Acesse o conteúdo abaixo para detalhes sobre o cadastro de pessoas diretamente pelo sistema.

1) Plano de Contas Financeiro

O Plano de Contas Financeiro é uma estrutura criada a partir de um conjunto de contas que representam as movimentações de recursos da empresa. É uma forma de classificar as receitas e despesas, assim como padronizar e nortear os trabalhos de registro das operações. Essa estrutura permite que o administrador consiga acompanhar a evolução das receitas e despesas ao longo do tempo, onde estão concentrados os principais gastos da entidade ou qual a fonte principal de receitas (prestação de serviços, doações, vendas, etc.). Com isso, é possível fazer seu planejamento de caixa, pois sabe onde consegue cortar gastos, investir, etc.

O modelo abaixo já apresenta uma estrutura de Plano de Contas Financeiro padrão, já disponibilizado no sistema. Esta estrutura pode ser discutida com sua atual contabilidade e alterado conforme a necessidade.

Clique aqui para fazer download do modelo de preenchimento do Plano de Contas Financeiro

A estrutura dos planos deve ser construída por níveis e subníveis, totalizadores (T) e analíticos (A), conforme exemplo:

1. Primeiro nível - T

  1.1. Segundo nível - T

     1.1.1. Terceiro nível - T

         1.1.1.01 Quarto nível - T

              1.1.1.01.001 Quinto nível - A

Como exemplo, é apresentada abaixo a estrutura para definição de receitas próprias de custeio, no plano de contas financeiro:

1. Receitas - T

  1.1. Receitas Operacionais - T

     1.1.1. Receitas Próprias - T

         1.1.1.01 Custeio - T

              1.1.1.01.001 Doações Pessoa Jurídica - A

              1.1.1.01.002 Doações Pessoa Física - A

              1.1.1.01.003 Contribuições - A

                (...)

Caso haja necessidade, é possível a utilização de uma quantidade maior ou menor de subníveis.

Nesta estrutura, os níveis e subníveis principais são chamados de contas totalizadoras, que funcionam como agrupadores dos dados. Já os últimos subníveis, são chamados de contas analíticas. As contas analíticas são as utilizadas para registro dos lançamentos financeiros.

Desta forma, é possível realizar a análise das movimentações financeiras em diferentes níveis, considerando tanto as contas analíticas utilizadas nos lançamentos, quanto as totalizadoras, que irão somar o valor das movimentações financeiras registradas nas contas analíticas do mesmo grupo.

Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre a estrutura do Plano de Contas Financeiro.

2) Plano de Projetos/Centros de Custo

O Centro de Custo é uma unidade dentro da empresa, geralmente um departamento ou um projeto, que agrupa receitas e despesas, facilitando a análise dos dados e auxiliando nas decisões gerenciais. É como se cada setor ou projeto fosse transformado em uma pequena empresa independente, na qual as receitas e despesas foram isoladas do restante dos departamentos ou projetos, possibilitando que seja analisada a representatividade de cada uma delas em relação ao todo.

Esta visão ajuda a definir o orçamento ideal para cada uma delas, tornando a empresa mais eficiente e alocando recursos onde o retorno realmente vai acontecer. Para projetos, por exemplo, em que os recursos são restritos, é imprescindível o controle via centros de custo, já que os valores recebidos possuem destinação específica e precisam estar dentro do orçamento aprovado para o projeto.

Clique abaixo para fazer download do modelo de preenchimento do Plano de Projetos/Centros de Custo

De maneira similar ao Plano de Contas Financeiro, a estrutura dos Projetos/Centros de Custo também deve ser construída por níveis e subníveis, totalizadores (T) e analíticos (A). No exemplo abaixo, temos a estrutura de uma organização chama Associação Ongsys, no qual há dois grupos principais, Institucional e Projetos, que agrupam os centros de custo e projetos analíticos, a serem utilizados nos lançamentos.

1. Associação Ongsys - T

  1.1. Institucional - T

     1.1.01. Departamento de Projetos - A

     1.1.02. Departamento de Tecnologia - A

  1.2. Projetos - T

     1.2.01. Projetos Educação - A

     1.2.02. Projetos Cultura - A

     1.2.03 Projetos Esporte - A

                 (...)

Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre a estrutura dos Projetos/Centros de Custo

3) Usuários e Permissões

No Ongsys é possível cadastrar usuários e definir, por meio de Perfis de Permissão, quais funcionalidades eles podem acessar.

Ao final do processo de contratação, um usuário já foi criado automaticamente com os dados do administrador solicitante da contratação. Por favor, verifique em seu e-mail e localize a mensagem com assunto "Seja muito bem-vindo ao Ongsys!". Nela consta o usuário e senha inicial para acesso ao sistema.

Os demais usuários devem ser cadastrados por este administrador. 

Acesse o conteúdo abaixo para detalhes sobre o cadastro de Usuários e definições de Permissões.

4) Contas Bancárias

Para que as movimentações financeiras possam ser devidamente registradas, é necessário o cadastro das contas bancárias utilizadas pela organização.

Com as contas bancárias cadastradas, será possível realizar a baixa das despesas e receitas, registrar lançamentos bancários e fazer transferências entre as contas. Desta maneira, todo o fluxo de caixa da organização poderá ser acompanhado por meio das funcionalidades do sistema.

Acesse o conteúdo abaixo para detalhes sobre o cadastro de Contas Bancárias.

5) Cadastros de Clientes, Doadores, Fornecedores, Colaboradores e outros

No Ongsys há dois cadastros de pessoas, chamados de Fornecedores e outros, e Clientes e outros. O primeiro é utilizado para registro das despesas, como contratações de serviços, compras e folha de pagamento, enquanto o segundo é utilizado para registro das receitas, como prestações de serviço, vendas e doações.

É possível realizar o cadastro destas pessoas conforme o uso do sistema, sempre que houver necessidade de registrar um pagamento ou recebimento.

Contudo, caso a organização já possua uma base cadastral com estes dados, é possível inseri-la no sistema neste momento. Baixe os modelos abaixo e faça o preenchimento.

Clique aqui para fazer download do modelo de preenchimento de Fornecedores

Clique aqui para fazer download do modelo de preenchimento de Clientes

Uma vez preenchidos os modelos, acesse a tela de fornecedores e clientes e faça importação.

1) No menu lateral, clique em Gestão de Cadastros > Clientes, Fornecedores e Outros.

2) Escolha a aba desejada.

3) Clique no botão de Upload de arquivos.

4) Selecione o arquivo.

5) Clique em Importar.

Ao final do processamento, os dados serão carregados.

Acesse o conteúdo abaixo para detalhes sobre o cadastro de pessoas diretamente pelo sistema.

4) Contas Bancárias

Para que as movimentações financeiras possam ser devidamente registradas, é necessário o cadastro das contas bancárias utilizadas pela organização.

Com as contas bancárias cadastradas, será possível realizar a baixa das despesas e receitas, registrar lançamentos bancários e fazer transferências entre as contas. Desta maneira, todo o fluxo de caixa da organização poderá ser acompanhado por meio das funcionalidades do sistema.

Acesse o conteúdo abaixo para detalhes sobre o cadastro de Contas Bancárias.

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