A gestão de usuários é uma parte fundamental para garantir que sua equipe tenha acesso adequado às funcionalidades do sistema, mantendo a segurança e a eficiência operacional.

Uma gestão de usuários e acessos bem feita é crucial para:

• Segurança de Dados: Garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis.
• Eficiência Operacional: Assegurar que cada membro da equipe tenha as permissões necessárias para realizar suas tarefas sem obstáculos.
• Conformidade Legal: Estar em conformidade com legislações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que estabelece normas rigorosas para a proteção de dados pessoais.

A LGPD, em particular, impõe responsabilidades significativas sobre como os dados pessoais devem ser coletados, armazenados, e utilizados. Uma gestão eficaz de usuários ajuda a garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar esses dados, minimizando o risco de violações e garantindo a privacidade dos indivíduos.

Portanto, a gestão dos usuários é de responsabilidade da sua organização! Nós, da Ongsys, fornecemos as ferramentas necessárias, mas não realizamos a liberação ou cadastro de usuários. Essa tarefa deve ser conduzida internamente por sua equipe.



Lista de conteúdos:

• Adicionar novos usuários

• Gerenciar permissões e funções

• Editar ou inativar usuários

Para cadastrar novos usuários, clique no menu Configurações > Usuários e Permissões.

Na aba Usuários, serão listados todos os usuários cadastrados em sua organização.

Para adicionar um novo, clique em Incluir > Usuário.

Preencha os dados obrigatórios e clique em Salvar.

Dica:

Na inclusão de um novo usuário, não é inserida nenhuma senha. Após o cadastro, o sistema enviará automaticamente um e-mail de boas-vindas ao usuário, contendo uma senha inicial. Durante seu primeiro acesso ao sistema, o usuário será forçado a realizar a troca de sua senha.

Como parte importante da gestão de usuários, é preciso definir as ações que podem ser executadas por cada usuários, assim como identificar as funcionalidades em que cada usuário poderá acessar no sistema.

No Ongsys, as permissões de acesso às funcionalidades são definidas com base em Perfis de Acesso. Assim, você consegue definir perfis mais ou menos restritivos e atribuí-los aos usuários.

Para gerenciar as permissões, clique no menu Configurações > Usuários e Permissões, Aba Permissões.

Antes de criar um usuário, você deve verificar o perfil adequado e, em caso de necessidade, configurar um novo perfil. Para adicionar um novo perfil, clique em Incluir > Permissões. Na tela que será aberta, basta informar um código, título e descrição do perfil e selecionar os itens/ações no qual os usuários vinculados terão acesso/poderão executar.

Após selecionar as funcionalidades e ações que deseja, basta salvar.

Posteriormente, ao criar um novo usuário, ou editar, basta selecionar este perfil no campo Perfil de Permissões.

Dica:

No menu principal do sistema, à direita, estarão listadas somente as funcionalidades que o usuário logado tem acesso.

Caso você deseje acessar determinada funcionalidade, mas ela não está disponível no menu, seu usuário não tem permissão para realizar este acesso. Neste caso, converse com o administrador do sistema em sua organização e solicite a liberação de seu usuário.

Para editar um usuário, basta encontrá-lo na lista e clicar no botão Editar. Após preencher os dados, basta clicar em Salvar.

No Ongsys, não é possível remover um usuário. Para cada usuário, o sistema registra todas as ações por ele executadas, assim como os registros de acesso ao sistema. Assim, mesmo que ele não seja mais um colaborador da organização, este histórico de ações realizadas a acesso permanece registrado no sistema.

Neste caso, é possível Inativar este usuário. Para isso, basta clicar sobre o botão Ativo e confirmar a inativação.

Havendo necessidade de reativar um usuário inativo, basta clicar sobre o botão Inativo e confirmar a reativação.

Dica:

Ao inativar um usuário, o sistema irá emitir um aviso caso existam autorizações de pagamento ou compras pendentes de avaliação por este usuário. CLIQUE AQUI para saber mais sobre as alçadas de autorização de pagamento e compras.