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Gerenciamento de Contas a Pagar
No Ongsys é possível controlar todas as contas a pagar da organização. Neste tutorial, abordaremos todos as ações envolvidas neste gerenciamento.
Lista de conteúdos:
Gerenciamento de contas a pagar
Para acessar a funcionalidade, clique no menu Controle Financeiro > Contas a Pagar.
Na tela de gerenciamento das Contas a Pagar são listados, por padrão, os lançamentos com data de emissão no mês atual.
No botão Incluir destacado na imagem com o número 1, é possível inserir um novo lançamento do tipo despesa.
Nos campos destacados com o número 2, é possível realizar a filtragem de lançamentos para exibição:
- Tipo de período - data de emissão, vencimento, pagamento, cadastro ou competência;
- Status do pagamento - abertos, pagos ou todos e;
- Período - data inicial e final.
Ao clicar no botão de filtrar, os dados serão carregados de acordo com os filtros.
No botão destacado na imagem com o número 3, é possível habilitar novos filtros para uma busca detalhada:
- Status da remessa bancária
- Tipo de despesa
- Conta do plano financeiro
- Projeto/Centro de custo
- Contrato
- Requisição de compras
- Conta bancária utilizada no pagamento
Na tabela são apresentadas as despesas conforme os filtros aplicados. Para cada item, são exibidas as informações: ID, tipo, número do documento, fornecedor, histórico, data de emissão, data de vencimento, valor, código do lançamento, status de aprovação, status da remessa bancária, status da baixa, informações do pagamento e botões de ações.
Dica:
O código do lançamento é o identificar único de uma conta a pagar e permanecerá o mesmo, ainda que a conta a pagar seja editada. Assim, você pode utilizá-lo para identificar um determinado lançamento em todas as funcionalidades do sistema.
A depender da resolução ou tamanho do monitor em que o sistema esteja sendo utilizado, algumas colunas podem ficar ocultas. Neste caso, um ícone de (+) em azul é exibido no começo da linha, por meio do qual será possível visualizar os demais dados.
Como cadastrar uma conta a pagar
Para lançamentos financeiros que não são de origem de compras, contratos ou captura de nota fiscal, é necessário realizar a inserção diretamente na tela do financeiro.
Acesse Controle Financeiro > Contas a Pagar, e clique no botão Incluir. Será aberta a janela abaixo, de inserção de dados.
Esta janela é composta por três elementos principais:
- Dados do Pagamento, no qual são informados os dados básicos, como identificação do fornecedor, valor, datas, entre outros;
- Rateio e Parcelamento, no qual são informados, principalmente, o rateio da despesa/receita em contas do Plano de Contas Financeiro e Projetos/Centros de Custo e;
- Impostos Retidos, no qual são informadas as alíquotas de impostos relacionados ao lançamento.
Pagamentos recorrentes
Caso queira que um determinada conta a pagar se repita, é possível realizar a recorrência de pagamentos.
Para isso, basta selecionar o lançamento desejado, clicar no botão
Multiplicar Lançamento, preencher os dados da recorrência e clicar em Multiplicar.
Cópia de contas a pagar
Caso queira inserir uma nova conta a pagar com dados similares a outro já existente, é possível utilizar a função de cópia de lançamento. Ao utilizar, a janela de inserção de uma nova conta a pagar será aberta trazendo os dados da conta a pagar desejada. Assim, será possível fazer os ajustes necessários e inserir a nova despesa.
Para utilizar, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão
Copiar lançamento, na coluna Ações. Após preenchimento dos dados, basta clicar em Salvar.
Edição de contas a pagar
Para editar uma conta a pagar previamente cadastrada, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão
Editar, na coluna Ações. Após realizar as alterações desejadas, basta clicar em Salvar.
Exclusão de contas a pagar
Para remover uma conta a pagar previamente cadastrada, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão
Apagar, na coluna Ações. Ao confirmar, o lançamento será removido.
Baixa de contas a pagar
Uma vez cadastrada, uma conta a pagar ficará com o status “Em aberto” no sistema. Ou seja, será considerada uma provisão de pagamento, não movimentando o extrato de nenhuma conta bancária.
Para registrar a baixa, ou seja, o pagamento desta despesa, é preciso encontrar a despesa, selecioná-la e clicar no botão Informar dados do pagamento.
A janela que se abrirá é composta por duas abas: Dados do pagamento e Composição da baixa.
Na aba Dados do pagamento, é possível visualizar o valor a ser baixado, incluir a forma de pagamento, incluir descontos, juros ou multas, além de ser possível selecionar um adiantamento a ser considerado no pagamento.
Na aba Composição da baixa, é possível selecionar as contas bancárias a serem utilizadas no pagamento, além de valor e data.
Se o pagamento de uma despesa ocorrer em sua totalidade, sem atrasos ou uso de adiantamentos, basta clicar na aba Composição da baixa e escolher a(s) conta(s) bancária(s) utilizadas e datas de pagamento.
Importante:
A baixa precisa ser feita no valor total da despesa, não existindo baixa parcial. Assim, ao selecionar as contas bancárias e valores, a soma do valor pago por meio de cada conta precisa ser igual ao valor total a ser pago.
Importante:
Não é possível baixar lançamentos que não tenham o número de documento identificado, ou seja, que são Projetados. Neste caso, é preciso editar o lançamento para realizar o preenchimento do número de documento.
Pagamentos com desconto, juros ou multa
Caso haja incidência de descontos, juros ou multa ao pagamento, na aba Dados do Pagamento é possível incluir estes valores. Observe que, ao preencher, o campo Líquido a pagar é calculado automaticamente, refletindo o valor a ser baixado.
Pagamentos adiantados
Caso algum valor tenha sido adiantado ao fornecedor, antes da baixa definitiva da despesa, este adiantamento poderá ser considerado na baixa da despesa.
O sistema irá exibir os adiantamentos do fornecedor selecionado, assim como dos demais. Para utilizar um adiantamento, basta encontrá-lo na lista do sistema, preencher o valor a ser utilizado e selecioná-lo. Múltiplos adiantamentos podem ser utilizados.
Importante:
Não é possível selecionar um adiantamento com valor maior do que o valor a ser pago. Neste cenário, você deve alterar o valor a ser utilizado antes de clicar em selecionar.
Após a selecionar, basta prosseguir com a baixa normalmente, informando a conta bancária para o valor restante. No exemplo acima, foi baixada uma despesa de R$ 1.000,00, utilizando um adiantamento de R$ 200.00. Assim, restarem R$ 800.00 a serem pagos via conta bancária.
Baixa de múltiplas contas a pagar simultaneamente
O sistema permite que seja realizada a baixa simultânea de mais do que um lançamento. Para isso, basta selecionar os lançamentos desejados e clicar no botão
Informar dados do pagamento. Será aberta a janela abaixo.
Na janela que se abrirá, serão listados os pagamentos selecionados e será possível escolher entre duas opções de baixa:
- Registrar baixa única para todas as Contas a Pagar selecionadas
- Baixar individualmente as Contas a Pagar selecionadas
Na primeira opção, o sistema irá baixar todas as despesas selecionadas incluindo uma única movimentação no extrato da conta bancária. Por exemplo, se foram selecionados dois pagamentos de R$ 500,00, o extrato da conta bancária irá registrar uma saída única de R$ 1.000,00.
Para esta opção, também é possível o uso de adiantamentos.
Já na segunda opção, de baixa individual, o sistema irá baixar as contas a pagar selecionadas registrando individualmente as movimentações no extrato bancário. Por exemplo, se foram selecionados dois pagamentos de R$ 500,00, o extrato da conta bancária irá registrar duas saídas de R$ 500,00.
Dica:
Na baixa de múltiplas contas a pagar simultaneamente, não é possível informar a incidência de descontos, juros ou multas. Neste caso, você deve realizar a baixa individualizada das despesas.
Desfazer baixa de contas a pagar
Havendo necessidade de desfazer a baixa de uma despesa, basta encontrá-la, selecioná-la e clicar em
Reverter dados do pagamento. Ao confirmar, a baixa será desfeita e a movimentação financeira será removida do extrato bancário.
Importante:
Ao desfazer a baixa de um lançamento baixado simultaneamente com outro, por meio da baixa múltipla com registro único em extrato, todos os pagamentos relacionados terão sua baixa desfeita, não somente o selecionado.
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