Os adiantamentos a fornecedores e de clientes são práticas comuns no mundo dos negócios que envolvem pagamentos antecipados para garantir a execução de serviços ou a entrega de produtos. Esses adiantamentos têm implicações importantes na gestão financeira e contábil de uma organização.

Neste tutorial, vamos explorar o que são adiantamentos, como gerenciá-los de forma eficaz e sua importância para a saúde financeira de uma empresa.

Lista de conteúdos:

• O que são adiantamentos a fornecedor e quando utilizar

• O que são adiantamentos de cliente e quando utilizar

• Gerenciamento de adiantamentos

• Como inserir um adiantamento

• Como editar ou remover um adiantamento

• Utilizando o saldo de um adiantamento

• Estornando um adiantamento

Adiantamentos a fornecedores ocorrem quando a entidade efetua um pagamento antecipado a um fornecedor antes de receber os produtos ou serviços contratados, ou antes que o fornecedor tenha emitido o documento fiscal relacionado a compra ou a prestação do serviço.

Esta prática pode ser utilizada para garantir a produção, reserva de estoque ou início de um serviço. Outro exemplo seria em compras realizadas pela internet, quando uma compra é realizada e o pagamento precisa ser realizado com antecedência, para posteriormente o fornecedor emitir a nota fiscal e enviar o produto.



Também pode ser considerado um adiantamento, quando um colaborador da entidade precisa de uma antecipação de recurso para posteriormente prestar contas dos valores gastos, como em casos de viagens ou outros gastos institucionais.

Adiantamentos de clientes acontecem quando um cliente efetua um pagamento antecipado à entidade antes de receber os produtos ou serviços adquiridos. Este tipo de adiantamento é comum em setores onde a personalização ou produção sob demanda é necessária, ou em casos onde a empresa precisa garantir o comprometimento financeiro do cliente antes de iniciar o trabalho.

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Controle Financeiro > Adiantamentos a Clientes e Fornecedores.

Na tela de gerenciamento dos adiantamentos são exibidas duas Abas: Adiantamentos a Fornecedores e Adiantamentos de Clientes. Alterne entre elas para poder visualizar os dados de adiantamentos de fornecedores ou clientes, respectivamente.

Por padrão, os adiantamentos realizados no mês atual são exibidos.

No botão Incluir destacado na imagem com o número 1, é possível inserir novos adiantamentos.

Em ambas as Abas de adiantamentos a cliente e fornecedores, nos campos destacados com o número 2, é possível realizar a filtragem de lançamentos para exibição:

• Tipo de período - por data de operação ou por data da baixa/estorno;
• Período - data inicial e final;
• Status do adiantamento – todos, em abertos, baixados e estornados;
• Status da Remessa de Pagamento – todos, enviadas, criadas, pagas, agendadas, canceladas, rejeitadas e devolvidas.

Ao clicar no botão de filtrar, os dados serão carregados de acordo com os filtros.

Na tabela são apresentados adiantamentos conforme os filtros aplicados. Para cada item, são exibidas as informações: código, descrição, data da operação, fornecedor ou cliente, conta bancária, valor adiantado, valor baixado, status, data baixa/estorno, status da remessa e botões de ações.

Dica:

Na coluna Baixado, quando exibido o campo SIM em verde, significa que um adiantamento foi utilizado na baixa de uma Conta a Pagar ou Conta a Receber. Ao clicar no campo ícone $, o sistema irá exibir os dados do lançamento utilizado na baixa.

Para inserir uma adiantamento no sistema, clique no botão Incluir e escolha entre Adiantamento a fornecedor ou Adiantamento de cliente.

Em ambos os tipo de adiantamento, as janelas de inserção são bastante similares. Ao clicar em Incluir, será aberta a tela abaixo. Preencha os dados obrigatórios e clique em Incluir Adiantamento.

A janela de inserção é composta por dois elementos principais:

• Dados do Gerais, no qual são informados os dados principais do adiantamento, como identificação do fornecedor/cliente, origem/destino do adiantamento, valor adiantado, forma de pagamento/recebimento, data da operação, histórico e outros;
• Observações, onde podem ser incluídas outras informações relevantes ao pagamento.

Ao incluir um adiantamento, ele será listado na tabela com o status Baixado igual a Não, indicando que ele ainda não foi utilizado na baixa de nenhuma Conta a Pagar ou Receber.

Importante:

Ao inserir um novo adiantamento, seja a fornecedor ou de cliente, uma movimentação na conta é registrada. Este é o objetivo dos adiantamentos; registrar a movimentação de pagamento ou recebimentos de valores, ainda que não haja documento fiscal emitido pelo fornecedor/clientes.

Na tela de gerenciamento dos adiantamentos, na coluna Ações, é possível visualizar os botões de visualização, edição e remoção dos adiantamentos.

Basta escolher a ação desejada e clicar sobre o botão correspondente.

Importante:

Adiantamentos utilizados na baixa de Contas a Pagar ou Receber, ou adiantamentos com registro de estorno, não podem ser apagados. Utilize a função de remoção apenas para o caso de ter sido cadastrado incorretamente o lançamento.

A baixa de adiantamento é o processo pelo qual o valor previamente adiantado a um fornecedor ou recebido de um cliente é utilizado para liquidar uma despesa ou receita. Quando a entidade realiza um adiantamento a fornecedor, por exemplo, este valor fica registrado como um crédito a ser descontado posteriormente. No momento em que a despesa relacionada é contabilizada, o saldo do adiantamento é utilizado para reduzir o valor a pagar, efetivamente "baixando" o adiantamento.

Exemplo: Se a entidade fez um adiantamento de R$ 5.000 a um fornecedor e a fatura final pelos serviços prestados é de R$ 8.000, ao registrar a despesa de R$ 8.000, o sistema utilizará o saldo do adiantamento de R$ 5.000, restando um saldo a pagar de R$ 3.000.

Este processo garante que os adiantamentos sejam devidamente utilizados e refletidos nas demonstrações financeiras, proporcionando uma visão precisa das obrigações financeiras da empresa.

Caso o valor adiantado seja maior que o valor da despesa/receita a ser baixado, o saldo restante permanecerá registrado para futuras transações ou poderá ser estornado.

Dica:

Para realizar a baixa de uma despesa utilizando um adiantamento, CLIQUE AQUI para visualizar o tutorial de Contas a Pagar.
Para realizar a baixa de uma receita utilizando um adiantamento, CLIQUE AQUI para visualizar o tutorial de Contas a Receber.

Importante:

Ao baixar uma despesa ou receita utilizando o saldo de um adiantamento, não há movimentação em conta bancária, uma vez que a movimentação de entrada/saída do registro da conta se deu no momento da execução do adiantamento.

O estorno de adiantamento é o processo pelo qual um valor previamente adiantado a um fornecedor ou recebido de um cliente é revertido, geralmente devido a cancelamentos, alterações nas condições contratuais ou erros de registro. Esse procedimento é fundamental para manter a precisão e a integridade dos registros financeiros da empresa.

Pode ocorrer, ainda, de o valor adiantamento ser superior ao valor da despesa/receita a ser baixado, devendo apenas o saldo remanescente ser estornado.

Para realizar um estorno de adiantamento, basta procurar o adiantamento a ser estornado na tela de gerenciamento dos adiantamentos e clicar sobre o botão de Estornar.

Na janela que será aberta, é possível escolher o valor a ser estornado, ou seja, pode ser possível realizar apenas o estorno de parte do valor do saldo disponível referente ao adiantamento.

Também é possível escolher se o estorno será realizado a partir da mesma conta bancária em que o adiantamento ou pago/recebido, ou se foi realizado por meio de outra conta bancária. Se foi realizado por meio de outra conta bancária, basta selecioná-la.

Importante:

Ao estornar um adiantamento, ocorre uma movimentação na conta bancária vinculado. Se o estorno se referir a um adiantamento a fornecedor, será registrada uma entrada; caso se refira a um adiantamento de cliente, será registrada uma saída.