A gestão eficiente dos pagamentos é essencial para manter a saúde financeira de sua organização. O sistema Ongsys oferece um fluxo de autorização de pagamentos que garante controle e segurança, permitindo que cada pagamento passe por etapas de aprovação antes de ser efetuado.

O fluxo de autorização de pagamentos é um processo pelo qual todas as solicitações de pagamento devem passar antes de serem realizadas. Este fluxo assegura que os pagamentos sejam revisados e aprovados por pessoas autorizadas, reduzindo o risco de erros e fraudes.

Lista de conteúdos:

• Níveis de aprovação

• Critérios de valor e centro de custo

• Como habilitar e configurar a autorização de pagamentos

• Como definir os aprovadores e critérios de aprovação

• Como enviar um pagamento para aprovação

• Como aprovador ou rejeitar um pagamento

O sistema Ongsys permite configurar até quatro níveis de aprovação sequenciais. Isso significa que uma solicitação de pagamento pode passar por até quatro aprovadores diferentes, cada um revisando e aprovando a transação antes que ela seja executada. Esses níveis são configuráveis de acordo com as necessidades e políticas da sua organização.

Cada nível representa uma camada adicional de controle, garantindo que o pagamento seja revisado por múltiplos responsáveis. Cada aprovador em um nível sequencial deve revisar e aprovar a solicitação antes que ela passe para o próximo nível. O sistema, por sua vez, irá notificar via e-mail cada aprovador no momento em que sua aprovação for necessária.

Dica:

Nem sempre será necessária a aprovação de todos os quatro aprovadores. A organização pode estabelecer critérios baseados no valor da transação e/ou no centro de custo para determinar quantos aprovadores serão necessários.

Tal como visto anteriormente, o sistema Ongsys permite configurar até quatro níveis de aprovação sequenciais. Contudo, nem sempre será necessária a aprovação de todos os quatro aprovadores.

A organização pode estabelecer critérios específicos para definir quantos e quais aprovadores serão necessários, baseando-se em:

• Critérios de Valor: Pagamentos de valores mais baixos podem exigir menos aprovações, enquanto valores mais altos podem necessitar de mais níveis de aprovação. Por exemplo, transações até R$ 1.000,00 podem necessitar de apenas um aprovador, enquanto transações acima de R$ 10.000,00 podem exigir aprovação de quatro níveis.
• Centro de Custo: Dependendo do centro de custo ao qual a transação está associada, diferentes aprovadores podem ser necessários. Por exemplo, pagamentos relacionados a um projeto específico podem exigir a aprovação do gerente do projeto e do diretor financeiro, enquanto despesas operacionais podem precisar apenas da aprovação do gerente financeiro.
  

Para ativar o processo de autorização de pagamentos do Ongsys, basta acessar a tela de configurações em Configurações > Configurações Gerais > Autorização de Pagamento.

Nas configurações, ative a opção Habilitar autorização de pagamento.

Outras cinco opções de configurações poderão ser habilitadas:

• Liberação antecipada de pagamentos: Se está opção não estiver habilitada, não será possível baixar um pagamento se ele não estiver aprovado; ao ativar, pagamentos poderão ser baixados, mesmo que ainda não tenham sido enviados para aprovação.
• Aprovação automática de impostos: Ao registrar uma nota fiscal no sistema, o pagamento poderá ser desmembrado entre pagamento ao fornecedor e pagamentos de impostos que incidiram na nota. Se a opção estiver habilitada, o pagamento da nota fiscal como um todo será aprovada, ou seja, estarão aprovados os pagamentos ao fornecedor e aos impostos. Se não estiver habilitada, será preciso enviar para aprovação cada pagamento individualmente.
• Apenas alçada 1 obrigatória: Se habilitada, apenas o primeiro nível de aprovação será necessário, ainda que existam configurados os demais níveis de aprovação.
• Manter aprovação ao editar pagamento: Por padrão, ao editar um pagamento já aprovado, esta aprovação é perdida, sendo necessário enviá-lo novamente para aprovação. Ao habilitar a função, a aprovação é mantida, mesmo que o lançamento seja alterado.
• Restringir alçadas de pagamento por centro de custo: Ao habilitar esta configuração, poderão ser criadas regras de níveis de aprovação por centro de custo. Se não habilitada, apenas o critério de valor será considerado.

Para configurar quais usuários poderão realizar aprovações, assim como os critérios de aprovação, veja o conteúdo específico sobre Alçadas de Autorização de Pagamento, CLICANDO AQUI.

No Ongsys há a possibilidade de envio de pagamentos para aprovação por meio de duas telas:

1. Tela de Solicitação de Pagamentos
2. Tela de Contas a Pagar

Se estiver utilizando a funcionalidade de Solicitação de Pagamentos, basta preencher a solicitação de pagamento, salvar e anexar os documentos para aprovação, como nota fiscal, boleto e outros.

Após o preenchimento, basta selecionar a solicitação de pagamentos e clicar no botão Enviar para autorização de pagamento.

Dica:

O código do lançamento é o identificar único de uma conta a pagar e permanecerá o mesmo, ainda que a conta a pagar seja editada. Assim, você pode utilizá-lo para identificar um determinado lançamento em todas as funcionalidades do sistema.

Já pela funcionalidade de Contas a Pagar, basta preencher a despesa e salvar. Após o preenchimento, selecione a despesa e clique no botão Enviar para autorização de pagamento.

Em ambas as funcionalidades, o sistema exibirá a mesma tela de envio para aprovação. Neste tela, é possível selecionar todos os aprovadores e inserir a data prevista para pagamento.

O sistema irá carregar os aprovadores compatíveis com o pagamento selecionado, considerando os critérios de valor e/ou centro de custo configurados.

Se em um determinado nível de aprovação o sistema não carregar nenhum aprovador, ou seja, exibir o texto Alçada não cadastrada, significa que não há nenhum aprovador possível neste nível para o pagamento selecionado.

Após selecionar os aprovadores, basta clicar em Solicitar autorização. Neste momento, o sistema irá enviar um e-mail ao solicitante, informando que seu pagamento foi enviado para aprovação, assim como irá enviar um e-mail ao primeiro aprovador.

Após a aprovação do último aprovador, ou caso um dos aprovadores rejeite o pagamento, um e-mail será encaminhado ao solicitante, comunicando-o sobre o resultado.

Importante:

Não é possível repetir aprovadores em diferentes níveis para um mesmo pagamento. Assim, mesmo que determinado aprovador possa atuar em diferentes níveis, para um mesmo pagamento ele deve apenas ser selecionado em um dos quatro níveis.

Você é um aprovador de pagamentos e recebeu um e-mail avisando-o de que sua aprovação é necessária? Saiba como realizar a aprovação.

Além do e-mail, observe também que o sistema exibe um notificação com a quantidade de pagamentos pendentes.

Para visualizar a lista de autorizações pendentes, clique no menu Controle Financeiro > Autorizações de Pagamento.

Serão listados por padrão, todas as aprovações pendentes do mês atual e do mês subsequente. Por meio dos filtros, é possível alterar o período de busca.

Você pode visualizar os dados da solicitação, visualizando-a por meio do botão visualizar na coluna Ações, assim como visualizar os documentos anexados pelo solicitante.

Para aprovar um pagamento, basta selecioná-lo e clicar no botão Autorizar Pagamento. Preencha comentários sobre a aprovação, se julgar pertinente, e clique em Sim, autorizar.

Para rejeitar um pagamento, basta selecioná-lo e clicar no botão Rejeitar Pagamento. Preencha comentários sobre a aprovação, se julgar pertinente, e clique em Sim, rejeitar.