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Incidente - Remessas Bancárias de Pagamento

Mon, 13 Apr 2026 20:55:03 GMT

Comunicado Oficial – Indisponibilidade do serviço de Remessas Bancárias de Pagamento

22/04/2026 - 09:55

Informamos que a retomada do serviço de remessa bancária de pagamento está prevista para a próxima sexta-feira, dia 24/04 , sem horário definido.

17/04/2026 - 16:40

Informamos que o serviço de remessa bancária de pagamento continua indisponível. Neste momento, a previsão é que os serviços sejam restabelecidos gradualmente ao longo da próxima semana.

13/04/2026 - 17:52

Identificamos uma indisponibilidade no serviço de Remessa Bancária de Pagamento devido a uma instabilidade em integrações externas utilizadas pelo sistema.

Esse tipo de serviço envolve operações financeiras sensíveis, e por isso a normalização está sendo feita com cautela para garantir segurança e integridade dos dados.

Neste momento, a previsão é que os serviços sejam restabelecidos gradualmente ao longo da próxima semana.

Pedimos desculpas pelos impactos causados e seguimos acompanhando a situação de perto para manter você atualizado.

Por ora, orientamos que os pagamentos que precisam ser realizados sejam efetuados por meios alternativos ou de forma manual, como, por exemplo, diretamente via internet banking.

Digital Workplace – Ongsys/BHub

13/04/2026 - 09:35

Estamos acompanhando uma instabilidade temporária na funcionalidade de Remessa Bancária de Pagamentos.

Nossa equipe está monitorando o cenário em tempo real e atuando para minimizar impactos.

Assim que houver novas informações oficiais, comunicaremos a todos.

Obrigado pela compreensão.

Digital Workplace – Ongsys/BHub

Importante:

Manteremos essa página atualizada sobre o problema.

Modelo de Importação – Contas a Pagar

Wed, 18 Mar 2026 14:45:13 GMT

Este modelo permite a importação em massa de contas a pagar no sistema, incluindo a utilização de dimensões como projeto, subprojeto e atividade , além de recursos como rateio e informações de pagamento.

As colunas em negrito são obrigatórias . As demais devem ser utilizadas conforme a necessidade do lançamento.

Estrutura do arquivo

Regras Gerais

Utilize sempre códigos válidos do sistema
Não altere o nome ou ordem das colunas
Respeite os formatos (data e valores)
Remova qualquer formatação da planilha (cores, negrito, filtros, etc.)
Não utilize fórmulas — apenas valores fixos devem ser informados

Regras de Rateio

O rateio permite distribuir um mesmo lançamento entre diferentes contas e/ou projetos.

Identificação dos elementos

Nos c ampos de rateio:

CONTA → deve conter o código da conta do plano financeiro
PROJETO / SUBPROJETO / ATIVIDADE → devem conter os códigos cadastrados no sistema (centros de custo/dimensões)

⚠️ Os códigos devem existir previamente na base de dados.

Regras de consistência

A s oma do campo RATEIO (%) deve ser igual a 100
A soma do campo VALOR RATEIO deve ser igual ao VALOR BRUTO

⚠️ Caso essas regras não sejam atendidas, a importação será rejeitada.

Estrutura das linhas

É pos sível incluir múltiplas linhas para o mesmo lançamento (rateio).

Cada linha representa uma parte do rateio.

Quando houver múltiplas linhas de rateio:

As colunas abaixo podem variar entre as linhas, sendo específicas para a identificação do rateio:
CONTA
PROJETO
SUBPROJETO
ATIVIDADE
VALOR RATEIO
RATEIO (%)
Todas as demais colunas devem ser repetidas exatamente iguais em todas as linhas do mesmo lançamento:
Fornecedor
Datas
Tipo
Valor bruto
Documento
etc.

Precisão de Valores (Casas Decimais)

Em alguns casos, o Excel exibe apenas duas casas decimais , porém o valor real da célula pode conter mais casas ocultas . Exemplo:

Visualmente: 100,10
Valor real: 100,104578

❗ Regra obrigatória: Todos os valores monetários devem possuir exatamente duas casas decimais .

⚠️ Não basta formatar a célula para exibir duas casas — o valor precisa estar fisicamente com duas casas .

�� Problema comum

Utilizar fórmulas ou cálculos no Excel
Aplicar apenas formatação visual (redução de casas decimais)

Isso faz com que o sistema leia valores diferentes do esperado, causando erros na importação ou inconsistências financeiras.

✅ Como corrigir

Utilize a função de arredondamento (ex: ARRED) e depois cole como valor
Ou ajuste manualmente os valores
Garanta que o conteúdo da célula tenha apenas duas casas decimais

Migrações de Dados

Wed, 18 Mar 2026 13:47:44 GMT

A migração de dados é uma etapa recorrente para organizações que estão iniciando o uso do Ongsys, seja pela substituição de um sistema anterior ou pela necessidade de incorporar um histórico financeiro já existente. Mais do que uma simples transferência de informações, esse processo é essencial para garantir continuidade operacional, rastreabilidade e qualidade na gestão.

Quando bem conduzida, a migração permite que a organização mantenha sua base histórica, realize análises comparativas e preserve a consistência das informações utilizadas na tomada de decisão.

Por que a migração é importante?

A inco rporação de dados históricos no sistema traz benefícios diretos para a gestão:

Continuidade das informações: evita a fragmentação entre sistemas antigos e o novo ambiente
Análise histórica: permite acompanhar evolução financeira, projetos e indicadores
Tomada de decisão mais qualificada: decisões baseadas em dados consolidados
Organização e padronização: oportunidade de revis ar e estruturar melhor as informações

Além disso, o processo de migração frequentemente funciona como um mo mento de “saneamento de dados”, cor rigindo inconsistências e eliminando informações duplicadas ou irrelevantes.

Etapas envolvidas na migração de dados

A migração não é um processo único, mas sim um conjunto de etapas que exigem atenção e organização:

Extração dos dados: Levantamento e exportação das informações do sistema atual ou de bases existentes.
Análise e entendimento da estrutura: Compreensão de como os dados estão organizados: categorias, vínculos, regras e históricos.
Tratamento e limpeza: Correção de inconsistências, padronização de nomenclaturas e eliminação de duplicidades.
Adequação ao modelo do Ongsys: Conversão dos dados para o formato e estrutura exigidos pelo sistema.
Validação: Conferência das informações antes da importação, garantindo integridade e coerência.

Essas etapas demonstram que a migração exige conhecimento profundo dos próprios dados , incluindo sua origem, significado e uso dentro da operação da organização.

Responsabilidade sobre os dados

Considerando a complexidade envolvida, a responsabilidade pela migração dos dados é do próprio cliente .

Isso ocorre porque somente a própria organização possui o conhecimento necessário para interpretar corretamente suas informações, entender exceções, identificar inconsistências e garantir que os dados representem fielmente sua realidade.

Embora a equipe Ongsys não assuma diretamente a responsabilidade pelo processo de migração, o Ongsys contém todos os recursos necessários para que seus dados possam ser migrados .

Como o Ongsys apoia esse processo

Embora a responsabilidade pela preparação dos dados seja do cliente, o Ongsys oferece recursos que viabilizam a migração de forma estruturada:

Modelos padronizados em Excel para importação
Estrutura alinhada às regras do sistema (plano financeiro, projetos, datas, etc.)
Possibilidade de carga de dados históricos, desde que estejam corretamente formatados

O processo, na prática, ocorre da seguinte forma:

O cliente extrai os dados do sistema atual
Preenche os arquivos conforme os modelos do Ongsys
Após validação, os dados podem ser importados no sistema

Suporte durante a migração

Nossa equipe atua como parceira ao longo desse processo, oferecendo:

Orientação sobre os modelos de importação
Esclarecimento de dúvidas sobre estrutura e preenchimento
Apoio na validação dos dados antes da carga

Esse suporte é fundamental para garantir que a migração ocorra com qualidade, segurança e aderência às regras do sistema.

Dica:

CLIQUE AQUI e acesse o detalhamento dos modelos de planilha de importação de dados do Ongsys.

Gestão Orçamentária

Tue, 10 Mar 2026 20:41:49 GMT

A gestão orçamentária é o processo de planejar, acompanhar e controlar a utilização dos recursos financeiros de uma organização ou de um projeto. Por meio dela, a entidade define quanto espera receber e quanto pretende gastar em determinado período, estabelecendo limites e metas para a execução financeira.

Mais do que registrar valores planejados, a gestão orçamentária permite comparar continuamente o que foi previsto com o que está sendo realizado , possibilitando identificar desvios, ajustar decisões e garantir que os recursos estejam sendo utilizados de acordo com os objetivos do projeto.

No contexto de projetos e organizações do terceiro setor, esse acompanhamento é especialmente importante para garantir transparência, facilitar a prestação de contas e apoiar a tomada de decisões durante a execução das atividades.

No Ongsys, a gestão orçamentária é realizada por meio da criação de orçamentos estruturados em linhas orçamentárias , que permitem acompanhar receitas e despesas ao longo do período definido. Cada linha representa um item que será monitorado, possibilitando visualizar indicadores como valores planejados, realizados e o percentual de utilização do orçamento.

Antes de aprender como criar um orçamento no sistema, é importante compreender como os orçamentos são estruturados e como as linhas orçamentárias devem ser definidas , pois essa escolha influencia diretamente na forma como a execução financeira poderá ser analisada posteriormente.

Lista de conteúdos:

Estrutura de um Orçamento no Ongsys

Linhas Orçamentárias

Periodicidade do Orçamento

Filtros de Análise

Como escolher adequadamente a melhor estrutura orçamentária

Linhas baseadas apenas no plano financeiro

Linhas baseadas apenas na estrutura de projetos

Linhas combinando conta financeira e projeto

Estrutura de um Orçamento no Ongsys

Antes de aprender a criar um orçamento no sistema, é importante compreender como ele é estruturado no Ongsys . O orçamento é utilizado para planejar e acompanhar a execução financeira de um projeto , permitindo comparar os valores orçados com os valores realizados ao longo do período de vigência.

No Ongsys, um orçamento é composto por alguns elementos principais:

1) Linhas Orçamentárias

Um orçamento no Ongsys é composto por linhas orçamentárias , que representam os itens financeiros que serão acompanhados ao longo do período de vigência do orçamento.

Para cada linha orçamentária, o sistema apresenta automaticamente os seguintes indicadores:

Valor Planejado – valor previsto no planejamento do orçamento.
Valor Realizado – valor que já foi efetivamente registrado no sistema.
Valor Projetado – estimativa de execução até o final do período, considerando os lançamentos já realizados.
Saldo – diferença entre o valor planejado e o valor já executado.
Porcentagem utilizada – percentual do orçamento que já foi consumido.

Esses indicadores permitem acompanhar, de forma clara, o quanto do orçamento já foi utilizado e o quanto ainda resta disponível , auxiliando no controle financeiro do projeto.

Na imagem acima, temo um exemplo de orçamento. São exibidas 3 linhas orçamentárias distintas:

SALÁRIO BRUTO
DESPESAS COM VIAGENS
DESPESAS BANCÁRIAS

Para cada linha orçamentária, o sistema exibiu os indicadores:

Valor Planejado, informado no planejamento do orçamento.
Valor Realizado, calculado a partir das movimentações financeiras já registradas e baixadas no sistema.
Valor Projetado , calculado a partir das movimentações financeiras registradas, porém sem baixa no sistema.
Saldo, que é a diferença entre o valor planejado e o valor já executado.
Porcentagem utilizada, que é o percentual do orçamento que já foi consumido.

Dica:

No Orçamento do Ongsys, uma despesa ou receita é considerada Realizada caso tenha sido registrada e tenha sido baixada .

Por outro lado, uma despesa ou receita Projetada é aquela registrada, mas que ainda não foi baixada .

2) Periodicidade do Orçamento

Cada orçamento pode ser configurado com uma periodicidade específica de acompanhamento . O sistema permite diferentes formas de visualização, como:

Mensal – acompanhamento detalhado mês a mês.
Anual – consolidação dos valores ao longo de todo o período.
Consolidado no período – acompanhamento considerando apenas o intervalo definido entre a data inicial e final do orçamento.

A periodicidade escolhida determina como os valores planejados, realizados e projetados serão apresentados para cada linha orçamentária .

Na imagem abaixo temos o mesmo exemplo anterior, porém com periodicidade mensal, considerando os meses de Janeiro/2026, Fevereiro/2026 e Março/2026. Observe que os indicadores são exibidos individualmente para cada mês considerado no orçamento.

Considerando que é possível o controle mensal, anual ou consolidado em um período, a escolha da periodicidade depende do nível de controle que a organização deseja ter sobre a execução financeira .

Orçamentos mensais permitem um acompanhamento mais detalhado, enquanto orçamentos consolidados ou anuais podem ser suficientes para projetos com controle financeiro mais simples.

3) Filtros de Análise

Dependendo da necessidade da organização, pode ser necessário utilizar filtros de análise para refinar a visualização do orçamento.

Por exemplo, quando o orçamento é estruturado apenas com contas do plano financeiro, as linhas orçamentárias representam somente rubricas de classificação de receitas ou despesas, como salários ou serviços de terceiros. Nesse caso, a linha não indica diretamente a qual projeto a movimentação está associada, pois es sa informação não faz parte da estrutura da linha.

Se for necessário analisar o orçamento considerando um projeto específico, o sistema permite aplicar filtros por projeto, subprojeto ou atividade .

Ao utilizar esses filtros, o orçamento passará a considerar apenas as movimentações relacionadas aos projetos selecionados . Assim, mesmo que as linhas orçame ntárias exibam apenas as rubricas financeiras, os valores realizados e projetados serão calculados com base nas movimentações dos projetos filtrados.

Dessa forma, é possível manter uma estrutura de orçamento mais simples , baseada apenas em contas financeiras, e ainda assim realizar análises específicas por projeto quando necessário .

No exemplo abaixo, a linha orçamentárias 1, de SALÁRIO BRUTO, indica que já houve um gasto de R$ 1.000,00 com salários, restando um saldo de R$ 5.000,00.

Contudo, ela não indica se esse gasto com salário é geral, da organização como um todo, ou se é relacionado a um projeto/centro de custo específico. Se o orçamento for específico de um projeto (ou um grupo de projetos), podemos utilizar os filtro de análise para restringir a consulta de realizados e projetados apenas para as movimentações financeiras do projeto.

Como escolher adequadamente a melhor estrutura orçamentária

Um dos pontos mais importantes na criação de um orçamento é definir corretamente as linhas orçamentárias . É comum surgir a dúvida sobre quais elementos devem compor essas linhas .

No Ongsys, as linhas orçamentárias podem ser a partir de todas as estruturas de rateio, dependendo de como a entidade deseja realizar o acompanhamento financeiro.

1) Linhas baseadas apenas no plano financeiro

No Ongsys, a estrutura do Plano de Contas Financeiro possibilita a classificação financeira de qualquer despesa ou receita da organização. Abaixo segue um exemplo de estrutura para despesas.

2 Custos e Despesas (T)

2.1 Custos e Despesas Gerais (T)

2.1.1 Custos e Despesas Operacionais (T)

2.1.1.01 Despesas com Pessoal (T)

2.1.1.01.001 Salário Bruto (A)

2.1.1.01.002 Adiantamento Salarial (A)

2.1.1.02 Benefícios (T)

2.1.1.02.001 Assistência Médica (A)

2.1.1.02.002 Vale Transporte (A)

2.1.1.03 Encargos (T)

2.1.1.03.001 INSS (A)

2.1.1.03.002 FGTS (A)

(...)

Quando utilizar?

Esta forma de acompanhamento é a mais comum. Ao estruturar as linhas orçamentárias com bas e no plano financeiro, o orçamento passa a acompanhar separadamente cada classificação de receita ou despesa definida na entidade.

Nesse mode lo, o orçamento fica mais segmentado por tipo de gasto ou receita , permitindo visualizar quanto foi planejado e quanto já foi executado em cada rubrica específica - como salários, serviços de terceiros ou despesas administrativas. Dessa forma, o sistema apresenta de forma clara quanto está sendo utilizado em cada categoria financeira , facilitando o controle e a análise detalhada da composição das despesas e receitas ao longo do período do orçamento.

Importante:

Nesta visão, as linhas orçamentárias não especificam um projeto/centro de custo específico. Desta maneira, por padrão, os valores apresentados como realizados e projetadas serão o total da rubrica na organização como um todo, independente do projeto/centro de custo.

Para que este orçamento apresente apenas valores de um ou mais projetos/centros de custo específicos, você deve utilizar os filtros de análise.

Dica:

Não é necessário incluir toda a estrutura do Plano de Contas Financeiro no orçamento: você pode selecionar apenas as rubricas específicas que fazem sentido para o orçamento.

Por exemplo, seja um orçamento de um projeto específico cujo objetivo é apenas financiar viagens da equipe. Neste cenário, podemos incluir no orçamento do projeto apenas as rubricas relacionadas à viagem, como hospedagem, passagens e alimentações.

2) Linhas baseadas apenas na estrutura de projetos

Similarmente ao plano de contas financeiro, o Ongsys também contém a estrutura de Projetos/Centros de Custo, que tem como objetivo possibilitar a organização das receitas e despesas , facilitando a análise dos dados e auxiliando nas decisões gerenciais. Abaixo segue um exemplo de estrutura de projetos.

1 Projetos (T)

1.1 Projetos de Educação (T)

1.1.01 Ensino de matemática (A)

1.1.02 Hora da leitura (A)

1.2 Projetos de Cultura (T)

1.2.01 Cultura popular e patrimônio (A)

(...)

A estrutura de projetos/centros de custo, por si só, não classifica a receita ou despesa, ou seja, não identifica se a despesa se trata de um gasto com salário ou viagem, por exemplo. Desta maneira, ao estruturar as linhas orçamentárias com base no plano de projetos/centros de custo, o orçamento acompanha apenas o total financeiro de cada projeto, sem distinguir a natureza das receitas ou despesas.

Por esse motivo, ao utilizar essa estrutura, é necessário indicar se o orçamento será relacionado a Receitas ou Despesas.

Quando utilizar?

Nesse modelo, o sistema irá consolidar todos os valores registrados no projeto , apresentando apenas o total executado em relação ao valor planejado. Essa abordagem é útil quando o objetivo é acompanhar o orçamento total de cada projeto , sem necessidade de detalhamento por categoria financeira.

Dica:

Não é necessário incluir toda a estrutura do Plano de Projetos/Centros de Custo no orçamento: você pode selecionar apenas itens específicos que fazem sentido para o orçamento.

3) Linhas combinando conta financeira e projeto

Outra possibilidade é estruturar as linhas orçamentárias combinando contas financeiras com projetos ou outras dimensões do sistema .

Exemplo:

Linha orçamentária 1: Salários – Projeto 1
Linha orçamentária 2: Serviços de terceiros – Projeto 1
Linha orçamentária 3: Despesas administrativas – Projeto 1
Linha orçamentária 4: Salários – Projeto 2
Linha orçamentária 5: Serviços de terceiros – Projeto 2
Linha orçamentária 6: Despesas administrativas – Projeto 2

Nesse modelo, cada linha representa uma combinação específica de conta e projeto permitindo acompanhar quanto cada projeto pode utilizar em cada tipo de despesa ou receita dentro de um mesmo orçamento.

Quando utilizar?

Nesse caso, o orçamento já nasce segmentado por projeto , permitindo acompanhar diretamente quanto cada projeto pode gastar em cada categoria.

No entanto, é importante considerar que, quando os projetos possuem orçamentos independentes e são geridos separadamente, geralmente é mais adequado criar um orçamento específico para cada projeto.

Por exemplo, se a organização possui diversos projetos, cada um com suas próprias rubricas e acompanhamento individual, criar um único orçamento com linhas compostas por vários projetos pode tornar a estrutura mais complexa e dificultar a gestão.

Nesses casos, a prática mais recomendada costuma ser criar um orçamento para cada projeto , contendo suas rubricas específicas.

Já a estrutura com linhas combinando projeto e conta financeira dentro de um único orçamento tende a ser mais adequada quando:

os projetos fazem parte de um mesmo programa ou iniciativa;
existe interesse em comparar ou consolidar a execução financeira entre projetos;
ou quando se deseja acompanhar diversos projetos dentro de uma mesma visão orçamentária.

Assim, a escolha entre um orçamento por projeto ou um orçamento único com linhas compostas depende principalmente de como a organização deseja estruturar e analisar o controle financeiro dos seus projetos.

Dica:

Clique aqui para ler mais sobre Plano de Contas Financeiro e Projetos/Centros de Custo.

Autorização de Pagamentos por Centro de Custo

Wed, 04 Feb 2026 20:30:58 GMT

A Autorização de Pagamentos por Centro de Custo permite que um mesmo pagamento seja aprovado por diferentes responsáveis, de acordo com o rateio informado em cada centro de custo.

Essa funcionalidade é ideal para organizações que trabalham com múltiplos projetos, departamentos ou unidades, onde cada gestor é responsável apenas pelo seu respectivo orçamento.

Como funciona na prática

Quando um pagamento possui rateio entre diferentes centros de custo:

Cada linha de rateio poderá ser enviada para um aprovador diferente.
Cada aprovador visualizará apenas o valor vinculado ao seu centro de custo.
Cada aprovador recebe a solicitação referente à sua parte.
A aprovação é feita de forma individual por centro de custo.

Importante: o pagamento só será considerado aprovado quando todos os aprovadores aprovarem suas respectivas partes. Caso qualquer aprovador rejeite seu centro de custo , o pagamento inteiro será automaticamente rejeitado.

Exemplo prático

Suponha um pagamento no valor total de R$ 1.000,00 , com o seguinte rateio:

R$ 300,00 para o Projeto A
R$ 500,00 para o Projeto B
R$ 200,00 para o Projeto C

Neste cenário:

O responsável pelo Projeto A aprova R$ 300,00.
O responsável pelo Projeto B aprova R$ 500,00.
O responsável pelo Projeto C aprova R$ 200,00.

✅ Somente quando os três aprovadores realizarem a aprovação, o pagamento será liberado como Aprovado .

❌ Se qualquer um deles rejeitar, o pagamento completo será marcado como Rejeitado .

Como habilitar a autorização de pagamentos por centro de custo

Para ativar o processo de autorização de pagamentos por centro de custo, basta acessar a tela de configurações em Configurações > Configurações Gerais > Autorização de Pagamento .

Nas configurações, ative a opção Habilitar aprovação por centro de custo? .

Importante:

Para utilizar este recurso, é necessário identificar os centros de custo em que cada aprovador pode atuar, na tela de Alçadas de Aprovação.

Como enviar um pagamento para aprovação considerando os centros de custo

No Ongsys há a possibilidade de envio de pagamentos para aprovação por meio de duas telas:

Tela de Solicitação de Pagamentos
Tela de Contas a Pagar

Em ambas as telas, basta selecionar um pagamento e clicar em enviar para aprovação.

Por padrão, será exibida a tela de aprovação padrão. Basta clicar na opção Aprovar por Projeto/Centro de Custo? para que a seleção de aprovadores seja alterada.

Importante:

Neste esquema de aprovação é possível selecionar apenas um nível de aprovação para cada centro de custo.

Incidente Cloudflare 19/12

Fri, 19 Dec 2025 15:24:12 GMT

Comunicado Oficial – Incidente no provedor Cloudflare 19/12

19/12/2025 - 14:35

O provedor Cloudflare informou que uma correção foi realizada e que estão monitorando.

19/12/2025 - 13:46

Informamos que os serviços abaixo apresentam instabilidades:

Geração de remessa bancária de pagamento
Emissão de notas fiscais
Emissão de boletos bancários

19/12/2025 - 13:29

O provedor Cloudflare informou que continua investigando o problema.

19/12/2025 - 12:06

O provedor Cloudflare reconheceu a ocorrência da problemas de rede e afirmou estar investigando. Seguimos acompanhando.

19/12/2025 - 12:01

Estamos acompanhando uma instabilidade temporária no acesso ao sistema, causada por indisponibilidades no provedor de segurança Cloudflare .

Relatórios globais apontam crescimento na indisponibilidade de vários serviços de tecnologia, como X e ChatGPT.

Nossa equipe está monitorando o cenário em tempo real e atuando para minimizar impactos.

Assim que houver novas informações oficiais, comunicaremos a todos.

Obrigado pela compreensão.

Digital Workplace – BHub/Ongsys

Acompanhe na Mídia

Outro apagão? Cloudflare investiga nova instabilidade - Olhar Digital

502 bad gateway: Cloudflare apresenta instabilidades em sites; entenda - Techtudo

Relatórios de usuários indicam problemas com Cloudflare - Downdetector

Dica:

Consulte o site oficial da Cloudflare sobre o problema: https://www.cloudflarestatus.com/

O que é a Cloudflare? A Cloudflare é uma empresa de infraestrutura que funciona como um intermediário entre o site e o usuário. Ela distribui parte do conteúdo desses sites em servidores espalhados pelo mundo, o que ajuda a acelerar o carregamento das páginas, reduzir custos e proteger contra ataques. Quando algum serviço da Cloudflare falha, sites que dependem dela podem ficar lentos ou até inacessíveis.

Importante:

Manteremos essa página atualizada sobre o problema.

Incidente Cloudflare

Tue, 18 Nov 2025 12:30:31 GMT

Comunicado Oficial – Incidente no provedor Cloudflare

18/11/2025 - 15:41

Informamos que a fila de exportação de relatórios do Ongsys foi impactada durante o incidente.

As exportações de relatórios foram retomadas e as solicitações estão sendo processadas. Todos os pedidos já realizados, acumulados na fila, serão processados no decorrer desta tarde.

Poderá ser observado um período maior de espera para acesso ao download dos arquivos.

18/11/2025 - 14:44 ✅

O provedor Cloudflare comunicou que agora está operando normalmente e não são mais observados erros ou lentidões.

18/11/2025 - 14:36

Identificamos a normalização dos serviços de emissão de notas fiscais e boletos bancários.

18/11/2025 - 14:22

Identificamos a normalização do serviço de geração de arquivos CNAB de pagamento.

A equipe continua monitorando os demais serviços.

18/11/2025 - 12:49

Indisponibilidade na emissão de notas fiscais de serviço

Indisponibilidade na emissão de boletos bancários

Indisponibilidade na geração de arquivos CNAB de pagamento

A equipe BHub/Ongsys informa que as funções de emissão de notas fiscais, boletos e geração de remessas bancárias ainda podem apresentar instabilidades relacionadas ao incidente com a Cloudflare.

18/11/2025 - 12:40

O provedor Cloudflare informou que erros pontuais continuam a ocorrer após correção realizada e estão trabalhando para corrigi-los.

Continuamos monitorando a disponibilidade dos serviços do Sistema Ongsys.

18/11/2025 - 11:42

O provedor Cloudflare informou que uma correção foi disponibilizada e acreditam que o problema tenha sido resolvido. Informou ainda que continuarão a monitorar o serviço.

A equipe BHub/Ongsys também segue monitorando a disponibilidade do Ongsys.

No momento, o Sistema Ongsys está no ar, operando normalmente. Ao observar qualquer problema, pedimos por gentileza que nos comuniquem via suporte.ongsys@bhub.ai.

18/11/2025 - 11:22

O provedor Cloudflare informou que continua a trabalhar na solução do problema.

18/11/2025 - 10:09

O provedor Cloudflare informou ter identificado a causa do problema e estão trabalhando na solução.

18/11/2025 - 09:53

O problema permanece e o provedor Cloudflare informou que continua investigando.

18/11/2025 - 09h27

Estamos acompanhando um incidente global divulgado oficialmente pela Cloudflare , provedor global de infraestrutura de internet e serviços de segurança, que atende diversas empresas no mundo.

Segundo o status publicado hoje, a rede global da Cloudflare está apresentando problemas, o que pode impactar diversos serviços importantes que utilizam a plataforma. Sistemas como Instagram, X, Zendesk, ChatGPT, Google, AWS, Microsoft e outros sites estão apresentando problemas.

O Ongsys também utiliza este serviço e está sendo impactado pelo incidente.

A Cloudflare já reconheceu o incidente e informo u que está investigando a causa, trabalhando na normalização do ambiente. Novas atualizações serão divulgadas pelo fabricante e seguimos monitorando em tempo real. Até o momento, nossos serviços podem apresentar instabilidade intermitente.

Assim que houver novas informações oficiais, comunicaremos a todos.

Obrigado pela compreensão.

Digital Workplace – BHub/Ongsys

Acompanhe na Mídia

X, ChatGPT e Cloudflare têm instabilidade na manhã desta terça - Portal G1

Por que falha do Cloudflare provocou caos na internet - BBC News Brasil

Cloudflare down latest: ‘Fix’ update issued after X, ChaptGPT and more websites suffer mass outage - The Independent

Cloudflare Outage Disrupts X, ChatGPT and Other Parts of the Internet - The New York Times

Dica:

Consulte o site oficial da Cloudflare sobre o problema: https://www.cloudflarestatus.com/

Importante:

Manteremos essa página atualizada sobre o problema.

API Ongsys

Tue, 30 Sep 2025 19:37:09 GMT

No Ongsys é possível consultar dados da sua organização por meio de uma API.

A API permite a consulta de dados disponíveis no sistema, oferecendo maior flexibilidade para análise e integração. Com ela, é possível criar visualizações personalizadas, alimentar ferramentas de Business Intelligence (BI) e gerar relatórios sob medida, tornando a tomada de decisão mais eficiente.

Lista de conteúdos:

Autenticação

URLs e Endpoints

Status e Erros

Paginação de Resultados

Postman Collection

Movimentações Financeiras

GET – Contas a Pagar

POST – Contas a P agar

POST – Baixa de Contas a P agar

GET – Contas a Receber

POST – Contas a Receber

POST – Baixa de Contas a Receber

GET – Transferências Bancárias

POST - Transferências Bancárias

GET – Lançamentos Bancários

GET – Adiantamentos a Fornecedores

GET – Adiantamentos a Clientes

Gestão de Cadastros

GET – Clientes

GET – Fornecedores

GET – Contratos a Pagar

GET – Contratos a Receber

Anexos de Lançamentos

Logs de Ações no Sistema

Compras

GET - Produtos

GET - Pedidos

Autenticação

Para utilizar a API do Ongsys, necessita-se de uma apikey .

A apikey deverá ser gerada internamento por meio do sistema, em Configurações > Configurações Gerais > Aba Outras .

Busque pelo campo Controle de acesso da API . Copie a chave, caso já esteja gerada, ou clique em Gerar novo token.

Além disso, por questões de segurança, somente serão aceitas requisições através de HTTPS.

Todas as URL's da API são case sensitive, ou seja, devem ser utilizadas da forma em que estão representadas.

A autenticação é realizada através do uso da apikey do usuário cadastrado na plataforma, onde toda chamada a API deve informar o token de acesso do usuário.

A autenticação de fato é feita utilizando HTTP Basic Auth . Para consumir qualquer serviço da API, todas e quaisquer requisições devem realizar esse tipo de autenticação. A autenticação básica fornecida pelo protocolo HTTP é bem simples, consiste em passar o header HTTP Authorization obedecendo ao seguinte algoritmo:

"Authorization: Basic" + "{#usuário}:{#senha}"

Para realizar a autenticação na API é preciso informar o campo usuário com o CNPJ da organização, sem pontos e hífen (por exemplo 29335055000134) e o campo password com a apikey gerada.

O algoritmo anterior portanto seria:

"Authorization: Basic" + "29335055000134:apikey"

URLs e Endpoints

A URL base de acesso as rotas da API é https://www.ongsys.com.br/app/index.php/api/v2/

Todos os endpoints são acessíveis a partir desta rota. Por ex: https://www.ongsys.com.br/app/index.php/api/v2/ contas-pagar

Status e Erros

Um conjunto de status é definido e retornado em cada requisição para indicar situações de sucesso ou falha dos serviços e detalharmos o erro. Caso exista algum erro, ele será retornado no corpo resposta em formato JSON.

Por convenção, os status são divididos em "famílias":

2xx: Sucesso
4xx: Erro do cliente
5xx: Erro do servidor

A seguir alguns exemplos de status retornados pela API:

201 Ok - Requisição OK, tudo ocorreu como esperado.
401 Unauthorized – Erro de autenticação.
422 Unprocessable Entity – Existem erros nas requisições, como dados obrigatórios ausentes, erros de formatos de dados, entre outros.
500 Internal Server Error - A requisição não foi atendida por algum erro ocorrido no servidor.

Em caso de falha de um dado serviço, o erro poderá ser detalhado no corpo da mensagem de resposta em formato JSON.

Na API as mensagens de erros são detalhadas da seguinte forma:

Paginação de Resultados

Por padrão, cada requisição GET irá retornar, no máximo, 100 registros.

No retorno de cada requisição, estará presente a informação "totalRecords": x , que indicará a quantidade total de registros encontrados com base nos parâmetros enviados na consulta.

Utilizando o parâmetro "pageNumber": y , você deverá fazer chamadas consecutivas até que consiga acessar todos os registros necessários.

Por exemplo, se na primeira requisição você enviou "pageNumber": 1 e o retorno constou "totalRecords": 160 , então há 160 resultados com base nos filtros aplicados. Contudo, como cada página retorno apenas 100 registros, você deverá fazer uma nova chamada, enviando "pageNumber": 2 , para ter acesso aos registros restantes.

Postman Collection

Para facilitar a integração, nós disponibilizamos um Postman Collection contendo as rotas da API Ongsys.

Clique aqui para baixar o Collection.

Movimentações Financeiras

Lista de endpoints para carregamentos de movimentações financeiras: contas a pagar, contas a receber, transferências bancárias, lançamentos bancários, adiantamentos de clientes e adiantamentos a fornecedores.

GET – Contas a Pagar

GET → Buscar contas a pagar no período

Endpoint: .../api/v2/ contas-pagar

QUERY PARAMETERS:

filtro: inteiro 1, 2, 3, 4 ou 6, sendo 1 - Emissão, 2 - Vencimento, 3 - Pagamento, 4 - Data Cadastro, ou 6 - Competência;

data_inicio: data no formato aaaa-mm-dd;

data_fim: data no formato aaaa-mm-dd;

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

POST – Contas a Pagar

POST → Rota para inserção de Contas a Pagar na base de dados

Endpoint: .../api/v2/ create-contas-pagar

QUERY PARAMETERS:

Sem parâmetros

REQUEST BODY:

{

"fornecedor": {

"nome": "Empresa Fornecedora LTDA",

"documento": "12.345.678/0001-99"

"dataEmissao": "2023-05-01",

"dataVencimento": "2023-05-31",

"valorBruto": 1500.00,

"historicoDespesa": "Pagamento de serviços de consultoria",

"tipoDespesa": 1,

"lancamento": "Real",

"tipoDocumento": 1,

"numeroDocumento": "NF-000123",

"meioPagamento": 1,

"codCompras": 15,

"idContrato": 7,

"servico": 3,

"tipoPagamento": 2,

"codigoBarras": "12345.67890 12345.678901 12345.678901 1 12340000015000",

"nossoNumero": "000123456",

"contaPagadora": 5,

"observacoes": "Nota fiscal referente ao mês de maio",

"aliquotaIrrf": 1.5,

"codigoIrrf": "1708",

"valorIrrf": 22.50,

"aliquotaInss": 11.0,

"codigoInss": "1600",

"valorInss": 165.00,

"aliquotaPis": 0.65,

"codigoPis": null,

"valorPis": 9.75,

"aliquotaCofins": 3.0,

"codigoCofins": null,

"valorCofins": 45.00,

"aliquotaCsll": 1.0,

"codigoCsll": null,

"valorCsll": 15.00,

"aliquotaIss": 2.0,

"codigoIss": null,

"valorIss": 30.00,

"aliquotaPcc": null,

"codigoPcc": null,

"valorPcc": null,

" ratei os": [

{

"conta": "3.1.01.001",

"projeto": "1.01.001",

"subprojeto": "1.01-SUB",

"atividade": "1.01-AT",

"percentual": 100,

"valor": 750.00,

"observacoes": "Rateio integral ao projeto principal"

}

"baixa": [

{

"contaBancaria": 3,

"data": "2023-05-31",

"valor": 1500.00

}

]

}

No request body a ser enviado, é necessário se atentar às seguintes restrições:

Elementos em negrito são obrigatórios
Campos de data precisam estar no formato AAA-MM-DD
Campos de valor precisam ter os decimais separados por ponto (.) e não vírgula
O elemento "fornecedor" deve conter o nome e o documento (CPF ou CNPJ) do fornecedor. Caso o fornecedor ainda não esteja cadastrado no sistema, ele será cadastrado automaticamente.
O elemento "tipoDespesa" aceita os valores:
1 - Compra de Produto
2 - Contratação de Serviço
3 - Folha de Pagamento
4 - Pagamento de Impostos
5 - Reembolso de Despesas
9 - Outros
O elemento "lancamento" aceita os valores:
Real
Projetado
O elemento "tipoDocumento" aceita os valores:
1 - Nota Fiscal
6 - Cupom Fiscal
41 - Recibo
42 - Fatura
52 - Outros
54 - Provisório
O elemento "meioPagamento" aceita os valores:
1 = Internet Banking
2 = Outros (dinheiro, cheque, etc.)
3 = Cartão de Crédito
4 = Cartão de Débito
5 = Débito Automático
O elemento "tipoPagamento" aceita os valores:
2 - Transferência Eletrônica (Outra Titularidade)
4 - TED (Outra Titularidade)
6 - DOC (Outra Titularidade)
7 - Boleto Simples (Mesmo banco do pagamento)
8 - Boleto Simples (Outros Bancos)
9 - Contas de Concessionárias
10 - DARF com Código de Barras
20 - IPTU/ISS/OUTROS TRIBUTOS MUNICIPAIS
22 - PIX
Sobre o "rateio":
Nos elementos do rateio "conta" e "projeto", deve ser identificada a numeração da conta do plano de contas financeiro e dos projetos/centros de custo parametrizados na base de dados do sistema
Podem ser incluídas múltiplas linhas de rateio, porém a soma do elemento "percentual" de todas as linhas deve ser igual a 100
Podem ser incluídas múltiplas linhas de rateio, porém a soma do elemento "valor" de todas as linhas deve ser igual ao valor bruto do lançamento
Sobre a "baixa":
Elemento não obrigatório. Se não enviado, o lançamento é incluída ser baixa.
O elemento "contaBancaria" deve conter o ID da conta bancária cadastrada no sistema
O elemento "valor" deve ser igual ao valor bruto do lançamento

RETORNO 201:

O retorno da requisição, caso esteja correta, irá retornar o Código do Lançamento recém inserido. Esse código é único e necessário para identificar o lançamento em outras requisições. O campo "codigo baixa" será null quando nenhuma baixa for informada.

POST – Baixa de Contas a Pagar

POST → Rota para informar a baixa de Contas a Pagar já cadastradas na base de dados

Endpoint: .../api/v2/ baixa-contas-pagar

QUERY PARAMETERS:

Sem parâmetros

REQUEST BODY:

No request body a ser enviado, é necessário se atentar às seguintes restrições:

Todos os atributos são obrigatórios
Campos de data precisam estar no formato AAA-MM-DD
Campos de valor precisam ter os decimais separados por ponto (.) e não vírgula
O elemento "codigoLancamento" é o identificador único retornado na inserção da Conta a Pagar
Sobre a "baixa":
O elemento "contaBancaria" deve conter o ID da conta bancária cadastrada no sistema
O elemento "valor" deve ser igual ao valor bruto do lançamento

RETORNO 201:

GET – Contas a Receber

GET → Buscar contas a receber no período

Endpoint: .../api/v2/ contas-receber

QUERY PARAMETERS:

filtro: inteiro 1, 2, 3, 4, 5 ou 6, sendo 1 - Emissão, 2 - Vencimento, 3 - Prev. Efetivação, 4 - Recebimento, 5 - Data Cadastro ou 6 - Competência;

data_inicio: data no formato aaaa-mm-dd;

data_fim : data no formato aaaa-mm-dd;

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

POST – Contas a Receber

POST → Rota para inserção de Contas a Receber na base de dados

Endpoint: .../api/v2/ create-contas-receber

QUERY PARAMETERS:

Sem parâmetros

REQUEST BODY:

{

"cliente": {

"nome": "FULANO DE TAL",

"documento": "27.111.111/0001-11"

"dataEmissao": "2023-05-29",

"dataVencimento": "2023-05-29",

"valorBruto": 3890.14,

"historicoReceita": "RECEBIMENTO DE DOAÇÃO",

"tipoReceita": "2",

"lancamento": "Projetado",

"tipoDocumento": "1",

"meioRecebimento": "1",

"numeroDocumento": "0000000123123",

"observacoes": "Registro de doação",

"rateios": [

{

"conta": "1.1.1.01.009",

"projeto": "1.2.01",

"subprojeto": "1",

"atividade": "1",

"observacoes": "Verificações",

"percentual": 100,

"valor": 3890.14

}

"baixa": [

{

"contaBancaria": "12",

"data": "2023-05-29",

"valor": "3890.14"

}

]

}

No request body a ser enviado, é necessário se atentar às seguintes restrições:

Elementos em negrito são obrigatórios
Campos de data precisam estar no formato AAA-MM-DD
Campos de valor precisam ter os decimais separados por ponto (.) e não vírgula
O elemento "tipoReceita" aceita os valores:
1 - Venda de Produto
2 - Prestação de Serviço
3 - Doações
4 - Convênio
9 - Outras Receitas
O elemento "lancamento" aceita os valores:
Real
Projetado
O elemento "tipoDocumento" aceita os valores:
1 - Nota Fiscal
6 - Cupom Fiscal
41 - Recibo
42 - Fatura
52 - Outros
54 - Provisório
O elemento "meioRecebimento" aceita os valores:
1 - Boleto Bancário
2 - Transferência Bancária
3 - Cartão de Crédito
4 - Cartão de Débito
5 - Outros (dinheiro, cheque, vale, etc...)
Sobre o "rateio":
Nos elementos do rateio "conta" e "projeto", deve ser identificada a numeração da conta do plano de contas financeiro e dos projetos/centros de custo parametrizados na base de dados do sistema
Podem ser incluídas múltiplas linhas de rateio, porém a soma do elemento "percentual" de todas as linhas deve ser igual a 100
Podem ser incluídas múltiplas linhas de rateio, porém a soma do elemento "valor" de todas as linhas deve ser igual ao valor bruto do lançamento
Sobre a "baixa":
Elemento não obrigatório. Se não enviado, o lançamento é incluída ser baixa.
O elemento "contaBancaria" deve conter o ID da conta bancária cadastrada no sistema
O elemento "valor" deve ser igual ao valor bruto do lançamento

RETORNO 201:

O retorno da requisição, caso esteja correta, irá retornar o Código do Lançamento recém inserido. Esse código é único e necessário para identificar o lançamento em outras requisições.

POST – Baixa de Contas a Receber

POST → Rota para informar a baixa de Contas a Receber já cadastradas na base de dados

Endpoint: .../api/v2/ baixa-contas-receber

QUERY PARAMETERS:

Sem parâmetros

REQUEST BODY:

No request body a ser enviado, é necessário se atentar às seguintes restrições:

Todos os atributos são obrigatórios
Campos de data precisam estar no formato AAA-MM-DD
Campos de valor precisam ter os decimais separados por ponto (.) e não vírgula
O elemento "codigoLancamento" é o identificador único retornado na inserção da Conta a Receber
Sobre a "baixa":
O elemento "contaBancaria" deve conter o ID da conta bancária cadastrada no sistema
O elemento "valor" deve ser igual ao valor bruto do lançamento

RETORNO 201:

GET – Transferências Bancárias

GET → Buscar transferências bancárias no período

Endpoint: .../api/v2/ transferencias-bancarias

QUERY PARAMETERS:

data_inicio: data no formato aaaa-mm-dd;

data_fim: data no formato aaaa-mm-dd;

pageNumber: número maior ou igual 1;

exibicao_detalhada: false (padrão), true

RETORNO 201 - Exibição detalhada: false

RETORNO 201 - Exibição detalhada: true

POST – Transferência Bancária

POST → Rota para inserção de Transferências Bancárias na base de dados

Endpoint: .../api/v2/ create-transferencias-bancarias

QUERY PARAMETERS:

Sem parâmetros

REQUEST BODY:

No request body a ser enviado, é necessário se atentar às seguintes restrições:

Todos os atributos são obrigatórios
Campos de data precisam estar no formato AAA-MM-DD
Campos de valor precisam ter os decimais separados por ponto (.) e não vírgula
O elemento "codigoLancamento" é o identificador único retornado na inserção da Conta a Receber
Sobre a "baixa":
O elemento "contaBancaria" deve conter o ID da conta bancária cadastrada no sistema
O elemento "valor" deve ser igual ao valor bruto do lançamento

No request body a ser enviado, é necessário se atentar às seguintes restrições:

Com excecao de "creditoEmDataDiferente" e "dataCreditoContaDestino", todos os demais elementos são obrigatórios
Campos de data precisam estar no formato AAAA-MM-DD
Campos de valor precisam ter os decimais separados por ponto (.) e não vírgula
O elemento "origemTransferencia" deve conter o ID da conta bancária de origem cadastrada no sistema.
O elemento "destinoTransferencia" deve conter o ID da conta bancária de destino cadastrada no sistema.
Sobre o "creditoEmDataDiferente":
Elemento não obrigatório. Caso enviado como true, o campo "dataCreditoContaDestino" torna-se obrigatório e deve conter a data em que o crédito será efetivado na conta de destino.Se não enviado, a transferência será registrada com a mesma data da operação para ambas as contas.

RETORNO 201:

GET – Lançamentos Bancários

GET → Buscar lançamentos bancários no período

Endpoint: .../api/v2/ lancamentos-bancarios

QUERY PARAMETERS:

data_inicio: data no formato aaaa-mm-dd;

data_fim: data no formato aaaa-mm-dd;

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

GET – Adiantamentos a Fornecedores

GET → Buscar adiantamentos a fornecedores no período

Endpoint: .../api/v2/ adiantamentos-fornecedores

QUERY PARAMETERS:

data_inicio: data no formato aaaa-mm-dd;

data_fim: data no formato aaaa-mm-dd;

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

GET – Adiantamentos a Clientes

GET → Buscar adiantamentos a clientes no período

Endpoint: .../api/v2/ adiantamentos-clientes

QUERY PARAMETERS:

data_inicio: data no formato aaaa-mm-dd;

data_fim: data no formato aaaa-mm-dd;

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

Gestão de Cadastros

Lista de endpoints para carregamentos dos cadastros de clientes, fornecedores e contratos.

GET – Clientes

GET → Buscar clientes cadastrados

Endpoint: .../api/v2/ clientes

QUERY PARAMETERS:

filtro: inteiro 1,2,3,4,5,6 ou 7, sendo 1 tipo serviço Fornecedor, 2 - Parceiro, 3 - Projeto Apoiado, 4 - Voluntário, 5 - Funcionário, 6 – Governo e 7 - Outros

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

GET – Fornecedores

GET → Buscar fornecedores cadastrados

Endpoint: .../api/v2/ fornecedores

QUERY PARAMETERS:

filtro: inteiro 1,2,3,4,5,6 ou 7, sendo 1 tipo serviço Fornecedor, 2 - Parceiro, 3 - Projeto Apoiado, 4 - Voluntário, 5 - Funcionário, 6 – Governo e 7 - Outros

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

GET – Contratos a Pagar

GET → Buscar contratos a pagar cadastrados

Endpoint: .../api/v2/ contratos

QUERY PARAMETERS:

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

GET – Contratos a Receber

GET → Buscar contratos a receber cadastrados

Endpoint: .../api/v2/ contratos-receber

QUERY PARAMETERS:

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

Anexos de Lançamentos

No Ongsys é possível anexar arquivos nos cadastros e lançamentos financeiros do sistema.

Desta forma, também é possível consultar esses conteúdos por meio da API.

Rotas GET com anexos disponíveis:

Cadastros:
Cadastro de Clientes
Cadastro de Contratos a Pagar
Cadastro de Contratos a Receber
Cadastro de Fornecedores
Movimentações Financeiras:
Adiantamentos a Clientes
Adiantamentos a Fornecedores
Contas a Pagar
Contas a Receber
Lançamentos Bancários
Transferências Bancárias

Por padrão, as rotas acima não apresentam os anexos nos resultados. Para que os anexos sejam retornados, é necessário enviar um QUERY PARAMETER, conforme segue abaixo:

exibir_anexos : true

Desta forma, em cada registro retornado, o JSON de retorno terá um elemento "anexos": [] com os anexos vinculados, apresentando a URL de endereço com nome "caminho " e o nome original do arquivo, como "nome_original" .

Logs de Ações no Sistema

GET → Buscar logs de ações no sistema

Endpoint: .../api/v2/ logs

QUERY PARAMETERS:

data_inicio: data no formato aaaa-mm-dd;

data_fim: data no formato aaaa-mm-dd;

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

Compras

Lista de endpoints para consulta a dados de compras: produtos e pedidos de compras/contratações.

GET – Produtos

GET → Buscar produtos cadastrados no sistema

Endpoint: .../api/v2/ produtos

QUERY PARAMETERS:

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

GET – Pedidos de Compras/Contratações

GET → Buscar pedidos de compras/contratações cadastrados no sistema

Endpoint: .../api/v2/ pedidos

QUERY PARAMETERS:

numero_pedido: número inteiro;

pageNumber: número maior ou igual 1;

RETORNO 201:

Uso da API do Ongsys para Visualizações Personalizadas

Tue, 30 Sep 2025 18:18:26 GMT

As ferramentas de BI (Business Intelligence) permitem transformar dados em relatórios, gráficos e dashboards interativos. No caso do Ongsys, você pode utilizar a API para extrair dados financeiros e conectá-los a soluções externas, como o Power BI, Tableau, Google Data Studio, entre outras.

A partir disso, sua organização pode construir relatórios personalizados, adaptad os à identidade visual e às necessidades de análise interna.

Por que existe a API Ongsys?

O Ongsys foi desenvolvido para atender de forma padronizada e consistente todos os clientes do terceiro setor, garantindo estabilidade e confiabilidade. Contudo, não conseguimos atender à particularidades de cada organização; projetamos e disponibilizados um sistema completo, com funcionalidades padronizadas para todos.

Isso significa que não é possível criar visualizações específicas dentro do sistema para cada cliente .

Para suprir essa necessidade, criamos a API do Ongsys, que permite que cada organização:

Construa suas próprias análises;
Defina os indicadores que fazem mais sentido para sua realidade;
Crie relatórios e dashboards do jeito que desejar.

O que a API Ongsys possibilita?

A API Ongsys permite a consulta às movimentações financeiras cadastradas no sistema, oferecendo maior flexibilidade para análise e integração. Utilizando a API do Ongsys, é possível:

Extrair dados financeiros diretamente do Ongsys, de forma automatizada.
Conectar diferentes fontes de dados (ex.: sistemas internos + Ongsys) em uma única visão.
Criar relatórios interativos, permitindo filtros, segmentações e comparações.
Construir dashboards personalizados, com o layout e métricas que melhor atendam à sua realidade.
Atualização automática dos relatórios sempre que novos dados forem inseridos no sistema.

Requisitos

Para se conectar à API, ter acesso aos dados brutos das movimentações financeiras e poder criar visões e relatórios personalizados como citado acima, é preciso:

Co nhecimento em ferramentas de BI (como Power BI, Tableau, Google Data Studio etc.).
Conhecimento básico de APIs e integrações de dados.
Profissional ou equipe com experiência em análise de dados para estru turar conexões e criar visualizações.

Importante ��

A Ongsys fornece a API para acesso seguro aos dados.

A responsabilidade pelas integrações e configurações de ferramentas de análise de dados é integralmente da equipe do cliente.

Caso sua equipe não tenha conhecimento técnico, recomendamos procurar um profissional de BI ou empresa especializada para realizar a implementação.

Dica:

CLIQUE AQUI para acessar a documentação da API.

Compras - Como Migrar para a Nova Versão

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Tue, 17 Jun 2025 17:27:46 GMT

O Módulo de Compras do Ongsys passou por uma reestruturação completa e, neste tutorial, você verá como é fácil realizar a migração para a nova versão.

❓ Mas o que mudou na nova versão?

Fique tranquilo! As mudanças foram focadas em melhorias na usabilidade, visualização e gestão das requisições .

O fluxo de etapas permanece o mesmo , mas várias funcionalidades foram ampliadas ou aprimoradas para oferecer mais autonomia, controle e facilidade de uso aos usuários.

�� Importante: Todas as suas configurações atuais – como alçadas de aprovação, cadastros de produtos, além de requisições e cotações já existentes – continuarão disponíveis na nova versão .

Para conhecer todas as melhorias, acesse: Diferenças entre as versões

�� E como eu faço a migração para a nova versão?

A migração é simples e rápida. Basta redefinir as permissões dos usuários. As permissões relacionadas ao módulo antigo foram automaticamente removidas e uma nova permissão deve ser configurada.

Ajustar as permissões dos usuários

Acesse o menu Configurações > Usuários e Permissões
Na aba Permissões, edite os perfis de acesso dos usuários:
Habilite o acesso as funcionalidades do novo módulo de Compras, identificadas com o grupo Compras .

�� Para saber mais sobre como utilizar o novo módulo, acesse o tutorial completo do processo de compras .

Se precisar de ajuda, nossa equipe de suporte está à disposição para orientar sua organização na adaptação à nova versão.

Atenção:

Desde 15 de setembro de 2025 a versão anterior não está mais disponível.

Compras - Diferenças entre Versões do Módulo de Compras

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Tue, 17 Jun 2025 17:09:43 GMT

O Módulo de Compras do Ongsys passou por uma reestruturação completa, com foco em melhorias na usabilidade , visualização e gestão de requisições . O fluxo de etapas permanece o mesmo, mas várias funcionalidades foram ampliadas ou aprimoradas para oferecer mais autonomia e controle aos usuários.

✔️ Aumento no número de níveis de aprovação

Antes: Até 3 níveis sequenciais de aprovação.
Agora: Até 4 níveis sequenciais , oferecendo mais flexibilidade nos fluxos de aprovação.

✔️ Tela de Gerenciamento de Requisições

Antes: Não existia. Alterações em requisições só eram feitas pelo time de suporte via banco de dados.
Agora: Os gestores podem, diretamente pelo sistema:

Cancelar requisições
Mover requisições para etapas anteriores
Reiniciar requisições canceladas
Alterar aprovadores
Alterar comprador responsável
Consultar uma linha do tempo detalhada com o histórico de alterações

✔️ Melhoria na interface de preenchimento

Houve uma reformulação completa nas telas de preenchimento das requisições e registro das cotações . Agora, o processo de montagem do pedido (inclusão de produtos ou serviços) está mais organizado e intuitivo , com uma estrutura que facilita a inclusão e revisão dos itens solicitados.

Da mesma forma, a tela de lançamento de cotações dos fornecedores também foi aprimorada, permitindo uma comparação mais clara entre as propostas e um preenchimento mais rápido e eficiente .

✔️ Melhorias na Análise de Cotações

O processo de análise de cotações foi reformulado para tornar a comparação entre múltiplas propostas de fornecedores mais clara e eficiente. Agora, o sistema apresenta as informações de forma mais organizada , facilitando a visualização lado a lado das condições oferecidas (preço, prazo, observações, entre outros), o que contribui para uma tomada de decisão mais rápida e segura na escolha do fornecedor vencedor.

✔️ Centralização das informações

Antes: Havia duas telas distintas (Requisição e Cotação), o que gerava confusão para os usuários.
Agora: Todo o processo acontece em uma única tela , centralizando o acompanhamento da requisição, cotações e aprovações.

✔️ Integração com o Financeiro e Contratos mais flexível

Antes: A integração com o financeiro, geração de contrato e envio de pedido ao fornecedor só aconteciam ao encerrar o pedido (envio da Etapa 5 para Etapa 6) .
Agora: Essas ações podem ser feitas durante a etapa 5 , mesmo antes do encerramento definitivo. Assim, o pedido só precisa ser encerrado quando o cliente desejar (por exemplo, após o recebimento do produto ou execução do serviço).

✔️ Layouts de PDF atualizados

Os modelos de impressão da Requisição e do Pedido de Compras foram reformulados, com melhorias visuais e de organização das informações.

�� Para saber mais sobre como utilizar o novo módulo, acesse o tutorial completo do processo de compras .

Se precisar de ajuda, nossa equipe de suporte está à disposição para orientar sua organização na adaptação à nova versão.

Dica:

Tanto a versão anterior, quanto a nova versão, estarão disponíveis simultaneamente no sistema, temporariamente.

Libere o acesso a nova versão e remova o acesso a versão anterior por meio da gestão de usuários, em Configurações > Usuários e Permissões.

Atenção:

Desde 15 de setembro de 2025 a versão anterior não está mais disponível.

Envio de Certificado Digital A1

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Fri, 09 May 2025 18:05:00 GMT

Para que o sistema consiga capturar automaticamente as notas fiscais emitidas para a empresa e para que seja possível emitir notas fiscais de serviço pelo sistema, é necessário fornecer um Certificado Digital A1, válido e com senha . Neste tutorial, você verá o passo a passo para inserir o certificado no sistema de forma segura e garantir o funcionamento correto da captura de notas.

Como carregar o Certificado Digital A1 no sistema

Para inserir seu certificado digital, acesse no menu lateral Configurações > Configurações Gerais . Posteriormente, clique na aba Captura de Notas Fiscais .

No bloco Certificado Digital , selecione o arquivo A1 do seu certificado no campo Certificado. Você também deve preencher a senha.

Já a data de vencimento é identificado automaticamente e não é necessário preencher.

Uma vez feito o preenchimento, clique em Salvar Configurações .

Atenção:

Sempre que seu certificado digital vencer, é necessário inserir no sistema o novo certificado emitido.

Captura de Notas Fiscais

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Fri, 09 May 2025 18:04:57 GMT

Neste tutorial, vamos mostrar como funciona o processo de captura automática de notas fiscais no sistema. Esse recurso permite que as notas fiscais emitidas para o CNPJ da entidade sejam localizadas e importadas automaticamente, reduzindo erros manuais e otimizando o controle financeiro. A seguir, você verá como ativar o serviço, configurar os parâmetros e acompanhar as notas capturadas.

Lista de conteúdos:

Configuração p ara captura de notas fiscais

Como capturar uma Nota Fiscal de Produto

Como capturar uma Nota Fiscal de Serviço

Como gerar uma Despesa a partir de uma nota fiscal capturada

Configuração para captura de notas fiscais

Para utilizar a funcionalidade de captura de notas fiscais, é necessário que seja disponibilizado o Certificado A1 da empresa, válido, e com a senha. Posteriormente, a equipe de suporte fará as demais configurações para que a captura possa ocorrer normalmente.

Clique no tutorial abaixo para saber como carregar o Certificado Digital A1 no sistema.

Se você já carregou o certificado digital e as configurações foram finalizadas, veja as etapas abaixo para realizar a captura.

Como capturar uma Nota Fiscal de Produto

Para realizar a captura de uma Nota Fiscal de Produto (DANFE) emitida contra o seu CNPJ, acesse no menu lateral Captura de NFs > NFs de Produto .

Na tela, clique em Capturar NFs, preencha o período desejado e clique em Capturar.

Se existirem notas fiscais emitidas no período selecionado, elas serão exibidas na tabela.

Atenção:

Não são capturadas as notas fiscais emitidas antes da configuração da captura.

Como capturar uma Nota Fiscal de Serviço

Para realizar a captura de uma Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) emitida contra o seu CNPJ, acesse no menu lateral Captura de NFs > NFs de Serviço .

Na tela, clique em Capturar NFs, preencha o período desejado e clique em Capturar.

Se existirem notas fiscais emitidas no período selecionado, elas serão exibidas na tabela.

Atenção:

Não são capturadas as notas fiscais emitidas antes da configuração da captura.

Como gerar uma Despesa a partir de uma nota fiscal capturada

Uma vez capturada uma nota fiscal emitida contra o seu CNPJ, seja de serviço ou produto, você pode realizar a criação de uma Conta a Pagar (despesa) diretamente a partir desta nota.

Ao fazer isso, o sistema já irá considerar os dados da nota fiscal, como valor e emissão, no preenchimento da despesa. Os demais dados, como rateio e vencimento, precisarão ser preenchidos por você.

Para gerar uma despesa a partir de uma nota fiscal captura, acesse a tela de captura de notas de serviço o produto, encontre a nota desejada e, na coluna Ações , clique no botão Importar para o contas a pagar (+) .

Preencha os dados necessários, como vencimento e rateio, e clique em Salvar.

Uma vez criada uma despesa a partir da nota fiscal captura, o status de lançamento da nota fiscal muda de Não lançado para Lançado , indicando que já há uma despesa cadastrada relacionada a esta nota.

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar o conteúdo específico sobre Contas a Pagar.

Compras - Gerenciamento de Requisições

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Thu, 13 Mar 2025 01:27:23 GMT

A tela de gerenciamento de requisições permite visualizar todas as requisições de compras e contratações da organização. Através desta interface, os usuários podem acompanhar o status das requisições e acessar informações detalhadas sobre cada uma delas.

Essa tela centraliza todas as ações de controle e acompanhamento das requisições, proporcionando maior transparência e eficiência na gestão de compras e contratações.

O acesso se dá por meio do menu Compras > Gerenciamento de Requisições .

Atenção:

O acesso a esta funcionalidade permite com que os usuários possam visualizar e obter informações a respeito de todas as requisições de compras da organização, independente de alçada de compra.

O acesso deve ser liberado apenas ao usuários que possam visualizar essas informações.

Funcionalidades disponíveis

Os usuários com acesso a esta tela podem visualizar e obter informações a respeito de todas as requisições de compras da organização.

Usuários sem alçada de gestor, poderão executar as seguintes ações:

Visualização de Requisições e Cotações : Acompanhe todas as requisições cadastradas no sistema, filtrando por status, datas e outros critérios relevantes.
Exportação para PDF : Gere um documento com os detalhes da requisição para arquivamento ou compartilhamento.
Histórico de Alterações : Consulte a linha do tempo de modificações realizadas na requisição, garantindo transparência no processo.

Funcionalidades exclusivas para Gestores

Usuários com alçada de gestor possuem permissões adicionais para um controle mais amplo das requisições:

Cancelar requisições : Permite encerrar uma requisição que não será mais processada.
Mover a requisição para etapas anteriores : Caso necessário, a requisição pode ser retornada a uma etapa anterior do fluxo.
Reiniciar requisições canceladas : Se uma requisição foi cancelada por engano ou precisar ser retomada, é possível reativá-la.
Alterar aprovadores : Ajuste os responsáveis pela aprovação da requisição conforme necessário.
Alterar comprador responsável : Modifique o responsável pela compra ou contratação para melhor gerenciamento do processo.

Dica:

As funcionalidades exclusivas dos gestores estão disponíveis para usuários com a nova alçada do tipo gestor. Acesse Configurações > Alçadas de Aprovação > Alçadas de Compras e faça o cadastro.

Como visualizar requisições ou cotações

Para visualizar detalhes de uma requisição, vocês deve encontrá-la na lista e clicar no botão de Visualizar requisição (olho) na coluna Ações.

Para visualizar a cotação da requisição, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Visualizar cotação .

Como exportar a requisição ou pedido para PDF

Para exportar a requisição para PDF, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Requisição para PDF .

Para exportar o pedido para PDF, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Pedido para PDF .

Como visualizar o histórico de alterações da requisição

Para visualizar detalhes sobre as ações realizadas na requisição, basta encontrá-la na lista e clicar no botão de Ver histórico de alterações .

Na tela que se abrirá, é possível ver as alterações em uma linha do tempo, assim como em uma tabela descritiva.

Como cancelar uma requisição (gestor)

Usuários com alçada de gestor podem cancelar requisições a qualquer momento.

Para cancelar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Cancelar requisição .

Preencha a justificativa de cancelamento e clique em Cancelar requisição.

Atenção:

Ao cancelar, a requisição é retirada do fluxo de aprovações de compras e contratações e não mais estará disponível. Será possível reiniciar, porém a requisição voltará para a Etapa 1 e precisará passar por todas as demais etapas posteriormente.

Como reiniciar uma requisição cancelada (gestor)

Usuários com alçada de gestor podem reiniciar requisições canceladas a qualquer momento.

Para reiniciar, basta encontrar a requisição cancelada e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Reiniciar requisição .

Preencha a justificativa e clique em Reiniciar requisição.

A requisição voltará para a Etapa 1 e o solicitante deve enviá-la para o fluxo de compras novamente.

Como mover a requisição para etapas anteriores (gestor)

Usuários com alçada de gestor podem voltar a requisição para etapas anteriores do processo de compras.

Para isso, basta encontrar a requisição cancelada e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Mover a requisição para etapas anteriores .

Escolha a etapa, preencha a justificativa e clique em Salvar alteração.

A requisição voltará para a etapa escolhida.

Alterar aprovadores de requisição e cotação (gestor)

Usuários com alçada de gestor podem voltar alterar os aprovações de requisição ou de cotação das requisições.

Estando uma requisição na Etapa 2, basta encontrá-la e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Alterar aprovadores da requisição .

Estando uma requisição na Etapa 4, basta encontrá-la e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Alterar aprovadores da cotação .

Na tela que se abrirá, será possível alterar os aprovadores pendentes, que ainda não aprovaram a requisição/cotação.

Escolha os aprovadores, preencha a justificativa e clique em Alterar aprovadores.

Atenção:

Apenas é possível mudar os aprovadores pendentes, que ainda não executaram a sua aprovação.

Alterar comprador responsável pela requisição (gestor)

Usuários com alçada de gestor podem alterar um comprador responsável pela inserção de uma cotação de requisição.

Estando uma requisição na Etapa 3 e já existindo uma cotação previamente realizada, basta encontrá-la e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Alterar comprador .

Na tela que se abrirá, e scolha o novo comprador, preencha a justificativa e clique em Alterar comprador.

Atenção:

A função somente estará disponível se já existir uma cotação previamente cadastrada para aquela requisição.

Caso não exista, qualquer usuário com alçada de comprador, dentro dos critérios configurados, poderá assumir o preenchimento da cotação.

Compras - Etapas 5 e 6: Gestão de Pedidos

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Wed, 05 Mar 2025 15:21:49 GMT

As Etapas 5 e 6 correspondem a pedidos vinculados aos fornecedores selecionados a partir da análise da cotação na Etapa 4.

Na Etapa 5, temos os pedidos pendentes, ao em andamento. Para os pedidos de compra nesta etapa, é possível:

Integrar a requisição com o módulo financeiro, criando despesas relacionadas à compra ou contratação;
Enviar o pedido ao fornecedor por e-mail;
Registrar um contrato com o fornecedor;
Controlar a entrega dos produtos ou serviços.

Já na Etapa 6, temos os pedidos concluídos.

Atenção:

A gestão dos pedidos de compras é realizada em tela separada. Você deve acessar Compras > Pedidos de Compras e Contratações .

Gestão de Pedidos

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Pedidos de Compras e Contratações .

Nesta tela, serão listados todos os pedidos ao fornecedor. Por meio das abas no topo da página, é possível diferenciar os pedidos Pendentes (Etapa 5) dos pedidos Finalizados (Etapa 6).

Cada pedido a fornecedor possui, na coluna Status do Pedido, quatro indicativos de controle:

Pedido atendido ou não atendido - indica se todos os produtos comprados foram entregues ou se todos os serviços contratados foram executados;
Contrato gerado ou não gerado - indica se foi criado um contrato vinculado a requisição de compras;
Pedido enviado ou não enviado ao fornecedor - indica se o pedido foi enviado ao fornecedor;
Integração com o financeiro realizada ou não realizada - indica se foi criado o provisionamento de despesas relacionadas ao pagamento do pedido no módulo de Contas a Pagar.

Como gerar despesas relacionadas ao pedido

Para realizar o provisionamento de despesas relacionadas ao pagamento do pedido, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Gerar contas a pagar .

Na tela que se abrirá, você deve preencher os dados gerais da despesa, escolher o tipo de negociação, quantidade de pagamentos e rateio, e clicar em Salvar.

Como resultado, o sistema irá criar Contas a Pagar vinculadas a este pedido.

Observe que, ao gerar contas a pagar, o indicativo de integração com o financeiro na coluna Status Pedido fica em verde.

Você também pode visualizar as contas a pagar vinculadas ao pedido clicando no botão (⋯) e depois em Visualizar contas a pagar , na coluna Ações.

Como gerar um contrato relacionado ao pedido

Para cadastrar um contrato relacionado ao pedido, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Gerar contrato .

Na tela que se abrirá, você deve preencher os dados gerais do contrato e clicar em Salvar.

Como resultado, o sistema irá criar um Contrato vinculado a este pedido.

Observe que, ao gerar o contrato, o indicativo de contrato gerado na coluna Status Pedido fica em verde.

Como enviar pedido por e-mail ao fornecedor

Para enviar o pedido por e-mail ao fornecedor, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Enviar pedido por e-mail ao fornecedor .

Na tela que se abrirá, confirmar os dados de contato do fornecedor e clicar em Enviar.

Como resultado, o sistema irá criar enviar o pedido ao fornecedor e anexar o documento PDF correspondente ao pedido.

Observe que, ao gerar o contrato, o indicativo de pedido enviado na coluna Status Pedido fica em verde.

Caso você tenha enviado o pedido ao fornecedor por fora do sistema, também é possível indicar que o pedido já foi enviado. Para isso, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Marcar pedido como enviado ao fornecedor .

Observe que, ao gerar o contrato, o indicativo de pedido enviado na coluna Status Pedido fica em verde.

Como controlar entregas e prestações de serviço do pedido

Uma vez que o pedido foi enviado ao fornecedor, é possível controlar as entregas dos produtos ou prestações dos serviços relacionados.

Para isso, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Entregas/Prestação dos serviços.

Na tela que se abrirá, serão listados todos os produtos/serviços do pedido, assim como as quantidades, e você poderá informar as datas em que foram entregues.

Utilize essa função para controlar o atendimento ao pedido pelo fornecedor.

Assim que todos os produtos/serviços do pedido forem entregues/prestados , o indicativo de pedido atendido na coluna Status Pedido fica em verde.

Como encerrar um pedido pendente

Os pedidos pendentes, correspondente à Etapa 5 do processo, podem ser finalizados.

Para isso, você deve encontrar o pedido na lista e, na coluna Ações, clicar no botão Encerrar processo de compras .

Ao encerrar, o pedido ficará com status de encerrado, correspondente à Etapa 6 do processo.

Como exportar o pedido para PDF

Uma vez gerado um pedido, é possível gerar um PDF com todos os dados solicitados.

Para gerar, basta encontrar o pedido e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Pedido para PDF .

Este é o mesmo PDF enviado por e-mail ao fornecedor ao utilizar a função de envio do sistema.

Compras - Etapa 4: Análise da Cotação

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Wed, 05 Mar 2025 15:12:31 GMT

Nesta etapa, os aprovadores definidos na Etapa 3 devem analisar e aprovar ou rejeitar a cotação.

O sistema Ongsys permite configurar até quatro níveis de aprovação sequenciais. Cada aprovador de um nível sequencial deve concluir sua análise para que o próximo aprovador seja acionado. Deste modo, as requisições estarão visíveis nesta etapa para o aprovador necessário no momento.

O sistema notifica via e-mail cada aprovador no momento em que sua aprovação for necessária, garantindo um fluxo organizado e eficiente.

Como visualizar uma cotação

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Requisições de Compras e Contratações > Etapa 4.

Se você é aprovador e há uma cotação listada para você na Etapa 4, então sua análise é necessária.

Para visualizar a cotação e ter acesso aos dados preenchidos na Etapa 3, basta encontrá-la e clicar no botão de visualização (lápis).

Uma janela se abrirá exibindo os dados da cotação. Neste janela, também é possível visualizar os dados da requisição originalmente preenchida.

Como aprovar uma cotação e escolher o fornecedor vencedor

Caso tenha analisado a cotação esteja tudo correto, você deve escolher o fornecedor vencedor.

Para isso, basta encontrar a cotação na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Aprovar .

A maneira de escolher entre os fornecedores irá depender do Tipo de Aprovação indicado na cotação.

Se o Tipo de Aprovação indicado foi Por Fornecedor , você deverá selecionar um fornecedor vencedor na lista de Cotações Por Fornecedor.

Nesta seleção, todos os produtos ou serviços solicitados serão adquiridos deste fornecedor selecionado.

Se o Tipo de Aprovação indicado foi Por Item , você deverá selecionar cada um dos itens na cotação do respectivo fornecedor. Caso haja cotação de mais de um fornecedor e mais de um item na requisição, o sistema irá exibir o valor de cada item, para cada fornecedor.

Neste caso, você poderá escolher parte dos itens de um fornecedor, e o restante de um fornecedor diferente.

Após escolher o fornecedor ou itens da cotação, identifique o critério utilizado na escolha, como por exemplo o menor preço, e deixe comentários adicionais caso seja necessário. Por fim, clique em Aprovar .

Se houver outro aprovador definido após você, a cotação será enviada para este aprovador. Do contrário, ela seguirá para a Etapa 5, tornando-se um pedido.

Dica:

Você pode autorizar múltiplas requisições ao mesmo tempo. Basta selecionar todas e clicar no botão de autorização.

Como rejeitar uma cotação

Caso tenha analisado a cotação e encontre problemas, você deve rejeitá-la. Ainda que outros aprovadores anteriores a você tenha aprovado a cotação, sua rejeição prevalecerá.

Para rejeitar uma requisição, basta encontrar a cotação na lista e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Rejeitar .

Será aberta uma janela de rejeição. Nela você deve identificar o motivo da rejeição e, se necessário, incluir comentários adicionais. Você também deverá escolher se será possível a realização de alterações na requisição e para qual etapa ela retornará.

Importante:

Ao rejeitar uma cotação, você pode permitir que a requisição ainda possa ser alterada, ou escolher cancelá-la em definitivo. Se puder ser alterada, você deve indicar para qual etapa anterior ela deverá retornar.

Não se esqueça de escolher a opção adequada! Ao não permitir alteração, a requisição será cancelada e o solicitante não poderá fazer modificações.

Como exportar a requisição para PDF

Uma vez criada uma requisição, é possível gerar um PDF com todos os dados solicitados.

Este PDF é atualizado constantemente, conforme a requisição avança pelas etapas do processo.

Para gerar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Requisição para PDF .

Compras - Etapa 3: Cotação

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Wed, 05 Mar 2025 15:02:14 GMT

Nesta etapa, a requisição aprovada segue para o processo de cotação. O objetivo é registrar propostas de diferentes fornecedores, permitindo a comparação e análise das melhores condições de preço, prazo e qualidade. O sistema Ongsys facilita essa etapa, garantindo transparência e controle sobre as ofertas recebidas antes da escolha do fornecedor vencedor.

Como visualizar uma requisição

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Requisições de Compras e Contratações > Etapa 3.

Se você é comprador e há uma requisição listada para você na Etapa 3, então você pode atuar como comprador e inserir cotações.

Para visualizar a requisição e ter acesso aos dados preenchidos na Etapa 1, basta encontrá-la e clicar no botão de visualização (olho).

Uma janela se abrirá exibindo os dados da requisição.

Como incluir uma cotação

Para incluir uma cotação em requisição existente, você deve encontrá-la na lista da Etapa 3 e, na coluna Ações, clicar no botão de edição (lápis) .

Na tela que se abrirá, você deve fazer a inserção da cotação.

Quantidade de fornecedores

Você deverá escolher a quantidade de fornecedores para os quais irá incluir cotações. Por exemplo, se escolher 3 fornecedores, deverá incluir os valores do orçamento de 3 fornecedores.

A exceção é quanto a requisição foi criada com a informação de Fornecedor Único . Neste caso, o requisitante já direcionou a compra para um fornecedor específico, logo você deverá incluir a cotação apenas deste fornecedor.

Detalhar custo por item

Ao inserir uma cotação, você terá duas opções:

inserir os valores totais por fornecedor ou;
inserir os valores de cada produto/serviço solicitado para cada fornecedor.

Selecione a opção "Detalhar custos por item" para inserir os valores individuais de cada produto/serviço em cada fornecedor.

Preencha os valores das cotações conforme informação enviada pelos fornecedores.

Escolha o Tipo de Aprovação:

Por fornecedor - a cotação deverá ser aprovada por fornecedor. Logo apenas um fornecedor deverá ser escolhido para fornecer todos os itens solicitados na requisição;
Por item - a cotação poderá ser aprovada escolhendo-se múltiplos fornecedores; um produto poderá ser comprado de um e outro produto poderá ser comprado de outro fornecedor.

Escolha uma Indicação de Justificativa, que irá indicar o critério mais adequado para avaliação, como o menor preço.

Importante:

Para o tipo de aprovação Por item, obrigatoriamente deverá ser inserida a cotação por item, indicando os valores individuais de cada item solicitado, para cada fornecedor.

Como enviar a cotação para aprovação

Após conclusão da cotação, você deverá enviá-la para análise e aprovação, que ocorrem na Etapa 4.

Para isso, basta encontrar sua cotação previamente preenchida e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Enviar Cotação .

O sistema irá abrir uma janela de envio para aprovação. Neste janela, serão listados todos os aprovadores possíveis para esta cotação. Você deve escolher os aprovadores e clicar em Enviar .

Uma vez enviada, o sistema irá disparar um e-mail ao primeiro aprovador, comunicando-o de que há uma cotação a ser analisada por ele.

Como rejeitar a cotação de uma requisição

Caso seja necessário, você pode rejeitar uma requisição. Desta maneira, você não precisará mais inserir cotação para esta requisição.

Para rejeitar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Rejeitar Requisição .

Será aberta uma janela de rejeição. Nela você deve identificar o motivo da rejeição e, se necessário, incluir comentários adicionais. Você também deverá escolher se será possível ao solicitante fazer alterações na requisição inicial e submetê-la para aprovação novamente.

Importante:

Ao rejeitar a cotação de uma requisição, você pode permitir que o solicitante faça modificações e a submeta novamente ao fluxo, ou escolher cancelá-la em definitivo.

Não se esqueça de escolher a opção adequada! Ao não permitir, a requisição será cancelada e o solicitante não poderá fazer modificações.

Como editar ou visualizar uma cotação

Você pode editar sua cotação sempre que necessário, antes do envio para as demais etapas . Para isso, basta encontrá-la e clicar no botão de edição (lápis).

De maneira similar, também é possível visualizar sua cotação, clicando no botão de visualização (olho).

Como exportar a requisição para PDF

Uma vez criada uma requisição, é possível gerar um PDF com todos os dados solicitados.

Este PDF é atualizado constantemente, conforme a requisição avança pelas etapas do processo.

Para gerar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Requisição para PDF .

Compras - Etapa 2: Aprovação da Requisição

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Wed, 05 Mar 2025 14:53:04 GMT

Nesta etapa, os aprovadores definidos na Etapa 1 devem analisar e aprovar ou rejeitar a requisição.

O sistema notifica via e-mail cada aprovador no momento em que sua aprovação for necessária, garantindo um fluxo organizado e eficiente.

Como visualizar uma requisição

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Requisições de Compras e Contratações > Etapa 2.

Se você é aprovador e há uma requisição listada para você na Etapa 2, então sua aprovação é necessária.

Para visualizar a requisição e ter acesso aos dados preenchidos na Etapa 1, basta encontrá-la e clicar no botão de visualização (lápis).

Uma janela se abrirá exibindo os dados da requisição.

Como Aprovar uma Requisição

Caso tenha analisado a requisição e esteja tudo correto, você deve aprovar a requisição para que ela possa avançar no processo. Se houver outro aprovador definido após você, a requisição será enviada para este aprovador. Do contrário, ela seguirá para a Etapa 3, de cotação.

Para aprovar uma requisição, basta identificá-la e selecioná-la . Por fim, clique no botão Autorizar requisição e confirme .

Dica:

Você pode autorizar múltiplas requisições ao mesmo tempo. Basta selecionar todas e clicar no botão de autorização.

Como Rejeitar uma Requisição

Caso tenha analisado a requisição e encontre problemas, você deve rejeitá-la. Ainda que outros aprovadores anteriores a você tenha aprovado a requisição, sua rejeição prevalecerá.

Para rejeitar uma requisição, basta identificá-la e selecioná-la . Por fim, clique no botão Rejeitar requisição .

Será aberta uma janela de rejeição. Nela você deve identificar o motivo da rejeição e, se necessário, incluir comentários adicionais. Você também deverá escolher se será possível ao solicitante fazer alterações na requisição inicial e submetê-la para aprovação novamente.

Importante:

Ao rejeitar uma requisição, você pode permitir que o solicitante faça modificações e a submeta novamente ao fluxo, ou escolher cancelá-la em definitivo.

Não se esqueça de escolher a opção adequada! Ao não permitir, a requisição será cancelada e o solicitante não poderá fazer modificações.

Dica:

Você pode rejeitar múltiplas requisições ao mesmo tempo. Basta selecionar todas e clicar no botão de rejeição.

Como exportar a requisição para PDF

Uma vez criada uma requisição, é possível gerar um PDF com todos os dados solicitados.

Este PDF é atualizado constantemente, conforme a requisição avança pelas etapas do processo.

Para gerar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Requisição para PDF .

Compras - Etapa 1: Requisição

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Wed, 05 Mar 2025 14:49:00 GMT

A requisição de compra ou contratação de serviço é o primeiro passo do processo de compras no Ongsys. Nessa etapa, o usuário registra as informações essenciais para dar início ao fluxo de aquisição.

Como incluir uma nova requisição

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Requisições de Compras e Contratações > Etapa 1 .

Clique no botão Incluir > Requisição de compra .

A tela que se abrirá é dividida em duas abas: dados da requisição e itens da requisição.

Na aba de dados da requisição são preenchidas as informações gerais da requisição, como:

Título;
Data;
Descrição do pedido;
Justificativa;
Obrigações e condições comerciais;
Local de entrega.

Na aba de itens da requisição, são descritos em detalhes os produtos ou serviços a serem solicitados. Neste aba, é possível informar:

Produto/Serviço;
Quantidade;
Centro de custo;
Link de referência;
Descrição.

Na identificação dos produtos ou serviços a serem solicitados, é possível incluir múltiplos itens. Para isso, basta clicar no botão Incluir item .

Importante:

Os produtos ou serviços a serem solicitados precisam estar previamente cadastrados. CLIQUE AQUI para saber mais.

Somente é possível fazer requisições se seu usuário tiver alçada de Requisitante, assim como somente é possível fazer requisições nos centros de custo que seu usuário tiver permissão. CLIQUE AQUI para saber mais.

Como enviar requisição para Etapa 2 ou 3

A depender das configurações em sua organização, é possível que a Etapa 2, de aprovação da requisição, não seja necessária. Neste caso a requisição avança diretamente para a Etapa 3, de cotação. Caso contrário, é necessário enviá-la para a Etapa 2.

Envio para a Etapa 3, de cotação

Se a Etapa 2 está desabilitada, você pode enviar a requisição diretamente para a Etapa 3.

Basta encontrar sua requisição previamente cadastrada e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Enviar Requisição para Cotação .

Envio para a Etapa 2, de aprovação

Se a Etapa 2 está habilitada, você deve enviar a requisição para a Etapa 2, de aprovação.

Para isso, basta encontrar sua requisição previamente cadastrada e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Enviar Requisição para Aprovação .

O sistema irá abrir uma janela de envio para aprovação. Neste janela, serão listados todos os aprovadores possíveis para esta requisição. Você deve escolher os aprovadores e clicar em Enviar .

Uma vez enviada, o sistema irá disparar um e-mail ao primeiro aprovador, comunicando-o de que há uma requisição a ser analisada por ele.

Como cancelar uma requisição

Caso seja necessário, você pode cancelar uma requisição. Desta maneira, ela não seguirá para mais nenhuma etapa do processo e será considerada cancelada.

É importante destacar que esta ação não remove a requisição, mas a mantém cancelada.

Para cancelar, basta encontrar sua requisição previamente cadastrada e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Cancelar Requisição . Será necessário informar uma justificativa para prosseguir com o cancelamento.

Como editar ou visualizar uma requisição

Você pode editar sua requisição sempre que necessário, antes do envio para as demais etapas . Para isso, basta encontrá-la e clicar no botão de edição (lápis).

De maneira similar, também é possível visualizar sua requisição, clicando no botão de visualização (olho).

Como exportar a requisição para PDF

Uma vez criada uma requisição, é possível gerar um PDF com todos os dados solicitados.

Este PDF é atualizado constantemente, conforme a requisição avança pelas etapas do processo.

Para gerar, basta encontrar a requisição e, na coluna Ações, clicar no botão (⋯) e depois em Exportar Requisição para PDF .

Dica:

Ao acessar a tela de Requisições de Compras e Contratações, você poderá acompanhar sua requisição conforme ela avança pelas demais etapa do processo.

As ações descritas anteriormente ocorrem na Etapa 1, porém, conforme a requisição avança pelas etapas, você pode clicar nas demais etapas e visualizá-la.

As ações que você poderá executar conforme sua requisição avança pelas demais etapas serão aquelas configuradas para seu usuário.

Compras - Etapas do Processo

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Sun, 23 Feb 2025 22:53:54 GMT

O módulo de compras do Ongsys permite gerenciar aquisições de produtos e serviços de forma organizada e eficiente. O processo é dividido em 6 Etapas, garantindo que cada usuário atue apenas nas fases que lhe foram atribuídas. Para mais informações sobre configuração de usuários e permissões, consulte este guia .

Este fluxo garante um processo estruturado e rastreável, facilitando a gestão de compras e a transparência nas aquisições.

Na figura abaixo são ilustradas as 6 Etapas.

1. Inserção de Requisição e Envio da Requisição para Aprovação

O primeiro passo do processo é a criação de uma requisição de compra ou contratação de serviço. O usuário deve especificar o que precisa, justificando a necessidade e detalhando quantidades, prazos e outras informações relevantes.

Após preenchida, a requisição é enviada para aprovação, se necessário. Caso a aprovação não seja necessária, a requisição segue diretamente para a Etapa 3, de cotação.

2. Aprovação da Requisição

Nesta etapa, os aprovadores revisam a requisição , podendo aprovar ou rejeitar, solicitando ajustes.

Importante: esta é a única etapa do processo que pode ser eliminada. Neste cenário, a requisição feita na Etapa 1 é enviada diretamente para a Etapa 3, de cotação.

3. Inserção de Cotação para a Requisição e Envio para Análise

Neste etapa, os usuários compradores fazem a inserção das cotações colhidas com os fornecedores. É possível incluir uma ou mais cotações, de acordo com a política da organização.

Por fim, as cotações são enviadas para análise, na Etapa 4.

4. Análise das Cotações, com Aprovação e Escolha do Fornecedor Vencedor

As cotações registradas são analisadas e comparadas para a seleção do fornecedor mais adequado, de acordo com os critérios estabelecidos.

É possível realizar a aprovação da cotação por fornecedor, escolhendo um único fornecedor que irá vender todos os produtos ou prestar todos os serviços, ou ainda fazer uma cotação por item, sendo possível escolher diferentes itens para diferentes fornecedores.

Uma vez analisa a cotação e escolhido o fornecedor vencedor, é gerado um Pedido , na Etapa 5.

5. Pedido de Compras em Andamento

Após a escolha do fornecedor, o pedido de compra entra em fase de andamento.

De acordo com o critério de aprovação definido na Etapa 4, é possível ter um ou mais pedidos, de acordo com os fornecedores selecionados. Por exemplo:

Em uma requisição de compra com 2 produtos, computador e mesa de escritório, foram realizadas cotações com 2 fornecedores, Empresa A e Empresa B. A Empresa A tem o computador mais barato, enquanto a Empresa B tem a mesa de escritório mais barata.

Neste cenário, é possível escolher comprar o computador da Empresa A e a mesa da Empresa B, ao invés de comprar ambos os produtos de um único fornecedor. Logo, uma única requisição de compras deu início a dois pedidos de compra diferentes, um para cada fornecedor.

Para os pedidos de compra nesta etapa, é possível:

Integrar a requisição com o módulo financeiro, criando despesas relacionadas à compra ou contratação;
Enviar o pedido ao fornecedor por e-mail;
Registrar um contrato com o fornecedor;
Controlar a entrega dos produtos ou serviços.

6. Pedido de Compras Encerrado

Com a entrega realizada e os requisitos atendidos, o pedido de compra é encerrado no sistema.

Compras - Cadastros Iniciais

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Sun, 23 Feb 2025 22:31:43 GMT

Cadastre os produtos e/ou serviços que sua entidade compra/contrata

Antes de fazer uma requisição de compra ou contratação de serviço, é preciso cadastrar os produtos/serviços que podem ser solicitados pelos requisitantes.

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Compras > Produtos e Serviços.

Na tela de cadastro você irá encontrar duas listas: dos produtos e dos serviços. Selecione a opção escolhida para ter acessos aos itens já cadastrados.

Para inserção, utilize o botão Incluir , ou utilize os botões na coluna Ações para editar ou apagar produtos/serviços.

Restrição de Produtos/Serviços por Centro de Custo

É possível vincular pro dutos e serviços a centros de custos, de modo a restringir os itens que podem ser solicitados nas requisições.

Para isso, é preciso ativar a configuração Restringir cadastro de produtos/serviços por centro de custo? em Configurações > Configurações Gerais > Compras .

Posteriormente, basta editar os cadastros de produtos/serviços, para vincular os centros de custo.

Cadastre seus fornecedores

Na etapa de cotações, será preciso identificar o fornecedor e inserir os valores dos produtos/serviços solicitados.

Neste etapa, será possível incluir um novo fornecedor, ainda não cadastrado. Contudo, também é possível fazer a gestão completa dos fornecedores antecipadamente.

CLIQUE AQUI para visualizar o tutorial específico sobre o cadastro de fornecedores.

Cadastre seus locais de entrega/prestação de serviço

Ao fazer uma requisição de compra ou contratação de serviço, é possível informar o local de entrega dos produtos ou de prestação dos serviços.

Local padrão único

Caso sua organização tenha apenas um local de entrega/prestação do serviço, é possível configurá-lo por meio do menu Configurações > Configurações Gerais > Aba Compras .

Ao configurar, este local será preenchido automaticamente em todas as novas requisições.

Cadastro de múltiplos locais

Caso sua organização tenha diferentes endereços para entrega/prestação do serviço, você deve cadastrá-los utilizando o Cadastros de Locais de Entrega.

Para isso, basta acessar Compras > Locais de Entrega .

Para inserção, utilize o botão Incluir, ou utilize os botões na coluna Ações para editar ou apagar produtos/serviços.

Uma vez cadastrados os locais, no momento da requisição será possível escolher o local desejado.

Configure as alçadas de compras

As alçadas de compras servem para definir quais usuários podem executar ações no fluxo do processo de compras. As alçadas também identifiquem quais ações estes usuários podem executar, assim como os critérios em que podem atuar.

As alçadas estão divididas em 5 papéis:

Requisitante : responsável por iniciar uma requisição, preenchendo os dados dos produtos/serviços a serem contratados e submetendo-os para as demais etapas do processo;
Supervisor de Requisição : responsável pela análise e aprovação das requisições feitas pelos requisitantes;
Comprador : responsável por registrar as cotações dos fornecedores;
Supervisor de Compras : responsável pela análise e aprovação das cotações feitas pelos compradores, assim como da definição dos fornecedores vencedores;
Supervisor de Pedidos: responsável pela gestão de pedidos, podendo finalizar, integrar com o financeiro, gerar contrato e enviar ao fornecedor - esta configuração não é obrigatória ;
Gestor : responsável máximo pelo gerenciamento das requisições, podendo excluí-las, movê-las entre as etapas e trocar responsáveis.

Para definir as alçadas de compras, clique no menu Configurações > Alçadas de Aprovação > Aba Alçadas de compras.

Requisitante

O usuário Requisitante é o responsável por iniciar uma requisição, preenchendo os dados dos produtos/serviços a serem contratados e submetendo-os para as demais etapas do processo.

Para incluir, estando na tela de Alçadas de Compras, clique em Incluir > Nova alçada de compras , e selecione Requisitante no campo Papel no processo de compras.

Preencha as demais informações e clique em Salvar.

Supervisor de Requisição

O usuário Supervisor de Requisição é responsável pela análise e aprovação das requisições feitas pelos requisitantes. Quando um requisitante cadastra uma requisição, ele deve enviá-la para aprovação do supervisor*, a fim de que possa dar andamento a solicitação.

Para incluir, estando na tela de Alçadas de Compras, clique em Incluir > Nova alçada de compras , e selecione Supervisor de Requisição no campo Papel no processo de compras.

O sistema Ongsys permite configurar até quatro níveis de aprovação sequenciais . Isso significa que uma requisição de compras pode passar por até quatro aprovadores diferentes, cada um revisando e aprovando a requisição antes que ela passe para a etapa de Cotação. Esses níveis são configuráveis de acordo com as necessidades e políticas da sua organização.

Cada nível representa uma camada adicional de controle, garantindo que a requisição seja revisada por múltiplos responsáveis.

Cada aprovador em um nível sequencial deve revisar e aprovar a requisição antes que ela passe para o próximo nível. O sistema, por sua vez, irá notificar via e-mail cada aprovador no momento em que sua aprovação for necessária.

Neste cenário, é necessário selecionar o nível de aprovação do aprovador que está sendo configurado, no campo Nível da Alçada.

* A etapa de aprovação da requisição é a única que pode ser eliminada do sistema, não sendo necessária atuação do Supervisor de Compras.

Comprador

O usuário Comprador é o responsável por dar entrada no sistema às cotações realizadas juntos ao fornecedores.

Este usuário terá a função de identificar os fornecedores cotados e inserir os valores de venda/contratação.

Para incluir, estando na tela de Alçadas de Compras, clique em Incluir > Nova alçada de compras , e selecione Comprador no campo Papel no processo de compras.

Supervisor de Compras

O usuário Supervisor de Compras é responsável pela análise e aprovação das cotações feitas pelos compradores. Este usuário também irá identificar o fornecedor vencedor. Quando um comprador cadastra uma cotação, ele deve enviá-la para aprovação do supervisor, a fim de que possa dar andamento a solicitação.

Para incluir, estando na tela de Alçadas de Compras, clique em Incluir > Nova alçada de compras , e selecione Supervisor de Compras no campo Papel no processo de compras.

O sistema Ongsys permite configurar até quatro níveis de aprovação sequenciais . Isso significa que uma cotação pode passar por até quatro aprovadores diferentes, cada um revisando e aprovando a cotação antes de que o pedido seja gerado ao fornecedor. Esses níveis são configuráveis de acordo com as necessidades e políticas da sua organização.

Cada nível representa uma camada adicional de controle, garantindo que a requisição seja revisada por múltiplos responsáveis.

Cada aprovador em um nível sequencial deve revisar e aprovar a cotação antes que ela passe para o próximo nível. O sistema, por sua vez, irá notificar via e-mail cada aprovador no momento em que sua aprovação for necessária.

Neste cenário, é necessário selecionar o nível de aprovação do aprovador que está sendo configurado, no campo Nível da Alçada.

Supervisor de Pedidos

O usuário Supervisor de Pedidos é responsável pelo gerenciamento dos pedidos aprovados na Etapa 4. Ele poderá finalizar os pedidos pendentes, integrar com o financeiro, gerando provisões de despesa, integrar com o módulo de contratos, além de enviar o pedido por e-mail ao fornecedor.

Para incluir, estando na tela de Alçadas de Compras, clique em Incluir > Nova alçada de compras , e selecione Supervisor de Pedidos no campo Papel no processo de compras.

Dica

Esta alçada de Supervisor de Pedidos não é obrigatória.
Se não configurada, todos os usuários poderão acessar a tela de Gerenciamento de Pedidos e atuar nos itens. Porém, caso seja necessário restringir as permissões por valor ou centro de custo, é possível configurar esta alçada.

Para habilitar a restrição de pedidos por alçada, é necessário acessar Configurações > Configurações Gerais > Compras e ativar a opção Restringir gestão de pedidos por alçada .

Gestor - Nova Versão do Módulo ��

O usuário Gestor é o administrador máximo das requisições de compras do sistema.

Este usuário possui permissões para:

Cancelar requisições;
Mover a requisição para etapas anteriores;
Reiniciar requisições canceladas;
Alterar aprovadores;
Alterar comprador responsável.

Para incluir, estando na tela de Alçadas de Compras, clique em Incluir > Nova alçada de compras , e selecione Gestor no campo Papel no processo de compras.

Restrição por Centro de Custo nas alçadas de compras

Atenção: com exceção do gestor, todas as demais alçadas de compras devem estar vinculadas a um ou mais centro de custo . Esta configurações de centro de custo irá limitar a atuação do usuários somente às requisições pertencentes ao centro de custo configurado em sua alçada.

Exemplos:

requisitantes com permissão para atuar somente no centro de custo 1.01 - Educação, não poderão criar requisições no centro de custo 1.02 - Cultura;
compradores com permissão para atuar somente no centro de custo 1.02 - Cultura, não poderá incluir informações de cotação em requisições do centro de custo 1.01 - Educação.

Neste cenário, ao inserir uma alçada, vocês identificar todos os centros de custo que o usuário pode atuar. Vocês pode identificar centros de custo analíticos, ou selecionar um totalizador; neste caso, o usuário poderá atuar em todos os centros de custo do totalizador.

Emissão de Nota Fiscal de Serviço

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Mon, 14 Oct 2024 21:24:49 GMT

A emissão de Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) é fundamental para garantir a regularidade fiscal e a organização financeira de empresas prestadoras de serviço. No Ongsys, o processo de emissão é simplificado e eficiente, facilitando o controle das suas notas e o gerenciamento das contas a receber de forma segura e integrada.

Lista de conteúdos:

Configuração para emissão de NFS-e

Configuração de clientes/doadores

Como emitir uma NFS-e

1) Cadastro de Conta a Receber

2) Faturamento da Conta a Receber

3) Emissão da NFS-e

Envio de NFS-e por e-mail

Configuração para emissão de NFS-e

Para utilizar a funcionalidade de emissão de NFS-e, você deve solicitar à equipe de suporte do Ongsys. Orientações específicas serão enviadas de acordo com o cliente, plano contratado e município.

�� Atendimento Ongsys: suporte.ongsys@bhub.ai

Se toda a configuração para emissão das notas já estiver sido realizada, veja as etapas abaixo para conseguir emitir.

Importante:

É importante compreender que o processo pode variar dependendo do município, pois as prefeituras podem usar diferentes padrões e formatos para o envio e recebimento de notas fiscais.

Configuração de clientes/doadores

Para que uma Conta a Receber seja criada e, consequentemente, se possa emitir a nota fiscal de serviço, é obrigatório o cadastro de um cliente/doador, em Gestão de Cadastros > Clientes, Fornecedores e Outros > Aba Clientes .

Para emissão e registro do boleto, é obrigatório o cadastro dos campos abaixo:

Pessoa física ou jurídica;
CNPJ/CPF
Nome completo/Razão Social;
Endereço completo

Como emitir uma NFS-e

Na sequência, são apresentadas as etapas a serem executadas para emissão das notas fiscais de serviço no Ongsys.

1) Cadastro de Conta a Receber

Antes de emitir um boleto, certifique-se de que a Conta a Receber correspondente esteja devidamente cadastrada no sistema Ongsys (menu Controle Financeiro > Contas a Receber ).

A Conta a Receber deve ser cadastrada com as informações do cliente/doador, valores, data e rateio. Todas as informações devem ser preenchidas corretamente visto que, após o faturamento não será possível alteração.

No campo Tipo de receita, selecionar Prestação de Serviço e, no campo Serviço, deve ser escolhido um dos serviços prestados pela organização, previamente cadastrados. Após seleção do Serviço, é possível verificar as alíquotas dos impostos na aba Impostos Retidos.

Esta Conta a Receber pode ser mantida com o tipo Projetado visto que, após emissão da NFS-e, este campo será automaticamente alterado para Real e o número da nota será automaticamente vinculado.

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar o conteúdo específico sobre Contas a Receber.

2) Faturamento da Conta a Receber

Após devidamente cadastrada, a conta a receber deve ser faturada. É por meio da tela de faturamento que será possível emitir boletos e notas fiscais de serviço.

Para faturamento uma conta a receber, basta encontrar o lançamento desejado, selecioná-lo e clicar em Faturar. Os dados da faturamento devem ser preenchidos e, ao finalizar, clicar em Faturar .

3) Emissão da NFS-e

A emissão da nota fiscal de serviço é realizada por meio da tela de Faturamento , em Controle Financeiro > Faturamento .

Nesta tela, serão listadas todas as Contas a Receber faturadas. Na coluna Status é possível verificar se já houve emissão de boleto ou nota fiscal de serviço para determinado recebimento.

Para emitir uma NFS-e, selecione um recebimento e clique no botão Emitir Nota Fiscal .

Na janela que se abrirá, selecione o tipo Nota Fiscal e as informações de ISS, e clique em Emitir Notas .

Após a emissão da nota fiscal de serviço, as receitas com nota já emitida estarão com um indicativo colorido na coluna status:

Em verde - nota emitida
Em amarelo - nota em processo de autorização na prefeitura
Em vermelho - nota recusada

É possível fazer o download da nota fiscal emitida, utilizando o botão Download.

Envio de NFS-e por e-mail

Uma vez realizada a emissão das notas fiscais de serviço, é possível enviá-las por e-mail aos clientes.

Na tela de faturamento, em Controle Financeiro > Faturamento , serão listados todos os recebimentos faturados. Os faturamentos com NFS-e emitida podem ser identificados por meio da coluna Status, ou utilizando o filtro de Notas emitidos.

Na coluna Ações há um ícone Enviar para E-mail . Ao clicar, o sistema irá listar uma tela com os endereços de e-mail do cliente. Basta revisar os dados e clicar em Enviar.

Também é possível realizar o envio em lote de todas as NFS-e emitidas em diferentes recebimentos.

Para isso, basta selecionar todos os lançamentos desejados e clicar em Enviar Boleto e Nota em Lote. Na janela que se abrirá, escolha entre enviar apenas os boletos, apenas notas fiscais ou ambos, e clique em Enviar.

Será criada uma fila de envio e o sistema irá realizar os envios parcialmente.

Plano de Contas Financeiro e Projetos

Tue, 24 Sep 2024 14:23:58 GMT

A gestão financeira eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer organização, especialmente quando se trata de Organizações Sem Fins Lucrativos. Dois elementos cruciais para essa gestão são o Plano de Contas Financeiro e o Plano de Projetos/Centros de Custo .

Lista de conteúdos:

Plano de Contas

Projetos/Centros de Custo

Plano de Contas Contábil x Plano de Contas Financeiro

Gerenciamento do Plano de Contas Financeiro

Gerenciamento do Plano de Projetos/Centros de Custo

Estrutura em níveis dos planos de contas financeiros e projetos/centros de custo

Versões dos Planos de Contas Financeiro e Projetos

Plano de Contas

O Plano de Contas é uma estrutura criada a partir de um conjunto de contas que representam as movimentações de recursos da empresa (financeiros ou não). É uma forma de classificar as entradas e saídas de recursos, assim como padronizar e nortear os trabalhos contábeis de registro das operações.

O plano de contas possibilita a elaboração das demonstrações contábeis e informações financeiras da empresa (DRE, Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial). Também é muito importante em análises e suporte à tomada de decisão pelos gestores, uma vez que possibilita a observação da evolução de despesas e receitas de cada grupo ao longo do tempo.

Projetos/Centros de Custo

O Centro de Custo é uma unidade dentro da empresa, geralmente um departamento ou um projeto, que agrupa receitas e despesas, facilitando a análise dos dados e auxiliando nas decisões gerenciais. É como se cada setor ou projeto fosse transformado em uma pequena empresa independente, na qual as receitas e despesas foram isoladas do restante dos departamentos ou projetos, possibilitando que seja analisada a representatividade de cada uma delas em relação ao todo.

Esta visão ajuda a definir o orçamento ideal para cada uma delas, tornando a empresa mais eficiente e alocando recursos onde o retorno realmente vai acontecer. Para projetos, por exemplo, em que os recursos são restritos, é imprescindível o controle via centros de custo, já que os valores recebidos possuem destinação específica e precisam estar dentro do orçamento aprovado para o projeto.

Plano de Contas Contábil x Plano de Contas Financeiro

O objetivo de ambos é o mesmo, porém enquanto o plano de contas financeiro considera apenas as informações financeiras da empresa, ou seja, as receitas e despesas que transacionam no banco/origens bancárias, o plano de contas contábil traz as informações financeiras e econômicas da entidade, englobando as informações da conciliação bancária, acompanhamento de imobilizado, seguros e apropriações, depreciação, etc. O plano de contas contábil engloba os grupos do Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Receitas, Custos e Despesas.

O Sistema Ongsys, por ser um sistema financeiro, traz a estrutura de plano de contas financeiro, já que precisa ilustrar apenas a movimentação transacionada nos bancos e caixas da entidade. Essa estrutura já permite que o administrador consiga acompanhar a evolução das receitas e despesas ao longo do tempo, onde estão concentrados os principais gastos da entidade ou qual a fonte principal de receitas (prestação de serviços, doações, vendas, etc.). Com isso, é possível fazer seu planejamento de caixa, pois sabe onde consegue cortar gastos, investir, etc. A fim de permitir integração com o sistema contábil, cada conta do plano de contas financeiro traz uma amarração de provisão de débito e crédito nas contas correspondentes no plano contábil, para registro correto da transação na lógica contábil.

Gerenciamento do Plano de Contas Financeiro

Para realizar o cadastro do Plano de Contas Financeiro, clique em Gestão de Cadastros , no menu lateral esquerdo, e Plano de Contas Financeiro .

Neste tela, o sistema apresentada a estrutura do Plano de Contas Financeiro atualmente cadastrado.

Gerenciamento do Plano de Projetos/Centros de Custo

Para realizar o cadastro do Plano de Projetos/Centros de Custo, clique em Gestão de Cadastros , no menu lateral esquerdo, e Plano de Projetos/Centros de Custo .

Neste tela, o sistema apresentada a estrutura do Plano de Projetos/Centros de Custo atualmente cadastrado.

Estrutura em níveis dos planos de contas financeiros e projetos/centros de custo

A estrutura dos planos deve ser construída por níveis e sub níveis, totalizadores e analíticos, conforme exemplo:

1. Primeiro nível - T

1.1. Segundo nível - T

1.1.1 . Terceiro nível - T

1.1.1.01 Quarto nível - T

1.1.1.01.001 Quinto nível - A

Como exemplo, é apresentada abaixo a estrutura para definição de receitas próprias de custeio, no plano de contas financeiro:

1. Receitas - T

1.1. Receitas Operacionais - T

1.1.1 . Receitas Próprias - T

1.1.1.01 Custeio - T

1.1.1.01.001 Doações Pessoa Jurídica - A

1.1.1.01.002 Doações Pessoa Física - A

1.1.1.01.003 Contribuições - A

(...)

Caso haja necessidade, é possível a utilização de uma quantidade maior ou menor de subníveis.

Nesta estrutura, os níveis e sub níveis principais são chamados de contas totalizadores, que funcionam como agrupadores dos dados. Já os últimos sub níveis, são chamados de contas analíticas. As contas analíticas são as utilizadas no rateio dos lançamentos.

Desta forma, é possível realizar a análise das movimentações financeiras em diferentes níveis, considerando tanto as contas analíticas utilizadas nos lançamentos, quanto as totalizadoras, que irão somar o valor das movimentações financeiras registradas nas contas analíticas do mesmo grupo.

Versões dos Planos de Contas Financeiro e Projetos

No Ongsys podem ser carregadas diferentes versões das estruturas de plano de contas financeiro e projetos. Desta maneira, é possível que, em determinado momento, a entidade faça uma readequação destas estruturas, as alterando conforme e necessidade.

Neste cenário, iremos configurar no sistema uma nova versão, que passará a ter validade a partir da sua configuração. Neste momento, todos os novos lançamentos financeiros passarão a considerar as novas contas e/ou projetos desta nova versão e os lançamentos antigos, já cadastrados, continuarão na versão que estava vigente até então. Somente uma versão pode estar vigente.

Assim, ao emitir relatórios ou orçamentos, os lançamentos já cadastrados continuarão sendo exibidos com as contas e/ou projetos inseridas em seu rateio no momento em que foram criados.

Se necessário, é possível fazer a reclassificação dos lançamentos antigos para que também possam considerar as novas contas e/ou projetos. Neste caso, a reclassificação pode ocorrer por meio do próprio sistema, lançamento a lançamento, ou via equipe do suporte. Neste último caso, a equipe deve ser consultada para verificar custos e prazo.

Emissão de Boletos

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Wed, 03 Jul 2024 22:29:24 GMT

A emissão de boletos é uma parte crucial da gestão financeira das organizações. No Ongsys, o processo de emissão de boletos é integrado e eficiente, facilitando o recebimento de pagamentos dos seus clientes ou doadores de forma organizada e segura.

Lista de conteúdos:

Configuração para emissão de boletos

Configuração de clientes/doadores

Como emitir um boleto

1) Cadastro de Conta a Receber

2) Faturamento da Conta a Receber

3) Emissão do boleto

4) Download do arquivo de registro

5) Carregamento do arquivo CNAB no banco para registro dos boletos

Atualização de status dos recebimentos no Ongsys

1) Download do arquivo de retorno

2) Carregamento do arquivo de retorno no Ongsys

Visualização e download de boletos

Envio de boletos por e-mail

Configuração para emissão de boletos

Para utilizar a funcionalidade de emissão de boletos, você deve solicitar à equipe de suporte do Ongsys. Orientações específicas serão enviadas de acordo com o cliente, plano contratado e a instituição bancária.

�� Atendimento Ongsys: suporte.ongsys@bhub.ai

Se as contas para emissão de boletos já se encontram configuradas, veja as etapas abaixo para conseguir emitir.

Configuração de clientes/doadores

Para que uma Conta a Receber seja criada e, consequentemente, se possa emitir o boleto de recebimento, é obrigatório o cadastro de um cliente/doador, em Gestão de Cadastros > Clientes, Fornecedores e Outros > Aba Clientes .

Para emissão e registro do boleto, é obrigatório o cadastro dos campos abaixo:

Pessoa física ou jurídica;
CNPJ/CPF
Nome completo/Razão Social;
Endereço completo

Como emitir um boleto

Na sequência, são apresentadas as etapas a serem executadas para emissão e registro de boletos no Ongsys.

1) Cadastro de Conta a Receber

Antes de emitir um boleto, certifique-se de que a Conta a Receber correspondente esteja devidamente cadastrada no sistema Ongsys (menu Controle Financeiro > Contas a Receber ).

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar o conteúdo específico sobre Contas a Receber.

2) Faturamento da Conta a Receber

Após devidamente cadastrada, a conta a receber deve ser faturada. É por meio da tela de faturamento que será possível emitir boletos e notas fiscais de serviço.

Para faturamento uma conta a receber, basta encontrar o lançamento desejado, selecioná-lo e clicar em Faturar. Os dados da faturamento devem ser preenchidos e, ao finalizar, clicar em Faturar .

3) Emissão do boleto

A emissão do boleto é realizada por meio da tela de Faturamento , em Controle Financeiro > Faturamento .

Nesta tela, serão listadas todas as Contas a Receber faturadas. Na coluna Status é possível verificar se já houve emissão de boleto ou nota fiscal de serviço para determinado recebimento

Para emitir um boleto, selecione um recebimento e clique no botão Emitir Boleto .

Na janela que se abrirá, selecione a conta bancária por meio da qual o boleto será emitido e clique em Emitir Boleto .

Importante:

Não é possível emitir boletos com vencimento inferior a data atual, assim como não é possível emitir com data de emissão posterior à atual.

4) Download do arquivo de registro

Uma vez que os boletos foram emitidos no Ongsys, é preciso registrá-los no banco.

Para isso, basta clicar no botão Gerar CNAB remessa. Será criado um arquivo CNAB contendo todas as últimas alterações relacionadas aos boletos, incluindo novas emissões e cancelamentos.

Gerado o arquivo CNAB, acessa a tela de Remessas Bancárias para fazer o download. Acesse Controle Financeiro > Remessas Bancárias > Aba Remessas Boletos .

Clique sobre o botão de download.

Importante:

Não edite o arquivo. Ele deve ser carregado no banco tal como emitido pelo sistema.

5) Carregamento do arquivo CNAB no banco para registro dos boletos

Uma vez baixado, o arquivo CNAB de registro deve ser carregado no gerenciador da conta bancária no banco. Neste momento, o banco irá validar o arquivo e indicar possíveis erros no processamento.

Em caso de erros, deve-se corrigir os lançamentos no Ongsys e gerar um novo arquivo CNAB. Em caso de dúvidas, consultar o suporte Ongsys.

Estando tudo correto, os boletos devem ser registrados no banco.

Importante:

Deve-se consultar com o gerente das contas bancárias para verificar se o processamento de CNAB de cobrança está habilitado na conta, assim como para solicitar o passo a passo para carregamento do arquivo. A Ongsys não fornece suporte no que diz respeito aos procedimentos para carregamento do arquivo no banco.

Atualização de status dos recebimentos no Ongsys

Assim que os boletos forem pagos pelos responsáveis e o valor for recebido na conta bancária, é preciso atualizar o status no Ongsys.

Desta forma, deve-se gerar um arquivo de retorno da conta bancária e carregá-lo no sistema.

1) Download do arquivo de retorno

Acesse o internet banking da conta bancária e faça download do arquivo de retorno. Cada banco possui um procedimento e não prestamos suporte para execução desta etapa.

2) Carregamento do arquivo de retorno no Ongsys

Uma vez feito o download do arquivo de retorno do banco, acesse Controle Financeiro > Remessas Bancárias .

Clique na Aba Remessas Boletos .

Clique no botão Carregar Retorno Boletos , selecione o arquivo e clique em Importar.

O arquivo de retorno será processado e o status dos recebimentos será atualizado.

Visualização e download de boletos

Uma vez realizada a emissão e registro dos boletos, é possível visualizá-los dentro do Ongsys e fazer o download.

Na tela de faturamento, em Controle Financeiro > Faturamento , serão listados todos os recebimentos faturados. Os faturamentos com boleto emitido podem ser identificados por meio da coluna Status, ou utilizando o filtro de Boletos emitidos.

Na coluna Boleto haverá um botão de visualização do boleto. Ao clicar, o boleto será aberto. Nesta mesma tela de visualização, é possível baixar o boleto.

Envio de boletos por e-mail

Uma vez realizada a emissão e registro dos boletos, é possível enviá-los por e-mail aos clientes/fornecedores.

Na coluna Ações há um ícone Enviar para E-mail . Ao clicar, o sistema irá listar uma tela com os endereços de e-mail do cliente/fornecedor. Basta revisar os dados e clicar em Enviar.

Também é possível realizar o envio em lote de todos os boletos emitidos em diferentes recebimentos.

Será criada uma fila de envio e o sistema irá realizar os envios parcialmente.

Solicitações de Pagamento

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Wed, 03 Jul 2024 22:29:23 GMT

O sistema Ongsys oferece uma funcionalidade dedicada à solicitação de pagamento, permitindo que os funcionários de diversos departamentos possam solicitar pagamentos de maneira eficiente e segura. É crucial entender a importância de restringir o acesso às despesas apenas à equipe financeira para manter a integridade e a segurança dos dados financeiros da organização.

Lista de conteúdos:

Conta a pagar x solicitação de pagamento

Gerenciamento de solicitações de pagamento

Como cadastrar uma solicitação de pagamento

Enviando uma solicitação de pagamento para aprovação

Cópia de solicitação de pagamento

Edição de solicitação de pagamento

Exclusão de solicitação de pagamento

Conta a pagar x solicitação de pagamento

O sistema Ongsys oferece duas formas distintas para registrar um pagamento: através da tela de solicitação de pagamento e da tela de contas a pagar. Cada uma dessas telas é destinada a diferentes equipes dentro da organização, garantindo que o fluxo de pagamentos seja eficiente e seguro.

Na tela de Contas a Pagar é possível ter uma visão abrangente de todas as despesas cadastradas na organização. Esta tela é utilizada para gerenciar e executar pagamentos de forma centralizada. Desta forma, é importante que seu acesso seja restrito apenas a colaboradores da equipe do departamento financeiro.

Há cenários em que o acesso ao sistema é liberado para usuários de outras equipes e departamentos, para que façam solicitações de pagamento. Neste cenário, não é interessante que esses usuários possam visualizar todas as despesas cadastradas na organização. Desta forma, por meio da tela de Solicitação de Pagamento , é possível que um colaborador que não seja do departamento financeiro, inclua e gerencie despesas por ele solicitadas, sem acessar dados de outros solicitantes.

Dica:

Revise as permissões de acesso dos usuários para restringir o acesso a funcionalidade de Contas a Pagar. CLIQUE AQUI para saber mais.

Importante:

É importante ter em mente que uma Solicitação de Pagamento se tornará uma Conta a Pagar após sua aprovação e estará disponível na tela de Contas a Pagar para que seja executada pela equipe do departamento financeiro. Enquanto ela não for enviada para aprovação ou ainda estiver em processo de autorização, ela não aparecerá na tela de Contas a Pagar.

Gerenciamento de solicitações de pagamento

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Controle Financeiro > Solicitações de Pagamento.

Na tela de gerenciamento das Solicitações de Pagamento são listadas, por padrão, as solicitações com data de emissão no mês atual.

No botão Incluir destacado na imagem com o número 1, é possível inserir uma nova solicitação de pagamento.

Nos campos destacados com o número 2, é possível realizar a filtragem de lançamentos para exibição:

Status da aprovação;
Período - data inicial e final.

Ao clicar no botão de filtrar, os dados serão carregados de acordo com os filtros.

Na tabela são apresentadas as despesas conforme os filtros aplicados. Para cada item, são exibidas as informações: ID, número do documento, fornecedor, histórico, data de cadastro, data de emissão, data de vencimento, valor, código do lançamento, status de aprovação e botões de ações.

Dica:

O código do lançamento é o identificar único de uma solicitação de pagamento e permanecerá o mesmo, ainda que a conta a pagar seja editada. Assim, você pode utilizá-lo para identificar um determinado lançamento em todas as funcionalidades do sistema.

Como cadastrar uma solicitação de pagamento

Acesse Controle Financeiro > Solicitações de Pagamento , e clique no botão Incluir. Será aberta a janela abaixo, de inserção de dados.

Esta janela é composta por três elementos principais:

Dados do Pagamento, no qual são informados os dados básicos, como identificação do fornecedor, valor, datas, entre outros, além de informações do rateio da despesa/receita em contas do Plano de Contas Financeiro e Projetos/Centros de Custo e;
Impostos Retidos, no qual são informadas as alíquotas de impostos relacionados ao lançamento.

Após o preenchimento dos campos obrigatórios, clique em Salvar .

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar conteúdos sobre o rateio dos lançamentos financeiros.

Enviando uma solicitação de pagamento para aprovação

Todas as Solicitações de Pagamento precisam ser submetidas a um processo de aprovação, antes de se tornar uma Conta a Pagar e ser recepcionada pela equipe do departamento financeiro.

Antes do envio para aprovação, é obrigatória a inserção de um anexo na solicitação, sendo comum a necessidade de envio da nota fiscal ou boleto de pagamento.

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar detalhes do processo de envio da Solicitação de Pagamento para aprovação.

Após o envio, é possível consultar o status da aprovação, clicando no botão amarelo Em aprovação . Se já aprovada, a solicitação de pagamento irá aparecer na lista de aprovadas, alterando o filtro de busca para Aprovados.

Cópia de solicitação de pagamento

Caso queira inserir uma nova solicitação de pagamento com dados similares a outra já existente, é possível utilizar a função de cópia de lançamento. Ao utilizar, a janela de inserção de uma nova solicitação de pagamento será aberta trazendo os dados da solicitação desejada. Assim, será possível fazer os ajustes necessários e inserir a nova despesa.

Para utilizar, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Copiar lançamento , na coluna Ações. Após preenchimento dos dados, basta clicar em Salvar.

Edição de solicitação de pagamento

Para editar uma solicitação de pagamento previamente cadastrada, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Editar , na coluna Ações. Após realizar as alterações desejadas, basta clicar em Salvar.

Exclusão de solicitação de pagamento

Para remover uma solicitação de pagamento previamente cadastrada, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Apagar , na coluna Ações. Ao confirmar, o lançamento será removido.

Adiantamentos a Fornecedores e de Clientes

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Tue, 02 Jul 2024 20:54:26 GMT

Os adiantamentos a fornecedores e de clientes são práticas comuns no mundo dos negócios que envolvem pagamentos antecipados para garantir a execução de serviços ou a entrega de produtos. Esses adiantamentos têm implicações importantes na gestão financeira e contábil de uma organização.

Neste tutorial, vamos explorar o que são adiantamentos, como gerenciá-los de forma eficaz e sua importância para a saúde financeira de uma empresa.

Lista de conteúdos:

O que são adiantamentos a fornecedor e quando utilizar

O que são adiantamentos de cliente e quando utilizar

Gerenciamento de adiantamentos

Como inserir um adiantamento

Como editar ou remover um adiantamento

Utilizando o saldo de um adiantamento

Estornando um adiantamento

O que são adiantamentos a fornecedor e quando utilizar

Adiantamentos a fornecedores ocorrem quando a entidade efetua um pagamento antecipado a um fornecedor antes de receber os produtos ou serviços contratados, ou antes que o fornecedor tenha emitido o documento fiscal relacionado a compra ou a prestação do serviço.

Esta prática pode ser utilizada para garantir a produção, reserva de estoque ou início de um serviço. Outro exemplo seria em compras realizadas pela internet, quando uma compra é realizada e o pagamento precisa ser realizado com antecedência, para posteriormente o fornecedor emitir a nota fiscal e enviar o produto.

Também pode ser considerado um adiantamento, quando um colaborador da entidade precisa de uma antecipação de recurso para posteriormente prestar contas dos valores gastos, como em casos de viagens ou outros gastos institucionais.

O que são adiantamentos de cliente e quando utilizar

Adiantamentos de clientes acontecem quando um cliente efetua um pagamento antecipado à entidade antes de receber os produtos ou serviços adquiridos. Este tipo de adiantamento é comum em setores onde a personalização ou produção sob demanda é necessária, ou em casos onde a empresa precisa garantir o comprometimento financeiro do cliente antes de iniciar o trabalho.

Gerenciamento de adiantamentos

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Controle Financeiro > Adiantamentos a Clientes e Fornecedores.

Na tela de gerenciamento dos adiantamentos são exibidas duas Abas: Adiantamentos a Fornecedores e Adiantamentos de Clientes. Alterne entre elas para poder visualizar os dados de adiantamentos de fornecedores ou clientes, respectivamente.

Por padrão, os adiantamentos realizados no mês atual são exibidos.

No botão Incluir destacado na imagem com o número 1, é possível inserir novos adiantamentos.

Em ambas as Abas de adiantamentos a cliente e fornecedores, nos campos destacados com o número 2, é possível realizar a filtragem de lançamentos para exibição:

Tipo de período - por data de operação ou por data da baixa/estorno;
Período - data inicial e final;
Status do adiantamento – todos, em abertos, baixados e estornados;
Status da Remessa de Pagamento – todos, enviadas, criadas, pagas, agendadas, canceladas, rejeitadas e devolvidas.

Ao clicar no botão de filtrar, os dados serão carregados de acordo com os filtros.

Na tabela são apresentados adiantamentos conforme os filtros aplicados. Para cada item, são exibidas as informações: código, descrição, data da operação, fornecedor ou cliente, conta bancária, valor adiantado, valor baixado, status, data baixa/estorno, status da remessa e botões de ações.

Dica:

Na coluna Baixado, quando exibido o campo SIM em verde, significa que um adiantamento foi utilizado na baixa de uma Conta a Pagar ou Conta a Receber. Ao clicar no campo ícone $ , o sistema irá exibir os dados do lançamento utilizado na baixa.

Como inserir um adiantamento

Para inserir uma adiantamento no sistema, clique no botão Incluir e escolha entre Adiantamento a fornecedor ou Adiantamento de cliente.

Em ambos os tipo de adiantamento, as janelas de inserção são bastante similares. Ao clicar em Incluir, será aberta a tela abaixo. Preencha os dados obrigatórios e clique em Incluir Adiantamento.

A janela de inserção é composta por dois elementos principais:

Dados do Gerais, no qual são informados os dados principais do adiantamento, como identificação do fornecedor/cliente, origem/destino do adiantamento, valor adiantado, forma de pagamento/recebimento, data da operação, histórico e outros;
Observações, onde podem ser incluídas outras informações relevantes ao pagamento.

Ao incluir um adiantamento, ele será listado na tabela com o status Baixado igual a Não, indicando que ele ainda não foi utilizado na baixa de nenhuma Conta a Pagar ou Receber.

Importante:

Ao inserir um novo adiantamento, seja a fornecedor ou de cliente, uma movimentação na conta é registrada . Este é o objetivo dos adiantamentos; registrar a movimentação de pagamento ou recebimentos de valores, ainda que não haja documento fiscal emitido pelo fornecedor/clientes.

Como editar ou remover um adiantamento

Na tela de gerenciamento dos adiantamentos, na coluna Ações, é possível visualizar os botões de visualização, edição e remoção dos adiantamentos.

Basta escolher a ação desejada e clicar sobre o botão correspondente.

Importante:

Adiantamentos utilizados na baixa de Contas a Pagar ou Receber, ou adiantamentos com registro de estorno, não podem ser apagados. Utilize a função de remoção apenas para o caso de ter sido cadastrado incorretamente o lançamento.

Utilizando o saldo de um adiantamento

A baixa de adiantamento é o processo pelo qual o valor previamente adiantado a um fornecedor ou recebido de um cliente é utilizado para liquidar uma despesa ou receita. Quando a entidade realiza um adiantamento a fornecedor, por exemplo, este valor fica registrado como um crédito a ser descontado posteriormente. No momento em que a despesa relacionada é contabilizada, o saldo do adiantamento é utilizado para reduzir o valor a pagar, efetivamente "baixando" o adiantamento.

Exemplo: Se a entidade fez um adiantamento de R$ 5.000 a um fornecedor e a fatura final pelos serviços prestados é de R$ 8.000, ao registrar a despesa de R$ 8.000, o sistema utilizará o saldo do adiantamento de R$ 5.000, restando um saldo a pagar de R$ 3.000.

Este processo garante que os adiantamentos sejam devidamente utilizados e refletidos nas demonstrações financeiras, proporcionando uma visão precisa das obrigações financeiras da empresa.

Caso o valor adiantado seja maior que o valor da despesa/receita a ser baixado, o saldo restante permanecerá registrado para futuras transações ou poderá ser estornado.

Dica:

Para realizar a baixa de uma despesa utilizando um adiantamento, CLIQUE AQUI para visualizar o tutorial de Contas a Pagar.
Para realizar a baixa de uma receita utilizando um adiantamento, CLIQUE AQUI para visualizar o tutorial de Contas a Receber.

Importante:

Ao baixar uma despesa ou receita utilizando o saldo de um adiantamento, não há movimentação em conta bancária , uma vez que a movimentação de entrada/saída do registro da conta se deu no momento da execução do adiantamento.

Estornando um adiantamento

O estorno de adiantamento é o processo pelo qual um valor previamente adiantado a um fornecedor ou recebido de um cliente é revertido, geralmente devido a cancelamentos, alterações nas condições contratuais ou erros de registro. Esse procedimento é fundamental para manter a precisão e a integridade dos registros financeiros da empresa.

Pode ocorrer, ainda, de o valor adiantamento ser superior ao valor da despesa/receita a ser baixado, devendo apenas o saldo remanescente ser estornado.

Para realizar um estorno de adiantamento, basta procurar o adiantamento a ser estornado na tela de gerenciamento dos adiantamentos e clicar sobre o botão de Estornar.

Na janela que será aberta, é possível escolher o valor a ser estornado, ou seja, pode ser possível realizar apenas o estorno de parte do valor do saldo disponível referente ao adiantamento.

Também é possível escolher se o estorno será realizado a partir da mesma conta bancária em que o adiantamento ou pago/recebido, ou se foi realizado por meio de outra conta bancária. Se foi realizado por meio de outra conta bancária, basta selecioná-la.

Importante:

Ao estornar um adiantamento, ocorre uma movimentação na conta bancária vinculado. Se o estorno se referir a um adiantamento a fornecedor, será registrada uma entrada; caso se refira a um adiantamento de cliente, será registrada uma saída.

Autorização de Pagamentos

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Sat, 15 Jun 2024 16:26:17 GMT

A gestão eficiente dos pagamentos é essencial para manter a saúde financeira de sua organização. O sistema Ongsys oferece um fluxo de autorização de pagamentos que garante controle e segurança, permitindo que cada pagamento passe por etapas de aprovação antes de ser efetuado.

O fluxo de autorização de pagamentos é um processo pelo qual todas as solicitações de pagamento devem passar antes de serem realizadas. Este fluxo assegura que os pagamentos sejam revisados e aprovados por pessoas autorizadas, reduzindo o risco de erros e fraudes.

Lista de conteúdos:

Níveis de aprovação

Critérios de valor e centro de custo

Como habilitar e configurar a autorização de pagamentos

Como definir os aprovadores e critérios de aprovação

Como enviar um pagamento para aprovação

Como aprovador ou rejeitar um pagamento

Níveis de aprovação

O sistema Ongsys permite configurar até quatro níveis de aprovação sequenciais . Isso significa que uma solicitação de pagamento pode passar por até quatro aprovadores diferentes, cada um revisando e aprovando a transação antes que ela seja executada. Esses níveis são configuráveis de acordo com as necessidades e políticas da sua organização.

Cada nível representa uma camada adicional de controle, garantindo que o pagamento seja revisado por múltiplos responsáveis. Cada aprovador em um nível sequencial deve revisar e aprovar a solicitação antes que ela passe para o próximo nível. O sistema, por sua vez, irá notificar via e-mail cada aprovador no momento em que sua aprovação for necessária.

Dica:

Nem sempre será necessária a aprovação de todos os quatro aprovadores. A organização pode estabelecer critérios baseados no valor da transação e/ou no centro de custo para determinar quantos aprovadores serão necessários.

Critérios de valor e centro de custo

Tal como visto anteriormente, o sistema Ongsys permite configurar até quatro níveis de aprovação sequenciais. Contudo, nem sempre será necessária a aprovação de todos os quatro aprovadores.

A organização pode estabelecer critérios específicos para definir quantos e quais aprovadores serão necessários, baseando-se em:

Critérios de Valor : Pagamentos de valores mais baixos podem exigir menos aprovações, enquanto valores mais altos podem necessitar de mais níveis de aprovação. Por exemplo, transações até R$ 1.000,00 podem necessitar de apenas um aprovador, enquanto transações acima de R$ 10.000,00 podem exigir aprovação de quatro níveis.
Centro de Custo : Dependendo do centro de custo ao qual a transação está associada, diferentes aprovadores podem ser necessários. Por exemplo, pagamentos relacionados a um projeto específico podem exigir a aprovação do gerente do projeto e do diretor financeiro, enquanto despesas operacionais podem precisar apenas da aprovação do gerente financeiro.

Como habilitar e configurar a autorização de pagamentos

Para ativar o processo de autorização de pagamentos do Ongsys, basta acessar a tela de configurações em Configurações > Configurações Gerais > Autorização de Pagamento .

Nas configurações, ative a opção Habilitar autorização de pagamento .

Outras cinco opções de configurações poderão ser habilitadas:

Liberação antecipada de pagamentos : Se está opção não estiver habilitada, não será possível baixar um pagamento se ele não estiver aprovado; ao ativar, pagamentos poderão ser baixados, mesmo que ainda não tenham sido enviados para aprovação.
Aprovação automática de impostos : Ao registrar uma nota fiscal no sistema, o pagamento poderá ser desmembrado entre pagamento ao fornecedor e pagamentos de impostos que incidiram na nota. Se a opção estiver habilitada, o pagamento da nota fiscal como um todo será aprovada, ou seja, estarão aprovados os pagamentos ao fornecedor e aos impostos. Se não estiver habilitada, será preciso enviar para aprovação cada pagamento individualmente.
Apenas alçada 1 obrigatória : Se habilitada, apenas o primeiro nível de aprovação será necessário, ainda que existam configurados os demais níveis de aprovação.
Manter aprovação ao editar pagamento : Por padrão, ao editar um pagamento já aprovado, esta aprovação é perdida, sendo necessário enviá-lo novamente para aprovação. Ao habilitar a função, a aprovação é mantida, mesmo que o lançamento seja alterado.
Restringir alçadas de pagamento por centro de custo : Ao habilitar esta configuração, poderão ser criadas regras de níveis de aprovação por centro de custo. Se não habilitada, apenas o critério de valor será considerado.

Como definir os aprovadores e critérios de aprovação

As alçadas de autorização de pagamento servem para definir quais usuários podem realizar autorizações de pagamento, assim como os critérios de aprovação.

Para definir as alçadas de autorização de pagamento, clique no menu Configurações > Alçadas de Aprovação > Aba Alçadas de autorização de pagamento.

Para incluir, clique em Incluir > Nova alçada autorização pgto , e preencha os campos solicitados:

Descrição - identificação desta configuração de alçada
Aprovador - usuário que poderá receber autorizações para aprovar/rejeitar
Nível da alçada - indica se aprovador será o primeiro, segundo, terceiro ou último a aprovar, ou se é gestor
Valor mínimo e máximo, que condiciona a aprovação do usuário ao valor da despesa a ser aprovada
Centros de custo, que condicionam a aprovação do usuário a um projeto/centro de custo específico.

Como enviar um pagamento para aprovação

No Ongsys há a possibilidade de envio de pagamentos para aprovação por meio de duas telas:

Tela de Solicitação de Pagamentos
Tela de Contas a Pagar

Se estiver utilizando a funcionalidade de Solicitação de Pagamentos , basta preencher a solicitação de pagamento, salvar e anexar os documentos para aprovação, como nota fiscal, boleto e outros.

Após o preenchimento, basta selecionar a solicitação de pagamentos e clicar no botão Enviar para autorização de pagamento .

Dica:

O código do lançamento é o identificar único de uma conta a pagar e permanecerá o mesmo, ainda que a conta a pagar seja editada. Assim, você pode utilizá-lo para identificar um determinado lançamento em todas as funcionalidades do sistema.

Já pela funcionalidade de Contas a Pagar, basta preencher a despesa e salvar. Após o preenchimento, selecione a despesa e clique no botão Enviar para autorização de pagamento .

Em ambas as funcionalidades, o sistema exibirá a mesma tela de envio para aprovação. Neste tela, é possível selecionar todos os aprovadores e inserir a data prevista para pagamento.

O sistema irá carregar os aprovadores compatíveis com o pagamento selecionado, considerando os critérios de valor e/ou centro de custo configurados.

Se em um determinado nível de aprovação o sistema não carregar nenhum aprovador, ou seja, exibir o texto Alçada não cadastrada , significa que não há nenhum aprovador possível neste nível para o pagamento selecionado.

Após selecionar os aprovadores, basta clicar em Solicitar autorização . Neste momento, o sistema irá enviar um e-mail ao solicitante, informando que seu pagamento foi enviado para aprovação, assim como irá enviar um e-mail ao primeiro aprovador.

Após a aprovação do último aprovador, ou caso um dos aprovadores rejeite o pagamento, um e-mail será encaminhado ao solicitante, comunicando-o sobre o resultado.

Importante:

Não é possível repetir aprovadores em diferentes níveis para um mesmo pagamento. Assim, mesmo que determinado aprovador possa atuar em diferentes níveis, para um mesmo pagamento ele deve apenas ser selecionado em um dos quatro níveis.

Como aprovador ou rejeitar um pagamento

Você é um aprovador de pagamentos e recebeu um e-mail avisando-o de que sua aprovação é necessária? Saiba como realizar a aprovação.

Além do e-mail, observe também que o sistema exibe um notificação com a quantidade de pagamentos pendentes.

Para visualizar a lista de autorizações pendentes, clique no menu Controle Financeiro > Autorizações de Pagamento .

Serão listados por padrão, todas as aprovações pendentes do mês atual e do mês subsequente. Por meio dos filtros, é possível alterar o período de busca.

Você pode visualizar os dados da solicitação, visualizando-a por meio do botão visualizar na coluna Ações, assim como visualizar os documentos anexados pelo solicitante.

Para aprovar um pagamento, basta selecioná-lo e clicar no botão Autorizar Pagamento . Preencha comentários sobre a aprovação, se julgar pertinente, e clique em Sim, autorizar .

Para rejeitar um pagamento, basta selecioná-lo e clicar no botão Rejeitar Pagamento . Preencha comentários sobre a aprovação, se julgar pertinente, e clique em Sim, rejeitar .

Transferências Bancárias

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Sat, 15 Jun 2024 01:11:33 GMT

Transferências bancárias referem-se ao processo de movimentação de fundos entre diferentes contas bancárias. Esse procedimento é essencial para a administração eficaz das finanças, permitindo a alocação precisa de recursos conforme necessário.

As transferências podem ocorrer entre contas do mesmo banco ou entre instituições financeiras distintas, facilitando a distribuição de recursos e gestão de caixa de forma organizada e transparente. A correta documentação e rastreabilidade dessas transferências garantem a integridade e a precisão dos registros financeiros.

Dica:

Na funcionalidade de Transferência Bancária, devem ser registradas apenas as movimentações de valores entre as contas bancárias da organização, gerenciadas dentro do Ongsys, como contas correntes, aplicações automáticas e contas de investimentos. Para registrar uma transferência bancária de pagamento a fornecedores, por exemplo, deve ser utilizada a funcionalidade de Contas a Pagar .

Este tutorial irá guiá-lo pela funcionalidade de transferências bancárias entre as contas da organização, ajudando a garantir que os registros financeiros da sua organização estejam alinhados com os extratos bancários.

Lista de conteúdos:

Gerenciamento de t ransferências bancárias

Como cadastrar um a t ransferência bancária

Transferências recorrentes

Cópia de transferências bancárias

Edição de transferências bancárias

Exclusão de transferências bancárias

Gerenciamento de transferências bancárias

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Controle Financeiro > Transferências e Lançamentos Bancários.

Na tela inicial do módulo existem duas abas; clique na aba Transferências Bancárias .

Na tela de gerenciamento das Transferências Bancárias são listadas, por padrão, as transferências com data no mês atual.

Na tabela são apresentadas as transferências conforme o filtro aplicado. Para cada item, são exibidas as informações: código, conta bancária de origem, conta bancária de destino, valor, data da operação, descrição e botões de ações.

Dica:

O código do lançamento é o identificar único de um lançamento bancário e permanecerá o mesmo, ainda que o lançamento seja editado. Assim, você pode utilizá-lo para identificar um determinado lançamento em todas as funcionalidades do sistema.

A depender da resolução ou tamanho do monitor em que o sistema esteja sendo utilizado, algumas colunas podem ficar ocultas. Neste caso, um ícone de (+) em azul é exibido no começo da linha, por meio do qual será possível visualizar os demais dados.

Como cadastrar uma transferência bancária

Acesse Controle Financeiro > Transferências e Lançamentos Bancários , vá para a aba de Transferências Bancárias e clique no botão Incluir > Transferência Bancária . Será aberta a janela abaixo, de inserção de dados.

Esta janela é composta por dois elementos principais:

Dados da Transferência, no qual são informados os dados básicos, como descrição, origem da transferência, destino da transferência, data da operação e valor;
Observação, onde poderá incluir informações adicionais ao lançamento.

Neste tela, devem ser preenchidos os campos obrigatórios, identificados com um asterisco (*).

Transferências recorrentes

Caso queira que uma determinada transferência se repita, é possível realizar sua recorrência.

Para isso, basta selecionar a transferência desejada, clicar no botão Multiplicar Lançamento , preencher os dados da recorrência e clicar em Multiplicar.

Cópia de transferências bancárias

Caso queira inserir uma nova transferência bancária com dados similares a outra já existente, é possível utilizar a função de cópia de transferência. Ao utilizar, a janela de inserção de uma nova transferência bancária será aberta trazendo os dados da transferência desejada. Assim, será possível fazer os ajustes necessários e inserir a nova transferência bancária.

Para utilizar, basta encontrar a transferência desejado e clicar no botão Copiar transferência , na coluna Ações. Após preenchimento dos dados, basta clicar em Salvar.

Edição de transferências bancárias

Para editar uma transferência bancária previamente cadastrada, basta encontrar a transferência desejada e clicar no botão Editar , na coluna Ações. Após realizar as alterações desejadas, basta clicar em Salvar.

Exclusão de transferências bancárias

Para remover uma transferência bancária previamente cadastrada, basta encontrar a transferência desejada e clicar no botão Apagar , na coluna Ações. Ao confirmar, a transferência será removida.

Lançamentos Bancários

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Sat, 15 Jun 2024 01:11:32 GMT

Lançamentos bancários são registros detalhados das transações financeiras efetuadas em uma conta bancária. Esses registros incluem tarifas, rendimentos e impostos sobre aplicações financeiras e outras transações que não requerem documentos fiscais, como notas, faturas ou recibos. Para transações que necessitam de tais documentos, devem ser utilizadas as telas de Contas a Pagar e/ou Contas a Receber.

Dica:

Para transações que envolvam documento fiscais, como pagamento a fornecedor por serviços prestados, receitas com recibo do doação ou contribuição, devem ser utilizadas as funcionalidades de Contas a Pagar e Contas a Receber .

Este tutorial irá guiá-lo pela funcionalidade de lançamentos bancários, ajudando a garantir que os registros financeiros da sua organização estejam alinhados com os extratos bancários.

Lista de conteúdos:

Quando cadastrar lançamentos bancários?

Gerenciamento de lançamentos bancários

Como cadastrar um lançamento bancário

Lançamentos recorrentes

Cópia de l ançamentos bancários

Edição de lançamentos bancários

Exclusão de lançamentos bancários

Quando cadastrar lançamentos bancários?

Utilize lançamentos bancários para registrar:

Pagamentos de taxas bancárias
Depósitos diversos que não possuem documentação fiscal
Reembolsos de despesas de funcionários
Investimentos, como aplicação de dinheiro em contas de investimento
Resgates de Aplicações, como a retirada de dinheiro de contas de investimento
Estornos (ex.: correções de lançamentos errôneos)

Gerenciamento de lançamentos bancários

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Controle Financeiro > Transferências e Lançamentos Bancários.

Na tela inicial do módulo existem duas abas; clique na aba Lançamentos Bancários .

Na tela de gerenciamento dos Lançamentos Bancários são listados, por padrão, os lançamentos com data no mês atual.

Na tabela são apresentados os lançamentos conforme o filtro aplicado. Para cada item, são exibidas as informações: código, conta bancária, tipo, categoria do lançamento, valor, data da operação, descrição e botões de ações.

Dica:

Como cadastrar um lançamento bancário

Acesse Controle Financeiro > Transferências e Lançamentos Bancários , vá para a aba de Lançamentos bancários e clique no botão Incluir > Lançamento Bancário . Será aberta a janela abaixo, de inserção de dados.

Esta janela é composta por três elementos principais:

Dados do Lançamento bancário, no qual são informados os dados básicos, como descrição, banco, data, valor entre outros;
Rateio e Parcelamento, no qual são informados, principalmente, o rateio da despesa/receita em contas do Plano de Contas Financeiro e Projetos/Centros de Custo e;
Observação, onde poderá incluir informações adicionais ao lançamento.

Neste tela, devem ser preenchidos os campos obrigatórios, identificados com um asterisco (*); informe a descrição, a conta bancária, a data e o valor do lançamento.

Em seguida selecione qual é a categoria do lançamento (rendimentos, tarifas, etc) e o tipo de lançamento, que pode ser um Débito (para indicar uma saída na conta bancária) ou um Crédito (para indicar uma entrada na conta bancária).

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar conteúdos sobre o rateio dos lançamentos financeiros.

Lançamentos recorrentes

Caso queira que um determinado lançamento se repita, é possível realizar sua recorrência.

Para isso, basta selecionar o lançamento desejado, clicar no botão Multiplicar Lançamento , preencher os dados da recorrência e clicar em Multiplicar.

Cópia de lançamentos bancários

Caso queira inserir um novo lançamento bancário com dados similares a outro já existente, é possível utilizar a função de cópia de lançamento. Ao utilizar, a janela de inserção de um novo lançamento bancário será aberta trazendo os dados do lançamento desejado. Assim, será possível fazer os ajustes necessários e inserir o novo lançamento.

Para utilizar, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Copiar lançamento , na coluna Ações. Após preenchimento dos dados, basta clicar em Salvar.

Edição de lançamentos bancários

Para editar um lançamento bancário previamente cadastrado, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Editar , na coluna Ações. Após realizar as alterações desejadas, basta clicar em Salvar.

Exclusão de lançamentos bancários

Para remover um lançamento bancário previamente cadastrado, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Apagar , na coluna Ações. Ao confirmar, o lançamento será removido.

Rateio de Lançamentos Financeiros

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Fri, 14 Jun 2024 19:30:48 GMT

O rateio de lançamentos financeiros é uma ferramenta poderosa que permite distribuir valores de receitas e despesas entre diferentes contas, projetos ou centros de custo, proporcionando uma visão mais detalhada e precisa das finanças da sua organização.

Neste tutorial, você aprenderá como realizar o rateio de lançamentos financeiros no nosso sistema, considerando tanto as contas do plano financeiro, quanto os projetos/centros de custo.

Lista de conteúdos:

O que é Rateio de Lançamentos Financeiros?

Componentes do Rateio

Benefícios do Rateio de Lançamentos Financeiros

O que é Rateio de Lançamentos Financeiros?

O rateio de lançamentos financeiros é o processo de dividir uma única transação financeira (seja receita ou despesa) entre várias contas ou centros de custo. Isso permite que os custos e receitas sejam atribuídos de forma mais detalhada, refletindo com precisão onde os recursos foram utilizados ou de onde vieram.

Exemplo:

Imagine que sua organização realizou uma despesa total de R$ 10.000,00 para a compra de materiais de escritório.

Em vez de registrar toda a despesa em uma única conta, você decide ratear esse valor entre dois departamentos: Departamento Administrativo e Departamento de Marketing. Nesse caso, você pode alocar R$ 6.000,00 para a conta do Departamento Administrativo e R$ 4.000,00 para a conta do Departamento de Marketing. Além disso, você pode especificar que esses valores sejam atribuídos aos projetos específicos de cada departamento, proporcionando uma visão clara de como os recursos foram utilizados.

Componentes do Rateio

Para realizar o rateio de lançamentos financeiros, você precisa entender três componentes principais:

Conta do Plano Financeiro : Classifica a receita e a despesa. Cada transação financeira é atribuída a uma conta específica que define sua natureza, como por exemplo, despesas com pessoal e aluguéis, ou receitas de doações ou contribuições.
Projeto/Centro de Custo : Indica o projeto ou departamento ao qual a transação está relacionada, permitindo um controle financeiro mais preciso e segmentado.
Porcentagem do rateio/Valor : Indica a porcentagem do valor do lançamento alocado para determinada conta ou projeto/centro de custo.

No Ongsys, ao realizar a inserção de uma Conta a Pagar, Conta a Receber ou Lançamento Bancário, será necessário fazer o preenchimento do rateio. Neste caso, estará disponível a estrutura ilustrada abaixo.

Importante:

Assegure-se de que a soma dos valores rateados corresponda ao total da transação original. Assim, a soma das porcentagem de cada linha de rateio deve ser igual a 100%.

Benefícios do Rateio de Lançamentos Financeiros

Utilizando o rateio de lançamentos financeiros de maneira eficaz, você pode garantir uma gestão financeira mais robusta e detalhada, a poiando a tomada de decisões informadas e estratégicas na sua organização.

Desta forma, o sistema passará a auxiliar no planejamento financeiro e orçamentário, proporcionando dados mais detalhados e segmentados por projetos e centros de custo, além de prover maior Transparência e Controle, facilitando a rastreabilidade dos recursos e permitindo uma análise mais transparente dos custos e receitas.

Por meio dos relatórios financeiros do sistema, será possível analisar as despesas e receitas em nível de detalhamento geral, pelo total do valor dos lançamentos, assim como detalhando pelas linhas de rateio.

Dica:

CLIQUE AQUI para ver mais informações sobre as estruturas do Plano de Contas Financeiros e do Plano de Projetos/Centros de Custo .

Conciliação Bancária

Mon, 03 Jun 2024 23:07:31 GMT

A conciliação bancária é um processo essencial para garantir a precisão e a integridade das informações financeiras de sua organização. Este tutorial irá guiá-lo pelo processo de conciliação bancária passo a passo, ajudando a garantir que os registros financeiros da sua organização estejam alinhados com os extratos bancários.

A conciliação bancária é o processo de comparar as transações registradas no extrato do Ongsys com as transações registradas no extrato da conta bancária. O objetivo é identificar e resolver qualquer diferença entre esses registros, garantindo que ambos estejam em concordância.

Lista de conteúdos:

Comparação Extrato do Banco e Extrato do Ongsys

Como realizar a conciliação bancária

1) Obtenha os Extratos Bancários

2) Carregamento dos arquivos OFX no Ongsys

3) Comparando os extratos e conciliando os itens

4) Identificando e resolvendo diferenças

Comparação Extrato do Banco e Extrato do Ongsys

Ao realizar a conciliação bancária, é importante entender a diferença entre o extrato bancário fornecido pelo banco e o extrato gerado pelo sistema Ongsys.

Extrato bancário fornecido pelo banco: o extrato bancário é fornecido pelo banco e lista todas as transações financeiras que ocorreram em sua conta durante um determinado período. Ele inclui depósitos, saques, transferências, taxas e outros débitos e créditos.

Extrato bancário mantido pelo Ongsys: o extrato Ongsys, por outro lado, é gerado pelo próprio sistema com base nas movimentações financeiras registradas no software. Ele reflete todas as transações financeiras registradas no sistema, incluindo pagamentos recebidos, despesas, transferências internas e outros lançamentos financeiros.

Ao realizar a conciliação bancária, você irá comparar esses dois extratos para garantir que todas as transações registradas no sistema Ongsys correspondam às transações listadas no extrato da conta bancária. Qualquer diferença entre os dois deve ser investigada e resolvida durante o processo de conciliação.

Como realizar a conciliação bancária

Para realizar a conciliação bancária, acesse no menu lateral Controle Financeiro > Conciliação Bancária .

Na tela da conciliação bancária, você deverá filtrar por uma determinada conta bancária e por um determinado período. Ao clicar em Visualizar, o sistema irá carregar os dois extratos para comparação: extrato Ongsys e extrato do banco.

1) Obtenha os Extratos Bancários

Você deve começar a conciliação obtendo os extratos bancários correspondentes ao período que você deseja conciliar. Isso pode ser feito através do internet banking ou entrando em contato com o banco.

Você deverá baixar o extrato em formato OFX.

Importante:

Na exportação, escolha não incluir os saldos diários no arquivo OFX.

Dica:

É importante notar que o arquivo OFX exportado pode não conter todas as transações financeiras até o dia atual. Isso ocorre porque pode haver transações recentes que ainda não foram processadas pelo banco ou refletidas no extrato. Portanto, ao obter o arquivo OFX no banco, é recomendável evitar exportar transações da data atual .

2) Carregamento dos arquivos OFX no Ongsys

Após baixar o extrato bancário em formato OFX no banco, clique no botão de Importação > Importar OFX , selecione o arquivo e clique em Importar Arquivo OFX.

Após o processamento do arquivo, o sistema irá carregar a aba Extrato Banco com os dados importados.

Dica:

Ao importar arquivos OFX para o sistema, é essencial evitar duplicidades de transações. Certifique-se de que os arquivos estejam corretamente organizados e que as transações já importadas em um arquivo não se repitam nos subsequentes. Dessa forma, você mantém a integridade dos registros financeiros e evita redundâncias, facilitando a conciliação bancária e a análise precisa dos dados.

3) Comparando os extratos e conciliando os itens

Uma vez carregado o extrato do banco referente ao período desejado, é possível iniciar a comparação com o extrato mantido pelo sistema. Ao comparar, é possível marcar os itens como “Conciliados”.

Para isso, pode-se utilizar a conciliação automática e a manual.

A conciliação automática é feita pelo sistema, marcando como “Conciliado” registros do mesmo tipo (crédito ou débito), com o mesmo valor e na mesma data. Por exemplo, se no Ongsys foi registrada uma despesa de R$ 100,00 no dia 03/06/2024, e no banco há um débito de R$ 100,00 no dia 03/06/2024, o sistema automaticamente irá marcar estes dois itens como “Conciliados”.

Para conciliar automaticamente, basta clicar no botão Conciliar automaticamente .

Na conciliação manual , é possível tratar itens que não foram identificamos automaticamente na conciliação automática. São exemplos destes itens:

No sistema, a despesa foi registrada como paga no dia 03/06, porém o pagamento só foi efetivado no banco no dia 04/06;
No sistema há duas despesas na mesma data para um mesmo fornecedor, porém no banco os pagamentos foram consolidados, havendo apenas uma saída com a soma dos dois pagamentos.

Para estes casos, a conciliação manual deve ser utilizada. Para isso, no Extrato Ongsys, selecione os lançamentos a serem conciliados e clicar no botão Conciliar .

Na janela que se abrirá, serão listados os itens do Extrato Banco que não estão conciliados. Basta escolher o(s) item(s) correspondentes e clicar em Conciliar.

4) Identificando e resolvendo diferenças

Identifique quaisquer diferenças entre os registros do sistema e os extratos bancários. Isso pode incluir transações não registradas, transações duplicadas ou valores diferentes.

Dica:

Tanto no extrato do Ongsys, quanto no extrato banco, é possível filtrar apenas pelas transações não conciliadas. Para isso, clique na coluna Conciliado e selecione Não.

Para resolver as diferenças, você deve fazer os ajustes necessários nas movimentações financeiras diretamente pelas funcionalidades do sistema. Se, por exemplo, foi identificado uma conta a pagar registrada em duplicidade no sistema, você pode acessar a tela de Contas a Pagar e apagar o lançamento.

Para o caso em que há lançamentos no Extrato Banco que não foram registrados no Ongsys, você pode acessar a funcionalidade em questão, registrar o lançamento e depois voltar para a tela de conciliação para continuar.

Porém, também é possível inserir os registros diretamente a partir do Extrato Banco. Observe que, neste extrato, há uma coluna Ações com botões de Inclusão de Contas a Pagar, Contas a Receber e Lançamentos Bancários.

Ao clicar, o sistema irá abrir a tela de inserção da movimentação financeira escolhida, para que os dados possam ser preenchidos. Ao salvar, o item será conciliado automaticamente.

Dica:

Uma vez que finalizar a conciliação bancária de um determinado mês, você pode utilizar a funcionalidade de Fechamento de Período para impedir alterações nas movimentações financeiras deste mês. CLIQUE AQUI para saber mais.

Fechamento de Período

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Mon, 03 Jun 2024 21:59:26 GMT

A função "Fechamento de Período" é uma ferramenta essencial no nosso sistema para a gestão financeira. Esta funcionalidade permite que você trave as movimentações financeiras em determinados meses, garantindo que os registros financeiros sejam precisos e que os dados históricos permaneçam inalterados após o período de contabilização.

Lista de conteúdos:

Como realizar o fechamento de período

1) Revisão das movimentações financeiras

2) Fechando períodos

Como realizar o fechamento de período

O Fechamento de Período é o processo de finalizar as transações financeiras de um determinado mês. Uma vez que um período é fechado, nenhuma alteração ou nova movimentação financeira pode ser realizada nesse período.

Este procedimento é vital para manter a integridade e a precisão dos registros financeiros.

1) Revisão das movimentações financeiras

Antes de fechar um período, é importante revisar todas as transações financeiras para garantir que todas estão corretas e completas.

Dica:

A funcionalidade de Conciliação Bancária pode te ajudar a verificar se está registrado no Ongsys toda a movimentação financeira que de fato ocorreu nas contas bancárias da organização. CLIQUE AQUI para saber mais.

2) Fechando períodos

Após a revisão, o administrador ou usuário autorizado pode utilizar a função de Fechamento de Período no sistema para bloquear qualquer movimentação financeira adicional nesse mês específico.

Para isso, acesse no menu lateral Controle Financeiro > Fechamento de Período .

Na janela que se abrirá, procure o mês desejado e utilize os botões de Abrir ou Fechar Período para gerenciá-lo. Caso um determinado mês não esteja listado, você poderá incluí-lo clicando em Incluir > Novo Período.

Além do Fechamento de Período, nosso sistema também permite bloquear movimentações financeiras anteriores a uma determinada data. Esta funcionalidade é extremamente útil para clientes que trazem dados retroativos e desejam travar as movimentações do passado, assegurando a precisão histórica dos registros financeiros.

O bloqueio de movimentações financeiras anteriores permite que você bloqueie alterações em transações realizadas antes de uma data específica. Isso garante que os dados financeiros históricos permaneçam inalterados, mesmo após a importação de informações retroativas.

Para isso, acesse no menu lateral Configurações > Configurações Gerais . No menu das configurações, acesse Fechamento de Período e Conciliação . Basta preencher o campo "Impedir movimentações financeiras anteriores à" e Salvar.

Importante:

O Fechamento de Período em nosso sistema não se limita apenas ao regime de caixa das movimentações financeiras. Ele também considera as dimensões de emissão , competência e vencimento . Assim, não será possível alterar movimentações financeiras com emissão, competência ou vencimento em um período fechado, ainda que o pagamento/recebimento, tenha se dado em um período aberto.

Dica:

Caso queira considerar somente o regime de caixa no fechamento de período, ou seja, travar as movimentações financeiras com base apenas na data de pagamento/recebimento, basta acessar no menu lateral Configurações > Configurações Gerais > Fechamento de Período e Conciliação e selecionar a opção "Controle de período por caixa".

Segurança e Política de Senhas

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Mon, 03 Jun 2024 21:37:26 GMT

A segurança das informações é uma prioridade fundamental para nossa organização. Uma das principais linhas de defesa contra acessos não autorizados é a utilização de senhas robustas e seguras. Para garantir a proteção de nossos dados, estabelecemos uma política de senhas rigorosa que todos os usuários devem seguir.

Lista de conteúdos:

Nossa Política de Senhas Vigente

Importância da Política de Senhas

Melhores Práticas de Senhas

Nossa Política de Senhas Vigente

Para manter a integridade e segurança do nosso sistema, adotamos as seguintes diretrizes para a criação e manutenção de senhas:

Complexidade da Senha
As senhas devem ter, no mínimo, 8 caracteres.
Devem incluir uma combinação de letras maiúsculas, minúsculas e números.
Validade da Senha
As senhas devem ser alteradas a cada 90 dias para garantir que permanecem seguras ao longo do tempo.
Histórico de Senhas
Não é permitido repetir nenhuma das quatro últimas senhas utilizadas. Isso previne a reutilização de senhas antigas e aumenta a segurança.
Novos Usuários
Novos usuários receberão, via e-mail, uma senha gerada automaticamente pelo sistema. Esta senha é temporária e deve ser alterada no primeiro acesso.
Primeiro Acesso
No primeiro acesso, os novos usuários são obrigados a alterar a senha temporária para uma senha pessoal que atenda aos critérios de complexidade mencionados.

Importância da Política de Senhas

Implementar e seguir uma política de senhas eficaz é crucial para proteger nossos sistemas e dados contra acessos não autorizados.

Senhas fortes e a renovação periódica delas ajudam a:

Prevenir Ataques de Força Bruta: Senhas complexas dificultam a adivinhação por invasores.
Minimizar o Risco de Comprometimento: Alterações regulares de senha garantem que mesmo se uma senha for comprometida, seu uso indevido será limitado.
Garantir Conformidade: Seguir essas práticas ajuda a sua organização a estar em conformidade com normas de segurança e regulamentos de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados.

Melhores Práticas de Senhas

Para além das diretrizes da nossa política, recomendamos as seguintes melhores práticas ao criar suas senhas:

Evite Informações Pessoais: Não utilize nomes, datas de nascimento ou outras informações facilmente associadas a você.
Use Frases de Senha: Uma combinação de palavras não relacionadas pode ser fácil de lembrar e difícil de adivinhar.
Utilize um Gerenciador de Senhas: Ferramentas de gerenciamento de senhas podem ajudar a criar e armazenar senhas seguras sem a necessidade de memorizá-las.

Manter a segurança de nossos sistemas é uma responsabilidade compartilhada. Contamos com a sua colaboração para seguir estas diretrizes e garantir que nossas informações permaneçam seguras.

Gestão de Usuários

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Mon, 03 Jun 2024 21:27:24 GMT

A gestão de usuários é uma parte fundamental para garantir que sua equipe tenha acesso adequado às funcionalidades do sistema, mantendo a segurança e a eficiência operacional.

U ma gestão de usuários e acessos bem feita é crucial para:

Segurança de Dados: Garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis.
Eficiência Operacional: Assegurar que cada membro da equipe tenha as permissões necessárias para realizar suas tarefas sem obstáculos.
Conformidade Legal: E star em conformidade com legislações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que estabelece normas rigorosas para a proteção de dados pessoais.

A LGPD, em particular, impõe responsabilidades significativas sobre como os dados pessoais devem ser coletados, armazenados, e utilizados. Uma gestão eficaz de usuários ajuda a garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar esses dados, minimizando o risco de violações e garantindo a privacidade dos indivíduos.

Portanto, a gestão dos usuários é de responsabilidade da sua organização! Nós, da Ongsys, fornecemos as ferramentas necessárias, mas não realizamos a liberação ou cadastro de usuários. Essa tarefa deve ser conduzida internamente por sua equipe.

Lista de conteúdos:

Adicionar novos usuários

Gerenciar permissões e funções

Editar ou inativar usuários

Adicionar novos usuários

Para cadastrar novos usuários, clique no menu Configurações > Usuários e Permissões.

Na aba Usuários, serão listados todos os usuários cadastrados em sua organização.

Para adicionar um novo, clique em Incluir > Usuário .

Preencha os dados obrigatórios e clique em Salvar.

Dica:

Na inclusão de um novo usuário, não é inserida nenhuma senha. Após o cadastro, o sistema enviará automaticamente um e-mail de boas-vindas ao usuário, contendo uma senha inicial. Durante seu primeiro acesso ao sistema, o usuário será forçado a realizar a troca de sua senha.

Gerenciar permissões e funções

Como parte importante da gestão de usuários, é preciso definir as ações que podem ser executadas por cada usuários, assim como identificar as funcionalidades em que cada usuário poderá acessar no sistema.

No Ongsys, as permissões de acesso às funcionalidades são definidas com base em Perfis de Acesso. Assi m, você consegue definir perfis mais ou menos restritivos e atribuí-los aos usuários.

Para gerenciar as permissões, clique no menu Configurações > Usuários e Permissões, Aba Permissões.

Antes de criar um usuário, você deve verificar o perfil adequado e, em caso de necessidade, configurar um novo perfil. Para adicionar um novo perfil, clique em Incluir > Permissões . Na tela que será aberta, basta informar um código, título e descrição do perfil e selecionar os itens/ações no qual os usuários vinculados terão acesso/poderão executar.

Após selecionar as funcionalidades e ações que deseja, basta salvar.

Posteriormente, ao criar um novo usuário, ou editar, basta selecionar este perfil no campo Perfil de Permissões.

Dica:

No menu principal do sistema, à direita, estarão listadas somente as funcionalidades que o usuário logado tem acesso.

Caso você deseje acessar determinada funcionalidade, mas ela não está disponível no menu, seu usuário não tem permissão para realizar este acesso. Neste caso, converse com o administrador do sistema em sua organização e solicite a liberação de seu usuário.

Editar ou inativar usuários

Para editar um usuário, basta encontr á-lo na lista e clicar no botão Editar. Após preencher os dados, basta clicar em Salvar.

No Ongs ys, não é possível remover um usuário. Para cada usuário, o sistema registra todas as ações por ele executadas, assim como os registros de acesso ao sistema. Assim, mesmo que ele não seja mais um colaborador da organização, este histórico de ações realizadas a acesso permanece registrado no sistema.

Neste caso, é possível Inativar este usuário. Para isso, basta clicar sobre o botão Ativo e confirmar a inativação.

Havendo necessidade de reativar um usuário inativo, basta clicar sobre o botão Inativo e confirmar a reativação.

Dica:

Ao inativar um us uário, o sistema irá emitir um aviso caso existam autorizações de pagamento ou compras pendentes de avaliação por este usuário. CLIQUE AQUI para saber mais sobre as alçadas de autorização de pagamento e compras.

Transmissão Automática de Arquivo de Remessa

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Mon, 03 Jun 2024 20:09:33 GMT

Com o Ongsys, é possível enviar um arquivo de remessa de pagamentos diretamente ao banco, sem necessidade de baixá-lo e carrega-lo manualmente no internet banking.

Lista de conteúdos:

O que é a transmissão automática de pagamentos

Como solicitar a transmissão automática junto ao banco

1) Preenchimento da carta

2) Envio da carta para Ongsys

3) Envio da carta para o gerente do banco

O que é Nexxera?

O que é a transmissão automática de pagamentos

A transmissão automática é um recurso que faz o envio do arquivo de Remessa e a recepção do arquivo de Retorno sem manipulação de arquivos. Ou seja, quando gerada a remessa, ela será encaminhada ao banco automaticamente. O mesmo vale para o arquivo de retorno, que quando disponibilizado pelo banco, será processado automaticamente, não sendo necessário baixar o arquivo no internet banking e inseri-lo no sistema.

Vale destacar que, o uso da transmissão automática não excluí os processos de autorização de pagamento no banco. Assim, os operadores registrados ainda precisarão acessar o internet banking para fazer a liberação dos pagamentos.

Dica:

Recomendamos que os clientes sigam com o processo manual de remessa bancária até estarem habituados com todo o processo troca de informações entre Ongsys e banco. Uma vez analisado e entendido todo este processo, o uso da transmissão automática poderá ser habilitado.

Clique aqui para visualizar o processo de troca manual de arquivo de remessa.

Como solicitar a transmissão automática junto ao banco

Para solicitação da transmissão automática, executar os procedimentos definidos na sequência.

1) Preenchimento da carta

Para começarmos o processo de ativação da Transmissão Automática para sua conta, o primeiro passo é preencher a Carta de Abertura de Relacionamento. A carta deve ser preenchida conforme os modelos próprios de cada instituição bancária.

�� Clique aqui para baixar o modelo de carta do Banco Itaú.

�� Clique aqui para baixar o modelo de carta dos demais bancos.

Para o preenchimento da carta, é necessário informar os dados referente ao cedente (Emissor da cobrança):

Agência - Agência do cedente (Informar DV se tiver).
Cidade - Cidade onde está localizada a empresa do cedente.
UF - Estado onde está localizada a empresa do cedente.
A/C - Informar o nome do gerente da conta.
Fone - Telefone para contato do cedente.
Serviço no Banco - Serviço utilizado no banco, informar PAGAMENTO.
Conta/DV - Conta completa com DV (Mesmo valor cadastrado para o cedente).
Convênio: - Informar o mesmo convênio cadastrado para o cedente.
Layout Cliente – Informar 240.
Razão Social - Razão Social do cedente.
CNPJ - CNPJ ou CPF do cedente.
Nome - Nome do solicitante.
Cargo - Cargo do solicitante dentro da empresa.
Fone - Telefone para contato do solicitante.
E-mail - E-mail para contado do solicitante.

Junto ao preenchimento da carta, não alterar os dados referente aos responsáveis técnicos, para que o processo de liberação junto a Nexxera possa seguir normalmente.

2) Envio da carta para Ongsys

A carta preenchida pelo correntista com as informações da conta precisa ser enviada à Ongsys, via e-mail suporte.ongsys@bhub.ai , para que nós possamos validá-la e iniciar o fluxo de liberação da Transmissão Automática.

3) Envio da carta para o gerente do banco

Após validação da carta pela equipe Ongsys, é necessário encaminhá-la ao gerente bancário responsável pela conta, informando a necessidade de trafegar arquivos de Remessa de Pagamento com a VAN Nexxera .

Ao entregar a carta ao gerente da conta, é de fundamental importância que também seja solicitado a ele o processo de validação das remessas geradas. A equipe Ongsys irá gerar remessas bancárias e encaminhá-las ao gerente para a validação. Feito isso, assim que o banco concluir todas as configurações, ele notificará a Nexxera para que possamos prosseguir com o processo de liberação.

O que é Nexxera?

A Nexxera é um ecossistema de transações financeiras, responsável pela transmissão dos arquivos bancários via VAN. Depois que o Ongsys gera os arquivos de remessa, eles são enviados para a Nexxera, que por sua vez processa e envia para o banco. O banco devolve para a Nexxera o arquivo de Retorno e a Nexxera por sua vez envia este arquivo para que o Ongsys processe as baixas automáticas.

Remessa Bancária de Pagamento

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Mon, 03 Jun 2024 19:06:38 GMT

No Ongsys é possível enviar pagamentos diretamente ao banco, por meio de arquivos de remessa bancária. Assim, não é preciso digitar novamente os pagamentos no banco; basta cadastrá-los no Ongsys e gerar o arquivo CNAB de pagamentos com base nas etapas listadas na sequência.

Lista de conteúdos:

Configuração para uso da remessa bancária

Configuração de fornecedores

Como fazer um pagamento via remessa bancária

1) Cadastro de Conta a Pagar

2) Baixa da Conta a Pagar

3) Geração do arquivo de remessa

4) Download do arquivo de remessa

5) Carregamento do arquivo CNAB no banco e autorização dos pagamentos

Atualização de status dos pagamentos no Ongsys

1) Download do arquivo de retorno

2) Carregamento do arquivo de retorno no Ongsys

Transmissão automática de arquivos de remessa

Considerações sobre pagamentos PIX

Configuração para uso da remessa bancária

Para utilizar a funcionalidade de remessa bancária de pagamento, você deve solicitar à equipe de suporte do Ongsys. Orientações específicas serão enviadas de acordo com o cliente, plano contratado e a instituição bancária.

�� Atendimento Ongsys: suporte.ongsys@bhub.ai

Se as contas para emissão do arquivo de remessa já se encontram configuradas, veja as etapas abaixo para conseguir enviar os pagamentos ao banco.

Configuração de fornecedores

Para que uma Conta a Pagar seja criada e, consequentemente, se possa fazer o pagamento via remessa bancária, é obrigatório o cadastro de um fornecedor, em Gestão de Cadastros > Clientes, Fornecedores e Outros > Aba Fornecedores .

Para execução do pagamento, é obrigatório o cadastro dos campos abaixo:

Pessoa física ou jurídica;
CNPJ/CPF
Nome completo/Razão Social;
Dados bancários
Instituição Bancária
Número agência
Número conta
Tipo de conta

Importante:

Na tela de cadastro de fornecedores, os campos de Dados do Correntista não são obrigatórios. Contudo, se a conta bancária informada tiver outra titularidade, diferente do cadastro do fornecedor, os campos devem ser preenchidos (por ex, cadastro de fornecedor PJ, mas pagamentos serão feitos em uma conta PF). Neste cenário, deve-se preencher os campos e selecionar a opção “Utilizar dados do correntista na remessa”.

Como fazer um pagamento via remessa bancária

Na sequência, são apresentadas as etapas a serem executadas para execução dos pagamentos via remessa bancária.

1) Cadastro de Conta a Pagar

Todo pagamento via remessa precisa estar cadastrado como uma despesa, na tela de Contas a Pagar (menu Controle Financeiro > Contas a Pagar ).

A Conta a Pagar deve ser cadastrada com as informações do fornecedor, valores, data e rateio. Todas as informações devem ser preenchidas corretamente visto que, após o pagamento não será possível alteração.

A forma de pagamento deve ser selecionada no cadastro da Conta a Pagar.

Dica:

Atente-se à forma de pagamento escolhida.

Para transferências para contas do mesmo banco da conta pagadora, deve ser utilizada a opção Transferência Bancária. Já para pagamentos para outros bancos, escolher opção TED. No pagamento de boletos, observar se o boleto é do mesmo banco da conta pagadora e escolher a opção adequada: Boleto (mesmo banco) ou Boleto (outros bancos).

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar o conteúdo específico sobre Contas a Pagar.

2) Baixa da Conta a Pagar

Antes do envio para remessa, a Conta a Pagar deve ser baixada. Neste momento, deve ser informada a conta bancária por meio da qual o pagamento será efetuado.

O status final do pagamento via remessa pode ser acompanhado por meio da coluna Status Remessa. Neste momento, o status será “Não enviado”.

3) Geração do arquivo de remessa

Para geração do arquivo de remessa, os pagamentos a serem pagos devem ser selecionados na tela de contas a pagar. É possível selecionar mais de um pagamento, de diferentes fornecedores e diferentes contas bancárias.

Após seleção dos pagamentos, clicar no botão “Enviar para fila de remessa”.

Após esta ação, o Status Remessa do pagamento passa para “Enviado”.

Dica:

Se sua organização utiliza a Transmissão Automática de Arquivos de Remessa, não é necessário executar mais nenhuma etapa dentro do Ongsys. Após realizar a geração do arquivo de remessa, definido nesta Etapa 3, o arquivo já será encaminhado automaticamente ao banco.

Basta acessar o internet banking, identificar os pagamentos e autorizá-los.

Saiba mais clicando aqui .

4) Download do arquivo de remessa

Uma vez que os pagamentos foram enviados para a remessa, o download do arquivo CNAB estará disponível.

Em Controle Financeiro > Remessas Bancárias estarão presentes os arquivos para download. Nesta tela, será criado um arquivo de remessa para cada conta bancária envolvida nos pagamentos enviados.

Para download do arquivo, clicar no botão indicado abaixo:

Importante:

Não edite o arquivo. Ele deve ser carregado no banco tal como emitido pelo sistema.

5) Carregamento do arquivo CNAB no banco e autorização dos pagamentos

Uma vez baixado, o arquivo CNAB deve ser carregado no gerenciador da conta bancária no banco. Neste momento, o banco irá validar o arquivo e indicar possíveis erros no processamento.

Em caso de erros, deve-se corrigir os lançamentos no Ongsys e gerar um novo arquivo CNAB. Em caso de dúvidas, consultar o suporte Ongsys.

Estando tudo correto, os pagamentos devem ser liberados no banco.

Importante:

Deve-se consultar com o gerente das contas bancárias para verificar se o processamento de CNAB de pagamento está habilitado na conta, assim como para solicitar o passo a passo para carregamento do arquivo. A Ongsys não fornece suporte no que diz respeito aos procedimentos para carregamento do arquivo no banco.

Atualização de status dos pagamentos no Ongsys

Assim que os pagamentos forem efetivados na conta bancária, é preciso atualizar o status no Ongsys. Outros cenários, como pagamentos recusados ou estornados, também precisam ser identificados no sistema.

Desta forma, deve-se gerar um arquivo de retorno da conta bancária e carregá-lo no sistema.

1) Download do arquivo de retorno

Acesse o internet banking da conta bancária e faça download do arquivo de retorno. Cada banco possui um procedimento e não prestamos suporte para execução desta etapa.

2) Carregamento do arquivo de retorno no Ongsys

Uma vez feito o download do arquivo de retorno do banco, acesse Controle Financeiro > Remessas Bancárias .

Clique no botão Carrega Retorno, selecione o arquivo e clique em Importar.

O arquivo de retorno será processado e o status dos pagamentos será atualizado. Uma tela resumo será exibida, informando o status de cada pagamento.

É possível, ainda, filtrar os pagamentos na tela de Contas a Pagar, por meio do status da remessa. Para isso, utilize os filtros avançados, tal como indicado abaixo:

Transmissão automática de arquivos de remessa

Nas etapas anteriores, o sistema Ongsys realiza a emissão de um arquivo de remessa bancária, em formato CNAB, contendo os pagamentos para serem carregados no banco. Posteriormente, o banco fornece um arquivo de retorno, contendo a atualização de status sobre os pagamentos enviados via remessa bancária.

Assim, a comunicação entre Ongsys e Instituição Bancária ocorre de forma manual.

Há a possibilidade de habilitar a transmissão automática deste arquivo de remessa ao banco. Assim, não será preciso fazer o download do arquivo no Ongsys e carrega-lo no banco; o arquivo já será recepcionado pelo banco automaticamente! CLIQUE AQUI para saber como configurar a transmissão automática.

Dica:

Considerações sobre pagamentos PIX

É possível realizar pagamentos PIX via remessa bancária. Porém, há algumas limitações em relação às instituições bancárias que aceitam esta modalidade de pagamento na remessa e na composição do arquivo CNAB.

Apenas as instituições bancárias abaixo listadas aceitam o envio de pagamentos PIX via remessa:

Bradesco
Santander
Inter
Itaú
Sicredi

Para emissão de CNABs com esta modalidade, os pagamentos PIX devem estar separados dos demais, não podendo existir arquivo CNAB que apresenta, simultaneamente, pagamentos PIX e outras formas de pagamento, como o TED por exemplo. Assim, você deve primeiro selecionar todos os pagamentos PIX, enviá-los para remessa, e posteriormente executar o procedimento com os demais pagamentos.

Bancos homologados e tipos de pagamento

Abaixo estão listados os bancos homologados e as formas de pagamentos disponíveis, por meio do qual é possível gerar remessas bancárias.

Gerenciamento de Contas a Receber

william@ongsys.com.br (William Tenório) — Sun, 02 Jun 2024 20:23:12 GMT

No Ongsys é possível controlar todas as contas a receber da organização. Neste tutorial, abordaremos todos as ações envolvidas neste gerenciamento.

Lista de conteúdos:

Gerenciamento de contas a r eceber

Como cadastrar uma conta a r eceber

Recebimentos recorrentes

Cópia de contas a r eceber

Edição de contas a r eceber

Exclusão de contas a r eceber

Baixa de contas a r eceber

Recebimentos com desconto, juros ou multa

Recebimentos adiantados

Baixa de múltiplas contas a r eceber simultaneamente

Desfazer baixa de contas a r eceber

Gerenciamento de contas a receber

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Controle Financeiro > Contas a Receber.

Na tela de gerenciamento das Contas a Receber são listados, por padrão, os lançamentos com data de emissão no mês atual.

No botão Incluir destacado na imagem com o número 1, é possível inserir um novo lançamento do tipo receita.

Nos campos destacados com o número 2, é possível realizar a filtragem de lançamentos para exibição:

Tipo de período - data de emissão, vencimento, recebimento, cadastro ou competência;
Status do recebimento - abertos, recebidos ou todos e;
Período - data inicial e final.

Ao clicar no botão de filtrar, os dados serão carregados de acordo com os filtros.

No botão destacado na imagem com o número 3, é possível habilitar novos filtros para uma busca detalhada:

Tipo de receita
Conta do plano financeiro
Projeto/Centro de custo
Contrato
Conta bancária utilizada no recebimento

Na tabela são apresentadas as receitas conforme os filtros aplicados. Para cada item, são exibidas as informações: ID, tipo, número do documento, fornecedor, histórico, data de emissão, data de vencimento, valor, código do lançamento, status da baixa, status do faturamento, informações do recebimento e botões de ações.

Dica:

O código do lançamento é o identificar único de uma conta a receber e permanecerá o mesmo, ainda que a conta a receber seja editada. Assim, você pode utilizá-lo para identificar um determinado lançamento em todas as funcionalidades do sistema.

Como cadastrar uma conta a receber

Para lançamentos financeiros que não são de origem de contratos, é necessário realizar a inserção diretamente na tela do financeiro.

Acesse Controle Financeiro > Contas a Receber , e clique no botão Incluir. Será aberta a janela abaixo, de inserção de dados.

Esta janela é composta por três elementos principais:

Dados do Recebimento, no qual são informados os dados básicos, como identificação do cliente, valor, datas, entre outros;
Rateio e Parcelamento, no qual são informados, principalmente, o rateio da receita em contas do Plano de Contas Financeiro e Projetos/Centros de Custo e;
Impostos Retidos, no qual são informadas as alíquotas de impostos relacionados ao lançamento.

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar conteúdos sobre o rateio dos lançamentos financeiros.

Recebimentos recorrentes

Caso queira que um determinada conta a receber se repita, é possível realizar a recorrência de recebimentos.

Para isso, basta selecionar o lançamento desejado, clicar no botão Multiplicar Lançamento , preencher os dados da recorrência e clicar em Multiplicar.

Cópia de contas a receber

Caso queira inserir uma nova conta a receber com dados similares a outra já existente, é possível utilizar a função de cópia de lançamento. Ao utilizar, a janela de inserção de uma nova conta a receber será aberta trazendo os dados da conta a receber desejada. Assim, será possível fazer os ajustes necessários e inserir a nova receita.

Para utilizar, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Copiar lançamento , na coluna Ações. Após preenchimento dos dados, basta clicar em Salvar.

Edição de contas a receber

Para editar uma conta a receber previamente cadastrada, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Editar , na coluna Ações. Após realizar as alterações desejadas, basta clicar em Salvar.

Exclusão de contas a receber

Para remover uma conta a receber previamente cadastrada, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Apagar , na coluna Ações. Ao confirmar, o lançamento será removido.

Baixa de contas a receber

Uma vez cadastrada, uma conta a receber ficará com o status “Em aberto” no sistema. Ou seja, será considerada uma provisão de recebimento, não movimentando o extrato de nenhuma conta bancária.

Para registrar a baixa, ou seja, o recebimento desta receita, é preciso encontrar a receita, selecioná-la e clicar no botão Informar dados do recebimento .

A janela que se abrirá é composta por duas abas: Dados do recebimento e Composição da baixa .

Na aba Dados do recebimento, é possível visualizar o valor a ser baixado, incluir a forma de pagamento, incluir descontos, juros, multas ou taxa de cartão de crédito, além de ser possível selecionar um adiantamento a ser considerado no recebimento.

Na aba Composição da baixa, é possível selecionar as contas bancárias a serem utilizadas no recebimento, além de valor e data.

Se o recebimento de uma receita ocorrer em sua totalidade, sem atrasos ou uso de adiantamentos, basta clicar na aba Composição da baixa e escolher a(s) conta(s) bancária(s) utilizadas e datas de recebimento.

Importante:

A baixa precisa ser feita no valor total da receita, não existindo baixa parcial. Assim, ao selecionar as contas bancárias e valores, a soma do valor recebido por meio de cada conta precisa ser igual ao valor total a ser recebido.

Importante:

Não é possível baixar lançamentos que não tenham o número de documento identificado, ou seja, que são Projetados. Neste caso, é preciso editar o lançamento para realizar o preenchimento do número de documento.

Recebimentos com desconto, juros, multa ou taxa de cartão de crédito

Caso haja incidência de descontos, juros, multa ou taxa de cartão de crédito ao recebimento, na aba Dados do Recebimento é possível incluir estes valores. Observe que, ao preencher, o campo Líquido a receber é calculado automaticamente, refletindo o valor a ser baixado.

Recebimentos adiantados

Caso algum valor tenha sido adiantado ao cliente, antes da baixa definitiva da receita, este adiantamento poderá ser considerado na baixa da receita.

O sistema irá exibir os adiantamentos do cliente selecionado, assim como dos demais. Para utilizar um adiantamento, basta encontrá-lo na lista do sistema, preencher o valor a ser utilizado e selecioná-lo. Múltiplos adiantamentos podem ser utilizados.

Importante:

Não é possível selecionar um adiantamento com valor maior do que o valor a ser recebido. Neste cenário, você deve alterar o valor a ser utilizado antes de clicar em selecionar.

Após a selecionar, basta prosseguir com a baixa normalmente, informando a conta bancária para o valor restante. No exemplo acima, foi baixada uma receita de R$ 1.000,00, utilizando um adiantamento de R$ 200.00. Assim, restarem R$ 800.00 a serem recebidos via conta bancária.

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar conteúdos sobre Adiantamentos a Fornecedores e de Clientes.

Baixa de múltiplas contas a receber simultaneamente

O sistema permite que seja realizada a baixa simultânea de mais do que um lançamento. Para isso, basta selecionar os lançamentos desejados e clicar no botão Informar dados do recebimento . Será aberta a janela abaixo.

Na janela que se abrirá, serão listados os recebimentos selecionados e será possível escolher entre duas opções de baixa:

Registrar baixa única para todas as Contas a Receber selecionadas
Baixar individualmente as Contas a Receber selecionadas

Na primeira opção, o sistema irá baixar todas as receitas selecionadas incluindo uma única movimentação no extrato da conta bancária. Por exemplo, se foram selecionados dois recebimentos de R$ 500,00, o extrato da conta bancária irá registrar uma entrada única de R$ 1.000,00.

Para esta opção, também é possível o uso de adiantamentos.

Já na segunda opção, de baixa individual, o sistema irá baixar as contas a receber selecionadas registrando individualmente as movimentações no extrato bancário. Por exemplo, se foram selecionados dois recebimentos de R$ 500,00, o extrato da conta bancária irá registrar duas entradas de R$ 500,00.

Dica:

Na baixa de múltiplas contas a receber simultaneamente, não é possível informar a incidência de descontos, juros, multas ou taxas de cartão de crédito. Neste caso, você deve realizar a baixa individualizada das recceitas.

Desfazer baixa de contas a receber

Havendo necessidade de desfazer a baixa de uma receita, basta encontrá-la, selecioná-la e clicar em Reverter dados do recebimento . Ao confirmar, a baixa será desfeita e a movimentação financeira será removida do extrato bancário.

Importante:

Ao desfazer a baixa de um lançamento baixado simultaneamente com outro, por meio da baixa múltipla com registro único em extrato, todos os recebimentos relacionados terão sua baixa desfeita , não somente o selecionado.

Gerenciamento de Contas a Pagar

Wed, 01 May 2024 19:21:33 GMT

No Ongsys é possível controlar todas as contas a pagar da organização. Neste tutorial, abordaremos todos as ações envolvidas neste gerenciamento.

Lista de conteúdos:

Gerenciamento de contas a pagar

Como cadastrar uma conta a pagar

Pagamentos recorrentes

Cópia de contas a pagar

Edição de contas a pagar

Exclusão de contas a pagar

Baixa de contas a pagar

Pagamentos com desconto, juros ou multa

Pagamentos adiantados

Baixa de múltiplas contas a pagar simultaneamente

Desfazer baixa de contas a pagar

Gerenciamento de contas a pagar

Para acessar a funcionalidade, clique no menu Controle Financeiro > Contas a Pagar.

Na tela de gerenciamento das Contas a Pagar são listados, por padrão, os lançamentos com data de emissão no mês atual.

No botão Incluir destacado na imagem com o número 1, é possível inserir um novo lançamento do tipo despesa.

Nos campos destacados com o número 2, é possível realizar a filtragem de lançamentos para exibição:

Tipo de período - data de emissão, vencimento, pagamento, cadastro ou competência;
Status do pagamento - abertos, pagos ou todos e;
Período - data inicial e final.

Ao clicar no botão de filtrar, os dados serão carregados de acordo com os filtros.

No botão destacado na imagem com o número 3, é possível habilitar novos filtros para uma busca detalhada:

Status da remessa bancária
Tipo de despesa
Conta do plano financeiro
Projeto/Centro de custo
Contrato
Requisição de compras
Conta bancária utilizada no pagamento

Na tabela são apresentadas as despesas conforme os filtros aplicados. Para cada item, são exibidas as informações: ID, tipo, número do documento, fornecedor, histórico, data de emissão, data de vencimento, valor, código do lançamento, status de aprovação, status da remessa bancária, status da baixa, informações do pagamento e botões de ações.

Dica:

Como cadastrar uma conta a pagar

Para lançamentos financeiros que não são de origem de compras, contratos ou captura de nota fiscal, é necessário realizar a inserção diretamente na tela do financeiro.

Acesse Controle Financeiro > Contas a Pagar , e clique no botão Incluir. Será aberta a janela abaixo, de inserção de dados.

Esta janela é composta por três elementos principais:

Dados do Pagamento, no qual são informados os dados básicos, como identificação do fornecedor, valor, datas, entre outros;
Rateio e Parcelamento, no qual são informados, principalmente, o rateio da despesa/receita em contas do Plano de Contas Financeiro e Projetos/Centros de Custo e;
Impostos Retidos, no qual são informadas as alíquotas de impostos relacionados ao lançamento.

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar conteúdos sobre o rateio dos lançamentos financeiros.

Pagamentos recorrentes

Caso queira que um determinada conta a pagar se repita, é possível realizar a recorrência de pagamentos.

Para isso, basta selecionar o lançamento desejado, clicar no botão Multiplicar Lançamento , preencher os dados da recorrência e clicar em Multiplicar.

Cópia de contas a pagar

Caso queira inserir uma nova conta a pagar com dados similares a outro já existente, é possível utilizar a função de cópia de lançamento. Ao utilizar, a janela de inserção de uma nova conta a pagar será aberta trazendo os dados da conta a pagar desejada. Assim, será possível fazer os ajustes necessários e inserir a nova despesa.

Para utilizar, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Copiar lançamento , na coluna Ações. Após preenchimento dos dados, basta clicar em Salvar.

Edição de contas a pagar

Para editar uma conta a pagar previamente cadastrada, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Editar , na coluna Ações. Após realizar as alterações desejadas, basta clicar em Salvar.

Exclusão de contas a pagar

Para remover uma conta a pagar previamente cadastrada, basta encontrar o lançamento desejado e clicar no botão Apagar , na coluna Ações. Ao confirmar, o lançamento será removido.

Baixa de contas a pagar

Uma vez cadastrada, uma conta a pagar ficará com o status “Em aberto” no sistema. Ou seja, será considerada uma provisão de pagamento, não movimentando o extrato de nenhuma conta bancária.

Para registrar a baixa, ou seja, o pagamento desta despesa, é preciso encontrar a despesa, selecioná-la e clicar no botão Informar dados do pagamento .

A janela que se abrirá é composta por duas abas: Dados do pagamento e Composição da baixa .

Na aba Dados do pagamento, é possível visualizar o valor a ser baixado, incluir a forma de pagamento, incluir descontos, juros ou multas, além de ser possível selecionar um adiantamento a ser considerado no pagamento.

Na aba Composição da baixa, é possível selecionar as contas bancárias a serem utilizadas no pagamento, além de valor e data.

Se o pagamento de uma despesa ocorrer em sua totalidade, sem atrasos ou uso de adiantamentos, basta clicar na aba Composição da baixa e escolher a(s) conta(s) bancária(s) utilizadas e datas de pagamento.

Importante:

A baixa precisa ser feita no valor total da despesa, não existindo baixa parcial. Assim, ao selecionar as contas bancárias e valores, a soma do valor pago por meio de cada conta precisa ser igual ao valor total a ser pago.

Importante:

Pagamentos com desconto, juros ou multa

Caso haja incidência de descontos, juros ou multa ao pagamento, na aba Dados do Pagamento é possível incluir estes valores. Observe que, ao preencher, o campo Líquido a pagar é calculado automaticamente, refletindo o valor a ser baixado.

Pagamentos adiantados

Caso algum valor tenha sido adiantado ao fornecedor, antes da baixa definitiva da despesa, este adiantamento poderá ser considerado na baixa da despesa.

O sistema irá exibir os adiantamentos do fornecedor selecionado, assim como dos demais. Para utilizar um adiantamento, basta encontrá-lo na lista do sistema, preencher o valor a ser utilizado e selecioná-lo. Múltiplos adiantamentos podem ser utilizados.

Importante:

Não é possível selecionar um adiantamento com valor maior do que o valor a ser pago. Neste cenário, você deve alterar o valor a ser utilizado antes de clicar em selecionar.

Após a selecionar, basta prosseguir com a baixa normalmente, informando a conta bancária para o valor restante. No exemplo acima, foi baixada uma despesa de R$ 1.000,00, utilizando um adiantamento de R$ 200.00. Assim, restarem R$ 800.00 a serem pagos via conta bancária.

Dica:

CLIQUE AQUI para visualizar conteúdos sobre Adiantamentos a Fornecedores e de Clientes.

Baixa de múltiplas contas a pagar simultaneamente

O sistema permite que seja realizada a baixa simultânea de mais do que um lançamento. Para isso, basta selecionar os lançamentos desejados e clicar no botão Informar dados do pagamento . Será aberta a janela abaixo.

Na janela que se abrirá, serão listados os pagamentos selecionados e será possível escolher entre duas opções de baixa:

Registrar baixa única para todas as Contas a Pagar selecionadas
Baixar individualmente as Contas a Pagar selecionadas

Na primeira opção, o sistema irá baixar todas as despesas selecionadas incluindo uma única movimentação no extrato da conta bancária. Por exemplo, se foram selecionados dois pagamentos de R$ 500,00, o extrato da conta bancária irá registrar uma saída única de R$ 1.000,00.

Para esta opção, também é possível o uso de adiantamentos.

Já na segunda opção, de baixa individual, o sistema irá baixar as contas a pagar selecionadas registrando individualmente as movimentações no extrato bancário. Por exemplo, se foram selecionados dois pagamentos de R$ 500,00, o extrato da conta bancária irá registrar duas saídas de R$ 500,00.

Dica:

Na baixa de múltiplas contas a pagar simultaneamente, não é possível informar a incidência de descontos, juros ou multas. Neste caso, você deve realizar a baixa individualizada das despesas.

Desfazer baixa de contas a pagar

Havendo necessidade de desfazer a baixa de uma despesa, basta encontrá-la, selecioná-la e clicar em Reverter dados do pagamento . Ao confirmar, a baixa será desfeita e a movimentação financeira será removida do extrato bancário.

Importante:

Ao desfazer a baixa de um lançamento baixado simultaneamente com outro, por meio da baixa múltipla com registro único em extrato, todos os pagamentos relacionados terão sua baixa desfeita , não somente o selecionado.

Cadastro de Contas Bancárias e Bancos

Mon, 25 Oct 2021 17:38:35 GMT

Para realizar a gestão dos cadastros de contas bancárias e bancos, clique em Gestão de Cadastros , no menu lateral esquerdo, e Contas e Bancos .

Ao acessar a funcionalidade, o sistema irá apresentar os cadastros de contas bancárias e bancos separadamente. Para alterar, basta clicar na opção desejada.

Na aba Bancos , o sistema já possui por padrão uma lista das principais instituições financeiras. Caso seja necessário cadastrar uma nova instituição que não esteja na lista, basta clicar em Incluir > Bancos .

Cadastro de contas bancárias

Para inserir uma nova conta bancária, basta clicar em Incluir > Contas .

Na janela que será aberta, todos os dados obrigatórios, identificados por um (*), devem ser preenchidos.

Dica:

Para que o Ongsys exiba corretamente o saldo das contas bancárias com base nos registros cadastrados no sistema, é necessário informar o Saldo Inicial e Data de Abertura .

Neste campos, deve ser considerado o momento em que a instituição começará a fazer o controle financeiro via Ongsys . Por exemplo, se o controle financeiro começará a ser realizado no sistema em 01/01/2024, a data de abertura deverá constar como 31/12/2023, com o saldo inicial refletindo o saldo da conta neste dia.

Importante:

O sistema não gera extrato bancário de movimenta ções anteriores a data de abertura cadastrada para a conta bancária.

Cadastro de instituições bancárias

O Ongsys já contém cadastrado, por padrão, uma listas das principais instituições bancárias. Caso sua conta seja de uma instituição não cadastrada, clique na aba Bancos e depois em Incluir > Bancos.

Cadastro de Clientes e Fornecedores

Mon, 25 Oct 2021 17:28:15 GMT

Para realizar a gestão dos cadastros de clientes e fornecedores, clique em Gestão de Cadastros , no menu lateral esquerdo, e Cliente, Fornecedores e Outros .

Ao acessar a funcionalidade, o sistema irá apresentar os cadastros de clientes e fornecedores separadamente. Para alterar, basta clicar na opção desejada.

Em ambas as visões, o sistema irá apresentar a lista de clientes ou fornecedores já cadastrados, no qual será possível editar, visualizar, excluir ou incluir anexos.

Dica:

Fornecedores, Projetos Apoiados e Outros são todas as pessoas, físicas ou jurídicas, vinculadas a despesas , como as Contas a Pagar. Assim, ao registrar um lançamento que precisa ser pago a alguém, um cadastro de Fornecedor precisa ser realizado.

Clientes, Associados, Doadores e Outros são todas as pessoas, físicas ou jurídicas, vinculadas a receitas , como as Contas a Receber. Assim, ao registrar um lançamento que será recebido de alguém, um cadastro de Cliente precisa ser realizado.

Cadastro de fornecedores

Para inserir um novo fornecedor, basta clicar em Incluir > Fornecedores ou Outros .

Na janela que será aberta, é possível escolher entre Pessoa Física, Pessoa Jurídica ou Outros.

Para Pessoa Física, será necessário informar um número de CPF e nome, obrigatoriamente.

Para Pessoa Jurídica, será necessário informar um número de CNPJ e nome, obrigatoriamente. Após informar um CNPJ válido e ativo, o sistema irá carregar automaticamente os dados do fornecedores, com base no cadastro da Receita Federal.

Importante:

Caso a instituição faça a opção por realizar pagamentos via Remessa Bancária, é necessário preencher as informações de Dados Bancários do fornecedor.

Dica:

Importante:

Cadastro de clientes

Para inserir um novo cliente, basta clicar em Incluir > Clientes ou Outros .

Na janela que será aberta, assim como feito para fornecedores, é possível escolher entre Pessoa Física, Pessoa Jurídica ou Outros.

Para Pessoa Física, será necessário informar um número de CPF e nome, obrigatoriamente.

Edição, visualização e exclusão de cadastros

Na lista de clientes ou fornecedores é possível editar, visualizar ou remover um cadastro previamente realizado. Para isso, basta clicar em um dos ícones correspondentes na tela que é apresentada pelo sistema.

Para adicionar um anexo ao cadastro do fornecedor, basta clicar no último ícone disponível na lista. Veja mais orientações sobre o envio de arquivos no Ongsys, clicando aqui.

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Incidente - Remessas Bancárias de Pagamento

Comunicado Oficial – Indisponibilidade do serviço de Remessas Bancárias de Pagamento

Modelo de Importação – Contas a Pagar

Estrutura do arquivo

Regras Gerais

Regras de Rateio

Identificação dos elementos

Regras de consistência

Estrutura das linhas

Precisão de Valores (Casas Decimais)

Migrações de Dados

Por que a migração é importante?

Etapas envolvidas na migração de dados

Responsabilidade sobre os dados

Como o Ongsys apoia esse processo

Suporte durante a migração

Gestão Orçamentária

Estrutura de um Orçamento no Ongsys

1) Linhas Orçamentárias

2) Periodicidade do Orçamento

3) Filtros de Análise

Como escolher adequadamente a melhor estrutura orçamentária

1) Linhas baseadas apenas no plano financeiro

2) Linhas baseadas apenas na estrutura de projetos

3) Linhas combinando conta financeira e projeto

Autorização de Pagamentos por Centro de Custo

Como funciona na prática

Exemplo prático

Como habilitar a autorização de pagamentos por centro de custo

Como enviar um pagamento para aprovação considerando os centros de custo

Incidente Cloudflare 19/12

Comunicado Oficial – Incidente no provedor Cloudflare 19/12

Acompanhe na Mídia

Incidente Cloudflare

Comunicado Oficial – Incidente no provedor Cloudflare

﻿ Acompanhe na Mídia

API Ongsys

Autenticação

URLs e Endpoints

Status e Erros

Paginação de Resultados

Postman Collection

Movimentações Financeiras

GET – Contas a Pagar

POST – Contas a Pagar

POST – Baixa de Contas a Pagar

GET – Contas a Receber

POST – Contas a Receber

POST – Baixa de Contas a Receber

GET – Transferências Bancárias

POST – Transferência Bancária

GET – Lançamentos Bancários

GET – Adiantamentos a Fornecedores

GET – Adiantamentos a Clientes

Gestão de Cadastros

GET – Clientes

GET – Fornecedores

GET – Contratos a Pagar

GET – Contratos a Receber

Anexos de Lançamentos

Logs de Ações no Sistema

Compras

GET – Produtos

GET – Pedidos de Compras/Contratações

Uso da API do Ongsys para Visualizações Personalizadas

Por que existe a API Ongsys?

O que a API Ongsys possibilita?

Requisitos

Compras - Como Migrar para a Nova Versão

❓ Mas o que mudou na nova versão?

�� E como eu faço a migração para a nova versão?

Ajustar as permissões dos usuários

Compras - Diferenças entre Versões do Módulo de Compras

✔️ Aumento no número de níveis de aprovação

✔️ Tela de Gerenciamento de Requisições

﻿ ✔️ Melhoria na interface de preenchimento

✔️ Melhorias na Análise de Cotações

✔️ Centralização das informações

✔️ Integração com o Financeiro e Contratos mais flexível

Acompanhe na Mídia

✔️ Melhoria na interface de preenchimento

2. Aprovação da Requisição

3. Inserção de Cotação para a Requisição e Envio para Análise

4. Análise das Cotações, com Aprovação e Escolha do Fornecedor Vencedor

5. Pedido de Compras em Andamento